Im E-Commerce führt das hohe Aufkommen an Einmal- und Gelegenheitskunden in der Finanzbuchhaltung schnell zu einer unübersichtlichen Flut an Personenkonten. Um die Debitorenbuchhaltung schlank zu halten, werden gleichartige Kundengruppen, die über dieselben Kanäle oder Zahlungsweisen abrechnen, auf einem gemeinsamen Buchungskonto – dem sogenannten Sammeldebitor (CpD-Konto) – zusammengefasst.
Mithilfe des Moduls Sammeldebitoren kannst du in Xentral automatisierte Regeln hinterlegen, um abweichende Debitorennummern flexibel für bestimmte Verkaufskanäle, Lieferländer oder Zahlungsarten zu steuern. Anstatt für jeden Webshop-Käufer ein separates Buchungskonto anzulegen, bündelt das System die Umsätze nach deinen Kriterien. Im anschließenden Finanzbuchhaltungsexport (beispielsweise für DATEV) werden diese abweichenden Debitorennummern sauber für jeden einzelnen Kunden (Debitoren) ausgewiesen. Die granularen Kundendaten wie Liefer- und Rechnungsadressen bleiben dabei direkt am jeweiligen Auftrag und Beleg erhalten, sodass die Rückverfolgbarkeit für den Versand und den Kundenservice vollumfänglich gewährleistet bleibt.
Wichtig
Beachte folgende rechtliche und steuerliche Aspekte, bevor du Sammeldebitoren in deinem Unternehmen einsetzt und halte im Zweifelsfall Rücksprache mit deinem Steuerberater:
Identifizierbarkeit (GoBD): Die Zusammenfassung auf einem Sammelkonto ist steuerrechtlich nur zulässig, wenn die Identität des tatsächlichen Vertragspartners im Quellbeleg (Rechnung/Auftrag) im ERP-System dauerhaft und unveränderbar archiviert bleibt.
Rechnungspflichten (§ 14 UStG): Beträge über der Kleinbetragsgrenze (aktuell 250€) erfordern zwingend die vollständige Anschrift des Kunden auf dem Beleg, selbst wenn die Buchung über ein CpD-Konto läuft.
Steuerliche Trennung (OSS-Verfahren): Umsätze dürfen nicht pauschal vermischt werden. Erstelle zwingend separate Sammeldebitoren für Inlandsumsätze, steuerbare EU-Umsätze (OSS) und steuerfreie Drittlandsverkäufe.
Kein offenes Mahnwesen: Kunden mit Zahlungszielen (Kauf auf Rechnung, primär im B2B-Bereich) dürfen niemals auf Sammeldebitoren gebucht werden, da hierdurch die Offene-Posten-Verwaltung (OPOS) und das automatisierte Mahnwesen ausgehebelt werden.
Typische Anwendungsfälle für Sammeldebitoren
Sammeldebitoren eignen sich besonders für folgende Anwendungsfälle:
B2C-Standardgeschäft im eigenen Onlineshop (beispielsweise Shopify): Täglich gehen hunderte Bestellungen von Kunden ein, die direkt über Instant-Payment-Methoden (PayPal oder Kreditkarte) bezahlt werden. Hier könnte eine Regel greifen, greift eine Regel, die basierend auf dem Kriterium Kanal alle Umsätze auf einen Sammeldebitoren bucht.
Marktplatz-Umsätze (beispielsweise Amazon FBA): Da Amazon Zahlungen gebündelt einzieht und als Pauschalbetrag an den Händler auszahlt, kannst du über das Kriterium Projekt oder Kanal die abweichende Nummer für den Sammeldebitor Amazon vergeben. Das erleichtert den späteren Abgleich des Amazon-Auszahlungsberichts erheblich.
B2B-Direktkäufe über Gastzugänge: Bestellen Firmenkunden unregelmäßig Kleinstmengen über einen Gastzugang und zahlen sofort (beispielsweise per Sofortüberweisung), kannst du die Buchung über das Kriterium Zahlungsweise mit einem Sammeldebitoren verküpfen. Das spart deinem Vertriebsteam das manuelle Anlegen und Prüfen eines fixen Kundenstammdatenblatts.
