Überblick
Im Bereich Workflows kannst du nun die Details zu den gewählten Features konfigurieren und die Features einzeln aktiv schalten. Du erreichst die Workflows unter dem Pfad Einstellungen > Verkaufen > Shops/Marktplätze > WooCommerce > Workflows.
Allgemeine Funktionen
Integrationsmodus
Die Schaltfläche “Aktiv” steht dir in jedem Reiter zur Verfügung. Sie bezieht sich jeweils auf den Reiter, in dem du dich gerade befindest.
Anmerkung
Diese Schaltfläche benötigst du erst, nachdem du alle Einstellungen vorgenommen und getestet hast und alles bereit ist für den produktiven Einsatz deiner Schnittstelle.
Belasse den Schalter bis zum Abschluss deiner Tests auf links (inaktiv).
Achtung
Erst nachdem deine Einrichtung und Tests abgeschlossen sind, kannst du die Schnittstelle produktiv schalten. Beachte dazu die Hinweise in diesem Handbuchabschnitt.
Features-Reiter
Im Folgenden findest du zu jedem Feature detaillierte Konfigurationsmöglichkeiten.
Reiter “Artikel”
Tipp
Video-Tutorial: Workflowkonfiguration: Artikel
Schau dir die Workflowkonfiguration für die Artikelsynchronisation am Beispiel Shopify gleich hier an!
Datentypen
Lege fest, welche Datentypen zwischen den Systemen ausgetauscht werden sollen:
Meta Texte
Stelle sicher, dass du das Yoast Plugin implementiert hast. Setze den Schalter nach rechts, wenn du Metatexte an den Shop übertragen möchtest.
Achtung
Für die Übertragung der Meta Texte benötigst du das Yoast Plugin.
Stammdaten
Um das Nettogewicht an den Shop zu übertragen, setze hier den Schalter nach rechts, andernfalls wird das Gewicht übertragen.
Update Strategie
Bestimme, wie Artikel von Xentral an den Shop übertragen werden sollen:
Bei der Update Strategie hast du folgende Möglichkeiten:
Wenn Artikel, die du in Xentral löschst, automatisch im Shop gelöscht werden sollen, setze den Auswahlschalter “Produkte automatisch in Shop löschen?” nach rechts.
Anmerkung
Wird ein Matrixartikel gelöscht, werden alle zugehörigen Varianten im Shop gelöscht.
Steuern
Lege im folgenden Abschnitt die Steuereinstellungen fest:
“Steuersatz (normal)”: Trage hier den Prozentwert (ohne Prozentzeichen) für normal besteuerte Artikel ein. (In Deutschland derzeit 19%)
“Steuersatz (ermäßigt)”: Trage hier den Prozentwert (ohne Prozentzeichen) für Artikel mit ermäßigtem Steuersatz ein. (In Deutschland derzeit 7%)
“Netto Preise übertragen”: Stelle den Schalter nach rechts, wenn du im Shop Nettopreise gepflegt hast, oder auf links für Bruttopreise.
“Land des Firmensitzes”: Wähle hier das Land aus, in dem deine Firma sitzt.
Eigenschaften
Setze den Schalter nach rechts, wenn du Eigenschaften auf der Produktseite unter den zusätzlichen Informationen anzeigen lassen möchtest.
Reiter “Kategorie”
Tipp
Video-Tutorial: Workflowkonfiguration: Kategorie
Schau dir die Workflowkonfiguration für die Kategoriensynchronisation am Beispiel Shopify gleich hier an!
Setze die Schaltfläche nach rechts (aktiv), wenn du Kategorien, die du in Xentral löschst, automatisch auch im Shop entfernt haben möchtest. Wird eine Kategorie mit Unterkategorien gelöscht, werden diese ebenfalls entfernt.
Hier kannst du wählen, welche Artikelbaum-Kategorie standardmäßig zugeordnet werden soll:
Tipp
Wenn du eine neue Kategorie angelegt hast, die im Auswahlfeld noch nicht zur Verfügung steht, klicke auf Optionen neu laden, um die Auswahl zu aktualisieren.
Reiter “Bestand”
Tipp
Video-Tutorial: Workflowkonfiguration: Bestand
Schau dir die Workflowkonfiguration für die Bestandssynchronisation am Beispiel Shopify gleich hier an!
Lager
“Auswahl Xentral Lager”: Hake hier die Xentral-Lagerorte an, aus denen die Bestände (summiert) an den Shop gemeldet werden.
Tipp
Wenn du einen neuen Lagerort angelegt hast, der im Auswahlfeld noch nicht zur Verfügung steht, klicke auf Optionen neu laden, um die Auswahl zu aktualisieren.
