Überblick
Im Bereich Workflows kannst du nun die Details zu den gewählten Features konfigurieren und die Features einzeln aktiv schalten. Du erreichst die Workflows unter dem Pfad Einstellungen > Verkaufen > Shops/Marktplätze > OTTO > Workflows.
Allgemeine Funktionen
Integrationsmodus
Die Schaltfläche “Aktiv” steht dir in jedem Reiter zur Verfügung. Sie bezieht sich jeweils auf den Reiter, in dem du dich gerade befindest.
Anmerkung
Diese Schaltfläche benötigst du erst, nachdem du alle Einstellungen vorgenommen und getestet hast und alles bereit ist für den produktiven Einsatz deiner Schnittstelle.
Belasse den Schalter bis zum Abschluss deiner Tests auf links (inaktiv).
Achtung
Erst nachdem deine Einrichtung und Tests abgeschlossen sind, kannst du die Schnittstelle produktiv schalten. Beachte dazu die Hinweise in diesem Handbuchabschnitt.
Features-Reiter
Im Folgenden findest du zu jedem Feature detaillierte Konfigurationsmöglichkeiten.
Reiter “Bestand”
Tipp
Video-Tutorial: Workflowkonfiguration: Bestand
Schau dir die Workflowkonfiguration für die Bestandssynchronisation am Beispiel Shopify gleich hier an!
Lager
“Auswahl Xentral Lager”: Hake hier die Xentral-Lagerorte an, aus denen die Bestände (summiert) an den Marktplatz gemeldet werden.
Tipp
Wenn du einen neuen Lagerort angelegt hast, der im Auswahlfeld noch nicht zur Verfügung steht, klicke auf Optionen neu laden, um die Auswahl zu aktualisieren.
Lagerbestand berechnen
Wähle folgende Optionen aus, um die an den Shop übertragene Bestandsmenge zu manipulieren:
“Reservierungen beachten”: Setze den Schalter nach rechts, wenn die reservierte Menge vom Lagerbestand abgezogen werden soll.
“Offene Aufträge beachten”: Setze den Schalter nach rechts, wenn offene Auftragsmengen abgezogen werden sollen.
“Lagerkorrekturwert beachten”: Setze den Schalter nach rechts, wenn der Lagerbestand um den im Artikel festgelegten Lagerkorrekturwert verändert werden soll. Das Feld “Lagerkorrekturwert” findest du unter Artikel > Details > Online-Shop Optionen, Bereich Lagerbestand.
“Pseudo Lagerzahl statt echten Lagerzahlen verwenden”: Setze den Schalter nach rechts, wenn statt dem berechneten Lagerbestand eine im Artikelstamm festgelegte Pseudomenge übertragen werden soll. Das Feld Pseudo Lagerzahl findest du ebenfalls unter Artikel > Details > Online-Shop Optionen, Bereich Lagerbestand.
Reiter “Aufträge”
Tipp
Video-Tutorial: Workflowkonfiguration: Aufträge
Schau dir die Workflowkonfiguration für den Auftragsimport am Beispiel Shopify gleich hier an!
Der Reiter Aufträge ist das Kernstück der Workflow-Konfiguration. Hier legst du unter anderem fest, wie Lieferbedingungen verknüpft werden, auf welche Artikelnummern Versandgebühren und Rabatte gebucht werden, wie mit Kommentaren verfahren werden soll und wie Kunden angelegt und zugeordnet werden.
Update Strategie
Trage ein, welcher Name als Bearbeiter in die importierten Aufträge eingetragen werden soll:
Versandkosten
Ordne unter Artikelnummer für Versandkosten den Porto-Artikel zu, auf den Versandgebühren geschrieben werden sollen.
Hinweis
Sollen die Versandkosten bei Auftragsimporten aus Marktplätzen immer direkt aus dem Marktplatz übernommen werden, darf der Porto-Artikel keinen Verkaufspreis haben.
Ist in den Grundeinstellungen die Option Porto berechnen aktiviert, übernimmt Xentral sonst den Verkaufspreis aus dem Porto-Artikel. Das kann zu Abweichungen zwischen den Versandkosten in Marktplatz und Xentral führen.
