Willkommen auf unserer FAQ-Seite! Hier findest du Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zu unseren Produkten und Services. Diese Seite dient dazu, dir schnelle und hilfreiche Informationen zu bieten, die dir bei der Nutzung unserer Plattform weiterhelfen. Ob zur Einrichtung, Fehlerbehebung oder für Tipps zur optimalen Nutzung – unsere FAQ bieten dir umfassende Unterstützung.
Warnung
Der DATEV-Export ist ab Xentral-Version 23.17.3 und in späteren Versionen verfügbar.
Wenn du auf einer sehr alten DATEV Export Version (vor 2018 arbeitest) oder den DATEV-Export für andere Buchhaltungssysteme aufbereitest, kann es sein, dass durch Neuerungen des Exports und der zugehörigen API alte Funktionen nicht mehr verfügbar sind oder durch neue Felder auf Seiten Xentrals und DATEV ersetzt wurden. Sollten in deiner Version Probleme auftreten, findest du in der folgenden FAQ-Sammlung schnell die wichtigsten Fragen und Antworten finden.
Solltest du eine Frage hier nicht finden, wende dich bitte an [email protected].
Mein Export funktioniert nicht wie gewohnt und ich erhalte eine Fehlermeldung. Was soll ich tun?
Mein Export funktioniert nicht wie gewohnt und ich erhalte eine Fehlermeldung. Was soll ich tun?
Die Validierung prüft den Export auf gültige Zeichen nach Anforderungen von Datev, die ansonsten beim Import in DATEV unter Umständen abgeschnitten, ignoriert oder falsch importiert werden würden. Das bedeutet nicht unbedingt, dass diese Prüfung in deinem Fall relevant ist. Bitte deaktiviere deshalb im Modul Finanzbuchhaltung Export zuerst die CSV Validierung (Option: CSV Validierung deaktivieren) und prüfe, ob dein Export in Ordnung ist. Erstelle gerne ein Support-Ticket, falls du trotzt Deaktivierung der Validierung Probleme hast.
Warum wurden beim DATEV-Export nicht alle Rechnungen und Gutschriften übertragen, obwohl das Protokoll in Xentral "erfolgreich" anzeigt?
Warum wurden beim DATEV-Export nicht alle Rechnungen und Gutschriften übertragen, obwohl das Protokoll in Xentral "erfolgreich" anzeigt?
Der DATEV Export erfolgt in zwei Schritten: 1.) Die Übertragung von Xentral an DATEV und 2.) der Import der übertragenen Dateien in DATEV. Die Erfolgsmeldung bezieht sich auf Schritt 1. Xentral erhält keine Rückmeldung von DATEV über einen erfolgreichen Import (Schritt 2). Schritt 2 kann fehlschlagen, auch wenn Schritt 1 erfolgreich war. Prüfe deshalb Folgendes, um die Ursache zu finden:
Prüfe zuerst, ob die Belege im Protokoll in Xentral zu finden sind (Link befindet sich neben der Erfolgsmeldung).
Sind die Belege hier zu finden, dann war Schritt 1 erfolgreich, es scheitert jedoch an Schritt 2 innerhalb von DATEV. Bitte prüfe das Importprotokoll in DATEV Unternehmen Online auf Hinweise oder Fehler. Schritt 1 prüft nicht alle Voraussetzungen für einen erfolgreichen DATEV-Import in Schritt 2. Finde den Fehler und behebe die Ursache in Xentral oder DATEV (z.B. in den Einstellungen). Der Export kann anschließend nochmals versucht werden. Häufige Ursache sind z.B. Duplikate in den Rechnungsnummern der Verbindlichkeiten, was DATEV nicht erlaubt.
Fehlen die Belege bereits in der Xentral-Protokoll-Datei, stelle sicher, dass die technischen Limits (maximal 5000 Dateien je Export und maximale Dateigröße) eingehalten werden. Exportiere die Belege ggf. wochenweise statt monatsweise.
Beim DATEV-Export von Verbindlichkeiten erscheint die Fehlermeldung "An exchange rate should be a positive number", obwohl Wechselkurse hinterlegt sind.
Beim DATEV-Export von Verbindlichkeiten erscheint die Fehlermeldung "An exchange rate should be a positive number", obwohl Wechselkurse hinterlegt sind.