Lagerbestand berechnen
Wähle folgende Optionen aus, um die an den Shop übertragene Bestandsmenge zu manipulieren:
“Reservierungen beachten”: Setze den Schalter nach rechts, wenn die reservierte Menge vom Lagerbestand abgezogen werden soll.
“Offene Aufträge beachten”: Setze den Schalter nach rechts, wenn offene Auftragsmengen abgezogen werden sollen.
“Lagerkorrekturwert beachten”: Setze den Schalter nach rechts, wenn der Lagerbestand um den im Artikel festgelegten Lagerkorrekturwert verändert werden soll. Das Feld “Lagerkorrekturwert” findest du unter Artikel > Details > Online-Shop Optionen, Bereich Lagerbestand.
“Pseudo Lagerzahl statt echten Lagerzahlen verwenden”: Setze den Schalter nach rechts, wenn statt dem berechneten Lagerbestand eine im Artikelstamm festgelegte Pseudomenge übertragen werden soll. Das Feld Pseudo Lagerzahl findest du ebenfalls unter Artikel > Details > Online-Shop Optionen, Bereich Lagerbestand.
Reiter “Preise”
Tipp
Video-Tutorial: Workflowkonfiguration: Preise
Schau dir die Workflowkonfiguration für die Preissynchronisation am Beispiel Shopify gleich hier an!
In diesem Reiter kannst du das Preisverhalten festlegen:
“Kunde bzw. Kundengruppe”: Falls du für deinen Shop einen bestimmten Preis festlegen möchtest, kannst du in diesem Feld einen Kundennamen oder einen Kundengruppennamen eintragen. Möchtest du Standardpreise nutzen, lasse das Feld leer.
Um mögliche Rundungsdifferenzen zu vermeiden, kannst du den Schalter “Preise vor der Übertragung in den Shop vorrunden?” nach rechts setzen.
Reiter “Aufträge”
Tipp
Video-Tutorial: Workflowkonfiguration: Aufträge
Schau dir die Workflowkonfiguration für den Auftragsimport am Beispiel Shopify gleich hier an!
Der Reiter Aufträge ist das Kernstück der Workflow-Konfiguration. Hier legst du unter anderem fest, ab welchem Zahlungsstatus Bestellungen aus dem Shop zu Xentral importiert werden und wie Zahlungen gehandhabt werden, wie Lieferbedingungen verknüpft werden, auf welche Artikelnummern Versandgebühren und Rabatte gebucht werden, wie mit Kommentaren verfahren werden soll und wie Kunden angelegt und zugeordnet werden.
Anmerkung
Im Rahmen des automatischen Auftragsimports holen wir Aufträge mit folgenden Kriterien ab:
Auftrag ist nicht älter als 3 Tage
Auftrag wurde nach Live-Schalten des Auftragsimports angelegt
Auftrag hat zum Zeitpunkt des Auftragsimports den in den Workflows definierten Zahlstatus
Update Strategie
Bestimme, welche Zahlungsstatus als Auslöser für den Import aus dem Shop dienen sollen und (optional) welcher Name als Bearbeiter in die importierten Aufträge eingetragen werden soll. Beim Zahlungsstatus ist es möglich, neben den vordefinierten eigene Status anzulegen. Tippe dazu einfach einen eigenen Status (hier z. B. "checked") in das Feld ein und bestätige mit der Enter-Taste.
Du siehst dann die vordefinierten Status zur Auswahl und die eigenen daneben:
Zahlungsarten / Zahlungsweisen / Zahlungsbedingungen
Hinterlege bei der Standardzahlungsart eine Zahlungsweise, die verwendet werden soll, falls keine Zahlungsweise vom Shop übergeben wird.
Wenn du den Schalter Standardzahlungsart auch bei fehlender Zuordnung verwenden aktivierst, wird diese nicht nur bei fehlenden Informationen zur Zahlungsart im Shop gezogen, sondern auch, wenn gar keine Zahlungsart zugeordnet ist.
Verknüpfe bei Bedarf weitere Zahlungsweisen, in dem du auf + Gruppe hinzufügen klickst.
Du kannst außerdem Zahlungsarten auswählen, für die kein Autoversand gelten soll. Solche Aufträge werden importiert und können im weiteren Verlauf manuell in den Versand gegeben werden.
Versandarten & Lieferbedingungen
Hinterlege bei Welche Lieferbedingungen sollen für den Auftragsimport für diesen Onlineshop gelten? eine feste Lieferbedingung, die bei importierten Belegen eingetragen wird. Möchtest du keine Lieferbedingungen nutzen, kannst du das Feld leer lassen.
Hinterlege bei der Standardversandart eine Versandart, die verwendet werden soll, falls keine Versandart vom Shop übergeben wird.