Achtung
Wenn du Artikel mit reduzierten Steuersätzen hast, aktiviere das Modul Versand Aufsplitten, damit der korrekte Steuersatz für die Versandkostenposition berechnet wird.
Steuern
Falls du eine USt-Identprüfung bereits im Marktplatz abgedeckt hast, kannst du den Auswahlschalter USt-IdNr. automatisch als geprüft kennzeichnen nach rechts stellen, um eine Doppelprüfung zu vermeiden.
Wichtig
Ein aktiv gesetzter Schalter übergibt stets das Kriterium USt-Id-Nr. ok. Nimmst du deine USt-Identprüfung nicht innerhalb von Xentral vor, musst du daher bereits im Marktplatz sicherstellen, dass ausschließlich Aufträge positiv geprüfter Kunden übergeben werden.
Wenn dein jährlicher EU-weite Gesamtumsatz unter 10.000 EUR liegt, kannst du aktivieren, um die Mehrwertsteuer im Land des Lagerstandortes zu entrichten.Besteuerung abhängig vom Lagerstandardort machen
Wenn du Gesamtbetrag festsetzen aktivierst, übernimmt Xentral des Gesamtbetrag aus dem Verkaufskanal und berechnet ihn nicht als Summe aus den Einzelpreisen. So werden Rundungsdifferenzen vermieden. Aktivierst du diese Schaltfläche, kannst du im nächsten Feld die maximale Differenz zwischen den Beträgen in Verkaufskanal und Xentral definieren. Überschreitet die Differenz eines Auftrags die von dir festgelegte Grenze, so wird der Autoversand für diesen Auftrag deaktiviert und du kannst die notwendigen Korrekturen vornehmen.
Hinweis
Sollten Differenzen vorliegen, wird im Auftragsprotokoll der Eintrag Onlineshop Differenz erkannt hinterlegt und der Autoversand automatisch gestoppt.
Rabatte
Weise einen Rabatt-Artikel zu, auf den Gutschriften und Rabatte gebucht werden sollen.
Auftragspositionen
Standardmäßig wird eine Bestellzeile im Marktplatz, die mehr als 1 Stück eines Artikels enthält, in mehrere Auftragszeilen mit jeweils 1 Stück aufgeteilt. Um das zu vermeiden, empfehlen wir, diese Schaltfläche zu aktivieren. So wird nur eine Auftragszeile mit der gesamten Artikelmenge erstellt.
Zahlungsarten
Hinterlege bei der “Standardzahlungsart” eine Zahlungsweise, die verwendet werden soll, falls keine Zahlungsweise vom Marktplatz übergeben wird.
Hinterlege unter “Zahlungsarten Zuordnung” die Beziehung der OTTO-Zahlungsweisen zu Xentral-Zahlungsarten. Du kannst mehrere OTTO-Zahlungsweisen mit einer Xentral-Zahlungsart verknüpfen oder jeweils eigene Xentral-Zahlungsarten verwenden. Wichtig ist hierbei, dass du die Schreibweise von OTTO korrekt übernimmst. Folgende Zahlungsweisen stehen zur Verfügung:
Zahlungsweise OTTO | Funktion |
DIRECT_DEBIT | Lastschrift |
INVOICE_SINGLE | Einzelrechnung |
CREDIT_CARD | Kreditkarte |
CREDIT_CARD_ONLINE | Kreditkarte |
INVOICE_INSTALLMENTS | Ratenzahlung |
DIRECT_DEBIT_INSTALLMENTS | Ratenlastschrift |
PREPAYMENT | Vorauskasse |
PAYPAL | Paypal |
Du kannst außerdem Zahlungsarten auswählen, für die kein Autoversand gelten soll. Solche Aufträge werden importiert und können im weiteren Verlauf manuell in den Versand gegeben werden.
Versandarten und Lieferbedingungen
Das Feld “Welche Lieferbedingungen sollen für den Auftragsimport für diesen Onlineshop gelten?” kannst du leer lassen, da das Feld bei OTTO nicht benutzt wird.