Neue Regel erstellen
Damit abweichende Sammeldebitorennummern in Xentral nach deinen Bedürfnissen automatisch vergeben können, musst du zuerst im Modul Sammeldebitoren Regeln hinterlegen. Es können verschiedene Kriterien eingestellt werden, um die abweichende Debitorennummer zu vergeben. Je nachdem, welche Kriterien du auswählst, wird die abweichende Debitorennummer nur für bestimmte Gruppen bzw. Debitoren vergeben.
Wichtig
Bei Bestandskunden müssen die Kriterien wie die Zahlungsweise bereits in den Kundenstammdaten hinterlegt sein, damit die abweichende Debitorennummer genutzt werden kann. Es ist nicht möglich, nachträglich automatisch abweichende Debitorennummern zu vergeben.
Gehe wie folgt vor, um eine neue Regel für Sammeldebitoren zu erstellen.
Nutze die Smart Search, um das Modul Sammeldebitoren zu öffnen.
Klicke oben rechts auf + NEU.
Nimm die gewünschten Einstellungen für den Sammeldebitor vor. Die Tabelle unten enthält genauere Beschreibungen zu den einzelnen Einstellungen.
Klicke auf Speichern.
Feldbezeichnung | Beschreibung |
Kriterien | |
Zahlungsweise | Wähle die Zahlungsweise aus, deren Aufträge immer die abweichende Sammeldebitorennummer erhalten sollen. |
Kanal | Wähle den Kanal (z.B. Shop) aus, dessen Aufträge immer die abweichende Sammeldebitorennummer erhalten sollen. |
Lieferland | Wähle das Lieferland aus, dessen Aufträge immer die abweichende Sammeldebitorennummer erhalten sollen. |
Projekt | Wähle das Projekt aus, dessen Aufträge immer die abweichende Sammeldebitorennummer erhalten sollen. |
Kundengruppe | Wähle die Kundengruppe aus, deren Aufträge immer die abweichende Sammeldebitorennummer erhalten sollen. |
Einstellungen | |
Buchungskonto | Trage das Buchungskonto ein. Dies ist die abweichende Debitorennummer, die anschließend in den Kundenstammdaten und im Finanzbuchhaltungsexport sichtbar ist. |
In Adresse speichern | Wähle aus, ob die abweichende Debitorennummer in den Kundenstammdaten hinterlegt werden soll. Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung:
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Übersicht nutzen
Sobald du mindestens eine Regel für die Vergabe von Debitorennummern erstellt hast, kannst du die Übersicht im Modul Sammeldebitoren nutzen, um alle Regeln auf einen Blick zu sehen. In der Übersicht werden die Kriterien und Einstellungen der einzelnen Regeln angezeigt. So kannst du schnell erkennen, welche abweichende Debitorennummer für welche Gruppe bzw. welchen Debitor vergeben wird. Außerdem kannst du in der Übersicht jederzeit neue Regeln anlegen oder bestehende Regeln per Klick auf das *Stift-Symbol bearbeiten.
Gerade, wenn du mehrere Regeln nutzt, gibt dir die Spalte Reihenfolge in der Übersicht die Möglichkeit, die Rangfolge der Regeln zu sehen. Denn es kann vorkommen, dass mehrere Regeln auf einen Auftrag zutreffen. In diesem Fall wird die Regel mit der höchsten Priorität genutzt, um die abweichende Debitorennummer zu vergeben. Die Regel 1 hat die höchste Priorität, gefolgt von Regel 2, Regel 3 und so weiter.
Praxisbeispiel für Sammeldebitoren
Stell dir vor, du hast eine Regel erstellt, die eine abweichende Debitorennummer für Kunden mit der Zahlungsweise Vorkasse vergeben soll.
Wird nun eine Rechnung erstellt und freigegeben, die die Zahlungsweise Vorkasse hat, befüllt Xentral automatisch das Feld Abw. Debitoren- bzw. Kreditoren Nummer im Tab Zahlungskonditionen / Besteuerung der Kundenstammdaten automatisch mit der abweichenden Debitorennummer, die in der Regel hinterlegt ist.
Führst du nun einen Buchhaltungsexport durch, der nach Positionen gruppiert ist, wird die abweichende Debitorennummer für jeden Kunden in einer separaten Spalte angezeigt.