Wenn du den Schalter Standardversandart auch bei fehlender Zuordnung verwenden aktivierst, wird diese nicht nur bei fehlenden Informationen zur Versandart im Shop gezogen, sondern auch, wenn gar keine Versandart zugeordnet ist.
Verknüpfe bei Bedarf weitere Versandarten, in dem Du auf + Gruppe hinzufügen klickst.
Fast-Lane Versandarten: Falls du deinen Kunden Express-Versandarten anbieten möchtest, kannst du auf dieses Feld klicken und dort die zutreffenden Versandarten anhaken.
Belege im Autoversand erstellen: Wähle hier, welche Belege im Autoversand erstellt werden sollen. Die Option Nur Rechnung bietet sich z. B. an, wenn du einen Abholprozess abbilden möchtest.
Außerdem kannst du Versandarten auswählen, bei denen kein Autoversand gelten soll.
Versandkosten
Ordne unter Artikelnummer für Versandkosten den Porto-Artikel zu, auf den Versandgebühren geschrieben werden sollen.
Hinweis
Sollen die Versandkosten bei Auftragsimporten aus Shops immer direkt aus dem Shop übernommen werden, darf der Porto-Artikel keinen Verkaufspreis haben.
Ist in den Grundeinstellungen die Option Porto berechnen aktiviert, übernimmt Xentral sonst den Verkaufspreis aus dem Porto-Artikel. Das kann zu Abweichungen zwischen den Versandkosten in Shop und Xentral führen.
Achtung
Wenn du Artikel mit reduzierten Steuersätzen hast, aktiviere das Modul Versand Aufsplitten, damit der korrekte Steuersatz für die Versandkostenposition berechnet wird.
Steuern
Trage den Standort des Versandlagers ein, damit Steuern korrekt berechnet werden können.
Anmerkung
Berücksichtige im Zusammenhang der Steuern auch die Lieferschwellen-Thematik. Nähere Informationen dazu findest du hier.
Falls du eine USt-Identprüfung bereits im Shop abgedeckt hast, kannst du den Auswahlschalter USt-IdNr. automatisch als geprüft kennzeichnen nach rechts stellen, um eine Doppelprüfung zu vermeiden.
Wichtig
Ein aktiv gesetzter Schalter übergibt stets das Kriterium USt-Id-Nr. ok. Nimmst du deine USt-Identprüfung nicht innerhalb von Xentral vor, musst du daher bereits im Shop sicherstellen, dass ausschließlich Aufträge positiv geprüfter Kunden übergeben werden.
Falls deine Kunden im Shop Netto-Preise sehen, kannst du Kalkulation auf Basis von Netto Preisen aktivieren, um Rundungsdifferenzen zu vermeiden.
Wenn dein jährlicher EU-weite Gesamtumsatz unter 10.000 EUR liegt, kannst du aktivieren, um die Mehrwertsteuer im Land des Lagerstandortes zu entrichten.Besteuerung abhängig vom Lagerstandardort machen
Wenn du Gesamtbetrag festsetzen aktivierst, übernimmt Xentral des Gesamtbetrag aus dem Verkaufskanal und berechnet ihn nicht als Summe aus den Einzelpreisen. So werden Rundungsdifferenzen vermieden. Aktivierst du diese Schaltfläche, kannst du im nächsten Feld die maximale Differenz zwischen den Beträgen in Verkaufskanal und Xentral definieren. Überschreitet die Differenz eines Auftrags die von dir festgelegte Grenze, so wird der Autoversand für diesen Auftrag deaktiviert und du kannst die notwendigen Korrekturen vornehmen.
Hinweis
Sollten Differenzen vorliegen, wird im Auftragsprotokoll der Eintrag Onlineshop Differenz erkannt hinterlegt und der Autoversand automatisch gestoppt.
Rabatte
Weise einen Rabatt-Artikel zu, auf den Gutschriften und Rabatte gebucht werden sollen.
Zuschläge
Trage eine Artikelnummer ein, auf die Zuschläge gebucht werden sollen. Wenn du z. B. unterhalb eines bestimmten Gesamtrechnungsbetrages einen Mindermengenzuschlag erheben möchtest, kannst du hierfür eine Artikelnummer anlegen (Artikel ist “Kein Lagerartikel”) und sie hier verknüpfen. Sobald ein Auftrag unterhalb des Mindestbetrags liegt, wird der entsprechende Mindermengenzuschlag auf diese Artikelnummer erfasst.
Kommentare
Lege hier fest, wie Kommentare aus dem Shop-Beleg in Xentral übernommen werden sollen.