Hinterlege bei der “Standardversandart” eine Versandart, die verwendet werden soll, falls keine Versandart vom Marktplatz übergeben wird.
Hinterlege unter “Versandarten Zuordnung” die Beziehung der OTTO-Versandart zu Xentral-Versandarten. Du kannst mehrere OTTO-Versandarten mit einer Xentral-Versandart verknüpfen oder jeweils eigene Xentral-Versandarten verwenden. Wichtig ist hierbei, dass du die Schreibweise von OTTO korrekt übernimmst. Folgende Versandarten stehen bei OTTO zur Verfügung:
Versandart OTTO |
DELIVERY_FEE_STANDARD |
DHL |
DHL_FREIGHT |
DHL_HOME_DELIVERY |
GLS |
HERMES |
DPD |
UPS |
HES |
HELLMANN |
DB_SCHENKER |
IDS |
EMONS |
DACHSER |
LOGWIN |
KUEHNE_NAGEL |
SCHOCKEMOEHLE |
KOCH |
REITHMEIER |
CARGOLINE |
BURSPED |
GEL |
DHL_EXPRESS |
MEYER_JUMBO |
BTW |
RHENUS |
OTHER_FORWARDER |
“Fast-Lane Versandarten”: Falls du deinen Kunden Express-Versandarten anbieten möchtest, kannst du auf dieses Feld klicken und dort die zutreffenden Versandarten anhaken. Wird von OTTO eine dieser Versandweisen übergeben, wird das Fast-Lane-Flag im Auftrag automatisch gesetzt.
“Belege im Autoversand erstellen”: Wähle hier, welche Belege im Autoversand erstellt werden sollen. Die Option “Nur Rechnung” bietet sich z. B. an, wenn du einen Abholprozess abbilden möchtest.
Projekt
Wähle ein Standardprojekt, das standardmäßig in die importierten Aufträge eingefügt wird.
Kundenzuordnung
In den folgenden Feldern legst du fest, wie Kunden zwischen deinem Marktplatz und Xentral verknüpft werden sollen. Wir unterscheiden zwischen im Marktplatz angelegten Kunden und Gastkunden, die kein Konto angelegt haben.
Für Kunden sowie für Kunden ohne Kundenkonto (Gastkunden) hast du folgende Optionen:
Hast du bei mind. einem der beiden vorhergehenden Felder die Option “Kunde aus Auftrag auf einen bestehenden Kunden zuordnen” gewählt, legst du im Feld Kundenzuordnung fest, anhand welcher Kriterien die Zuordnung erfolgt, wobei die Prüfreihenfolge “Kundennummer” vor “Mail-Adresse” vor “Name & Adresse” ist.
Anmerkung
Beispiel: Du hast alle drei Möglichkeiten angehakt.
Das System prüft als erstes, ob eine übereinstimmende Kundennummer vorhanden ist. Wenn ja, wird die Marktplatzbestellung diesem Kunden zugeordnet. Wenn nein, erfolgt die nächste Prüfrunde anhand der Mail-Adresse:
Das System prüft, ob eine übereinstimmende Mail-Adresse vorhanden ist. Wenn ja, wird die Marktplatzbestellung diesem Kunden zugeordnet. Wenn nein, erfolgt der letzte Prüfschritt:
Das System prüft, ob ein Datensatz mit übereinstimmendem Namen und Adresse vorhanden ist. Wenn ja, wird die Marktplatzbestellung diesem Kunden zugeordnet. Wenn nein, wird nach der Regel verfahren, die du im nächsten Schritt eingestellt hast.
Bestimme schließlich im Feld Wenn kein Kunde gefunden wird, dann: wie verfahren werden soll, falls kein Kunde zugeordnet werden kann:
Setze den Auswahlschieber bei Bestehende Kunden nur innerhalb des Projektes zuordnen? nach rechts, wenn du die Suche nach Kunden auf das -spezifische Projekt in Xentral einschränken möchtest. Üblicherweise bleibt diese Schaltfläche deaktiviert.