Die Ursache liegt in falsch geschriebenen Währungskürzeln bei einzelnen Verbindlichkeiten (inkl. der Vorkontierung), die manuell statt über die Auswahlliste eingetragen wurden. Überprüfe alle Verbindlichkeiten, die nicht in EUR fakturiert sind, auf korrekt geschriebene Währungskürzel. Nutze den CSV-Export für Verbindlichkeiten, um die betroffenen Verbindlichkeiten zu identifizieren - ggf. muss zuvor im Buchhaltungexport die Option CSV Validierung deaktivieren aktiviert werden. Stelle sicher, dass deine Mitarbeiter Währungen immer über die Auswahlliste und nicht manuell eintragen. Alternativ kann eine Datenbankabfrage in den Tabellen verbindlichkeiten und verbindlichkeiten_kontierung durchgeführt werden, um alle Verbindlichkeiten und Vorkontierungen ungleich EUR anzuzeigen.
Ich erhalte die Fehlermeldung “Beraternummer fehlt”. Ich habe keine Berater- oder Mandantennummer, weil ich DATEV nicht nutze, bekomme aber eine Fehlermeldung?
Ich erhalte die Fehlermeldung “Beraternummer fehlt”. Ich habe keine Berater- oder Mandantennummer, weil ich DATEV nicht nutze, bekomme aber eine Fehlermeldung?
Bitte deaktiviere im Modul Finanzbuchhaltung Export die CSV Validierung (Option: CSV Validierung deaktivieren) oder hinterlege eine Pseudo-Berater/-Mandantennummer im Reiter Einstellungen.
Für den DATEV-Export ist eine Mandaten- und Beraternummer eine Pflichtangabe, damit dein Steuerbüro eine automatische Zuordnung deiner Daten zu deiner Firma erhält. Solltest du den Datev Buchhaltungsexport in andere Systeme einspielen und keine Berater- und Mandantennummer haben, kannst du selbst eine fünfstellige Nummer vergeben. Die Nummer wird im Exportformat z.B. in der Kopfzeile übergeben.
Ich erhalte dieFehlermeldung “Beraternummer fehlt”, ich nutze aber projektspezifische Beraternummern.
Ich erhalte dieFehlermeldung “Beraternummer fehlt”, ich nutze aber projektspezifische Beraternummern.
Wenn du den DATEV-Export bisher nur für einzelne Projekte verwendet hast, und keine Beraternummer als Standard vergeben hast, füge einen Eintrag ohne Projekt als Fallback hinzu. Diese Beraternummer wird für Exporte ohne Projektzuordnung verwendet und verhindert, dass du hier eine Fehlermeldung erhältst.
Füge einen Eintrag ohne Projekt zu, indem du Beraternummer, Mandantennummer, Sachkontenlänge und Wirtschaftsjahr in einen Neuen Eintrag eingibst. Lasse das Feld für Projekt in diesem Fall einfach leer.
Ich nutze kein DATEV und benötige das alte Export-Format mit Dateibezeichnung EINNAHMEN_FORMAT3.csv.
Ich nutze kein DATEV und benötige das alte Export-Format mit Dateibezeichnung EINNAHMEN_FORMAT3.csv.
Unser Export ist für DATEV ausgelegt und unterstützt deshalb immer das aktuellste DATEV-Format. Bitte wende dich an [email protected], wenn und weshalb du nicht das neue Format nutzen kannst und wir prüfen gerne deinen Fall.
Der DATEV-Export schlägt fehl mit der Fehlermeldung, dass eine Debitorennummer ungültig ist. Die Fehlermeldung lautet "X: Y ist kein gültiger Wert für bpAccountNo.' Der Mindestwert beträgt 10000" (X = Belegnummer, Y= Debitorennummer). Dies tritt auf, obwohl Sammel-Debitorenkonten hinterlegt sind.
Der DATEV-Export schlägt fehl mit der Fehlermeldung, dass eine Debitorennummer ungültig ist. Die Fehlermeldung lautet "X: Y ist kein gültiger Wert für bpAccountNo.' Der Mindestwert beträgt 10000" (X = Belegnummer, Y= Debitorennummer). Dies tritt auf, obwohl Sammel-Debitorenkonten hinterlegt sind.
Stelle sicher, dass in Xentral die Kunden-/Lieferantennummern im DATEV-konformen Nummernkreis liegen und beim Export auch genau diese Nummern übergeben werden.
Bei Verwendung von abweichenden Debitorennummern: Überprüfe außerdem, ob abweichende Debitoren korrekt in den Adressen hinterlegt sind und in den Rechnungen übernommen werden. Entscheidend ist das Vorliegen der abweichenden Debitorennummer im Beleg. Bei manuell angelegten Aufträgen muss der Sammeldebitor ebenfalls manuell hinterlegt werden, falls die Option Manuelle Auftragserfassung in den Sammeldebitoreneinstellungen nicht aktiviert ist.