Unter “Kommentar aus Bestellung verarbeiten” stehen dir folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
“nicht beachten”: Kommentare werden nicht übernommen
“in Freitext schreiben”: Kommentare werden in das Freitextfeld des Auftrags importiert
“in interne Bezeichnung schreiben”: Kommentare werden in das Interne Bezeichnung Feld des Auftrags importiert
Setze den Auswahlschieber bei Autoversand bei Kommentar stoppen? nach rechts, wenn du verhindern möchtest, dass Aufträge mit Kommentar automatisch im Auto-Versand fortgeführt werden.
Kundenzuordnung
In den folgenden Feldern legst du fest, wie Kunden zwischen deinem Shop und Xentral verknüpft werden sollen. Wir unterscheiden zwischen im Shop angelegten Kunden und Gastkunden, die kein Konto angelegt haben.
Für Kunden sowie für Kunden ohne Kundenkonto (Gastkunden) hast du folgende Optionen:
Hast du bei mind. einem der beiden vorhergehenden Felder die Option “Kunde aus Auftrag auf einen bestehenden Kunden zuordnen” gewählt, legst du im Feld Kundenzuordnung fest, anhand welcher Kriterien die Zuordnung erfolgt, wobei die Prüfreihenfolge “Kundennummer” vor “Mail-Adresse” vor “Name & Adresse” ist.
Anmerkung
Beispiel: Du hast alle drei Möglichkeiten angehakt.
Das System prüft als erstes, ob eine übereinstimmende Kundennummer vorhanden ist. Wenn ja, wird die Shopbestellung diesem Kunden zugeordnet. Wenn nein, erfolgt die nächste Prüfrunde anhand der Mail-Adresse:
Das System prüft, ob eine übereinstimmende Mail-Adresse vorhanden ist. Wenn ja, wird die Shopbestellung diesem Kunden zugeordnet. Wenn nein, erfolgt der letzte Prüfschritt:
Das System prüft, ob ein Datensatz mit übereinstimmendem Namen und Adresse vorhanden ist. Wenn ja, wird die Shopbestellung diesem Kunden zugeordnet. Wenn nein, wird nach der Regel verfahren, die du im nächsten Schritt eingestellt hast.
Bestimme schließlich im Feld Wenn kein Kunde gefunden wird, dann: wie verfahren werden soll, falls kein Kunde zugeordnet werden kann:
Setze den Auswahlschieber bei Bestehende Kunden nur innerhalb des Projektes zuordnen? nach rechts, wenn du die Suche nach Kunden auf das WooCommerce -spezifische Projekt in Xentral einschränken möchtest. Üblicherweise bleibt diese Schaltfläche deaktiviert.
Hast du oben bei der Kundenanlage die Option “Jeden Kunden auf Default-Kunden schreiben” gewählt, trägst du schließlich im Feld “Default-Kunden auswählen” eine entsprechende Kundennummer ein.
Projekt
Wähle ein Standardprojekt, das standardmäßig in die importierten Aufträge eingefügt wird.
Positionen
Aktiviere den Schalter, wenn du in den Belegen die Artikelbezeichnung aus dem Xentral Artikelstamm andrucken möchtest. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn du im Shop andere Bezeichnungen (z. B. für SEO-Zwecke) verwendest, als du in der Auftragsabwicklung nutzen möchtest. Du kannst außerdem wählen, ob bzw. welche Artikelbeschreibung in den Auftragspositionen angezeigt werden soll:
Reiter “Auftragsstatus & Tracking”
Tipp
Video-Tutorial: Workflowkonfiguration: Auftragsstatus & Tracking
Möchtest du dir innerhalb weniger Minuten einen Überblick über die Workflowkonfiguration für Auftragsstatus und Trackinginformationen verschaffen? Dann ist unser Video-Tutorial (am Beispiel Shopify) genau das Richtige für dich. Schau es dir gleich an!
Update Strategie
Wenn du das WooCommerce PlugIn "Shipment Tracking" benutzt und Tracking Informationen direkt von Xentral an WooCommerce übertragen möchtest, aktiviere Tracking Informationen zurückmelden. Aktiviere Aufträge automatisch im Shop stornieren, wenn du Aufträge, die in Xentral storniert werden, auch im Shop stornieren möchtest.
Testphase und Produktivschaltung
Testphase
Wenn du alle Einstellungen in den Workflows vorgenommen hast, solltest du die Anbindung ausgiebig testen.
Schränke die Artikelzuordnung auf wenige Artikel ein.
Nutze einige Testdaten und führe die Tests mit Hilfe der Funktionen im Journal durch.
Produktivschaltung
Sobald die Schnittstelle die Testdaten richtig und wie erwartet übergibt, kannst du mit der Produktiv-Schaltung fortfahren.
Viel Spaß mit deiner neuen Schnittstelle!