Hast du oben bei der Kundenanlage die Option “Jeden Kunden auf Default-Kunden schreiben” gewählt, trägst du schließlich im Feld “Default-Kunden auswählen” eine entsprechende Kundennummer ein.
Positionen
Aktiviere den Schalter, wenn du in den Belegen die Artikelbezeichnung aus dem Xentral Artikelstamm andrucken möchtest. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn du im Marktplatz andere Bezeichnungen (z. B. für SEO-Zwecke) verwendest, als du in der Auftragsabwicklung nutzen möchtest. Du kannst außerdem wählen, ob bzw. welche Artikelbeschreibung in den Auftragspositionen angezeigt werden soll:
Reiter “Auftragsstatus & Tracking”
Tipp
Video-Tutorial: Workflowkonfiguration: Auftragsstatus & Tracking
Möchtest du dir innerhalb weniger Minuten einen Überblick über die Workflowkonfiguration für Auftragsstatus und Trackinginformationen verschaffen? Dann ist unser Video-Tutorial (am Beispiel Shopify) genau das Richtige für dich. Schau es dir gleich an!
Update Strategie
Auftragsstatus und Tracking werden an den Marktplatz gemeldet, sobald Tracking-Informationen verfügbar sind.
Setze den Schalter “Aufträge automatisch im Shop stornieren” nach rechts, wenn du Aufträge, die in Xentral storniert werden, auch im Marktplatz stornieren möchtest. Dies hat nur Auswirkungen auf noch nicht versendete Aufträge.
Setze den Schalter Retouren zurückmelden nach rechts, wenn du in Xentral erstellte Retouren automatisch an Otto zurückmelden möchtest. Die Aktivierung dieses Schalters allein reicht aus, damit eine in Xentral erstellte Retoure automatisch an Otto zurückgemeldet wird.
Versanddienstleister-Zuordnung
Damit Trackinginformationen korrekt an Otto zurück übermittelt werden können, weist du hier die Versandarten aus Xentral den Versanddienstleister-Codes von Otto zu.
Anmerkung
Beachte die Vorgaben zur Shopeinrichtung. Der Versand- und Retouren-Prozess für den Paketversand ist ausschließlich über DHL automatisiert. Solltest du einen anderen Versanddienstleister nutzen, denke daran, auch den Abschnitt "Retouren" weiter unten zu bearbeiten.
Lageradresse
Trage in den Feldern Postleitzahl, Stadt und Land die Daten des Versandlagers ein, aus dem du versendest. Dies ist wichtig, damit die Steuerberechnung korrekt erfolgen kann.
Anmerkung
Berücksichtige in diesem Zusammenhang auch die Lieferschwellen-Thematik. Nähere Informationen dazu findest du im Artikel Lieferschwelle.
Retouren
Anmerkung
Bei der Versandbestätigung muss neben der Sendungs-Trackingnummer auch eine Rücksende-Trackingnummer (Retourennummer) an Otto übermittelt werden. Deshalb benötigt Connect für die Statusrückmeldung von Aufträgen einen Retourennummernpool.
Falls du deinen Versand- und Retouren-Prozess an einen Fulfiller ausgelagert hast oder deine Pakete mit einem anderen Dienstleister als DHL versendest, frage bei deinem Versanddienstleister einen Retourennummernpool an und trage ihn hier ein.
Falls du nur den automatisierten Prozess über DHL-Paketversand nutzt, brauchst du an dieser Stelle nichts eintragen.
Trage den Retourennummernpool deines Versanddienstleisters ein. Die Angabe kann mit beliebigen Trennzeichen (z. B. Leerzeichen, Komma, Semikolon) erfolgen.
Wähle im Dropdown-Menü Retouren-Versanddienstleister den Versanddienstleister für deine Retouren aus.
Wähle im Dropdown-Menü Otto-Retourenlager Adresse das Otto-Retourenlager aus.
Wichtig
Die Connect-Schnittstelle verwendet automatisch die nächste freie Retourennummer des Pools und meldet diese bei der Statusmeldung einer Lieferung an den Marktplatz. Dies stellt sicher, dass die Lieferung als “fulfilled” im Marktplatz markiert wird. Wir empfehlen, den Retourennummernpool so groß zu wählen, dass das Sendungsvolumen von sechs Monaten abgedeckt ist, danach können Retourennummern wiederverwendet werden. Ein Ergänzen des Retourennummernpools ist jederzeit möglich.
Zuordnung Retourengründe
Über das Mapping der Retourengründe legst du fest, wie Xentral Rückgabegründe und Artikelzustand an Otto zurückmeldet.
Ohne Mapping meldet Xentral die Retoure standardmäßig automatisch als “akzeptiert” zurück. Grund und Artikelzustand sind bei einer Akzeptanz laut Otto nicht Pflicht – prüfe dazu deine Einstellungen bei Otto.
Wenn du Retouren mit Grund und Artikelzustand übermitteln möchtest, nimm hier das Mapping vor.
Otto erwartet bei einer Retoure eine Kombination aus Grund (reason) und Artikelzustand (condition). Xentral kennt dagegen nur ein einzelnes Feld “Retourengrund”.
Im Xentral-Modul Retourengründe legst du Retourengründe an, die zum Beispiel eine Kombination aus Otto-Grund und Otto-Artikelzustand abbilden, etwa in einer eigenen Kategorie “Otto Retouren”.
Beispiel: Du legst in Xentral den Retourengrund “14 Tage Rückgaberecht” an und mappst ihn im Connect-Mapping auf den Otto-Grund “Retouren eingegangen / in OVP”. Einen Artikelzustand musst du dabei nicht angeben.
Ablehnung einer Retoure
Für eine Ablehnung einer Retoure benötigst du ein explizites Mapping für die Rückmeldung an Otto. Xentral selbst verfügt über keinen Mechanismus, um eine Retoure als “abgelehnt” zu kennzeichnen.
Gehe dabei wie folgt vor:
Lege einen eigenen Retourengrund an, zum Beispiel “Retouren abgelehnt – Hygienesiegel beschädigt”.
Mappe diesen Retourengrund im Connect-Mapping auf einen Otto-Ablehnungsgrund inklusive Artikelzustand (zum Beispiel “beschädigt”).
Anmerkung
Bei Otto-Ablehnungen gibt es nur ein Grund-Feld und kein separates Zustand-Feld – die Otto-API ist hier im Vergleich zur Akzeptanz uneinheitlich.
Reiter "Belege"
Anmerkung
Funktionserweiterung: Falls du die Schnittstelle schon länger nutzt, kann es sein, dass du diesen Reiter noch nicht sehen kannst. Um ihn zu aktivieren, folge in Xentral dem Pfad Einstellungen > Verkaufen > Shops/Marktplätze > Otto > Einstellungen (Zahnrädchen) und aktiviere dort das Feature "Belege".
In diesem Reiter kannst du einstellen, dass Sammelrechnungs-Belege von Otto in Xentral importiert werden. Um Rechnungs-Belege zu übertragen, aktiviere die Schaltfläche Rechnungsdokumente von Otto importieren:
Dopplung von Rechnungsbelegen vermeiden
Wenn du diese Schaltfläche aktivierst, wähle unter Workflows > Aufträge > Versandarten & Lieferbedingungen im Feld Belege im Autoversand erstellen die Option "Nur Lieferschein erstellen". So vermeidest du, dass Rechnungsbelege doppelt erstellt werden.
Information
Beachte, dass der Import erst ab Aktivierung der Schaltfläche erfolgt, nicht rückwirkend für ältere Belege.
Testphase und Produktivschaltung
Testphase
Wenn du alle Einstellungen in den Workflows vorgenommen hast, solltest du die Anbindung ausgiebig testen.
Schränke die Artikelzuordnung auf wenige Artikel ein.
Nutze einige Testdaten und führe die Tests mit Hilfe der Funktionen im Journal durch.
Produktivschaltung
Sobald die Schnittstelle die Testdaten richtig und wie erwartet übergibt, kannst du mit der Produktiv-Schaltung fortfahren.
Viel Spaß mit deiner neuen Schnittstelle!