Wie kann ich Kostenstelleninformationen aus Ausgangsrechnungen über die DATEV-Schnittstelle an DATEV Unternehmen Online übertragen?
Wie kann ich Kostenstelleninformationen aus Ausgangsrechnungen über die DATEV-Schnittstelle an DATEV Unternehmen Online übertragen?
DATEV Unternehmen Online unterstützt keine Übertragung von Kostenstellen aus Ausgangsrechnungen. Für die Übertragung von Kostenstellen muss der klassische Finanzbuchhaltungsexport genutzt werden. Alternativ kann der manuelle Weg DATEV Unternehmen Online – XML/Belegtransfer genutzt werden, wobei auch hier keine dedizierten Einstellungen für Kostenstellen existieren.
Kann ich einen automatischen, zeitgesteuerten Export aller Rechnungen von Xentral zu DATEV einrichten, sodass dieser täglich oder wöchentlich erfolgt? Ich finde keine entsprechende Einstellung.
Kann ich einen automatischen, zeitgesteuerten Export aller Rechnungen von Xentral zu DATEV einrichten, sodass dieser täglich oder wöchentlich erfolgt? Ich finde keine entsprechende Einstellung.
Ein vollautomatischer, zeitgesteuerter Export von Rechnungen zu DATEV ist derzeit nicht nativ in Xentral möglich, da DATEV eine Authentifizierung erfordert, die maximal 24 Stunden gültig ist.
Warum hat sich die Dateibezeichnung der XML Dateien in DATEV Unternehmen Online zu “accountsReceivableLedger_Ausgangsrechnungen” geändert? Warum fehlt die Datumsbezeichnung in der Datei?
Warum hat sich die Dateibezeichnung der XML Dateien in DATEV Unternehmen Online zu “accountsReceivableLedger_Ausgangsrechnungen” geändert? Warum fehlt die Datumsbezeichnung in der Datei?
In der neuen Version des Finanzbuchhaltungsexports haben wir die Dateibezeichnungen so angepasst, dass diese den Empfehlungen und Anforderungen von DATEV entsprechen. Der alte Dateiname war früher von Xentral individuell gewählt worden.
Beim Export von Kunden oder Lieferanten erhalte ich die Fehlermeldung, dass die IBAN oder BIC falsch ist. Was kann ich tun?
Beim Export von Kunden oder Lieferanten erhalte ich die Fehlermeldung, dass die IBAN oder BIC falsch ist. Was kann ich tun?
Der Finanzbuchhaltungsexport beinhaltet eine Überprüfung deiner Daten (Validierung). Unter anderem wird die in deinen Kontakten hinterlegte Bankverbindung (IBAN, BIC) auf Gültigkeit und Konformität geprüft.
Bitte deaktiviere die CSV-Validierung, damit der Export dennoch funktioniert. In der exportierten Datei kannst du die falschen IBANs/BICs (meist zu kurz oder zu lang) identifizieren und die betroffenen Adresse (unter Adresse/Kontakte > Bankverbindung) in Xentral korrigieren.
Ich erhalte die Fehlermeldung “An exchange rate should be a positive number”. Was hat es damit auf sich?
Ich erhalte die Fehlermeldung “An exchange rate should be a positive number”. Was hat es damit auf sich?
Xentral prüft, ob es beim Export von Belegen in Fremdwährung eine Währungsumrechnung gibt, die im Modul Währung Umrechnung hinterlegt werden muss bzw. abgerufen werden kann. Falls nicht, muss diese hinzugefügt werden. Mehr Infos findest du hier: Währungsverwaltung und Währungsumrechnung.
Am einfachsten ist es, die Kurse von der EZB zu laden und den Prozessstarter zu aktivieren, damit diese aktuell bleiben, wie im folgenden Screenshot zu sehen:
Derselbe Fehler tritt auch auf, wenn die Währung in einer Verbindlichkeit (oder ihrer Vorkontierung) falsch hinterlegt ist. Häufige Ursache: manuell eingetippt statt über das Dropdown-Menü ausgewählt. Öffne die betroffene Verbindlichkeit und korrigiere das Währungsfeld.
Was bedeutet die Fehlermeldung "Der Wert “90” in der Spalte BU-Schlüssel (009) is ungültig. Regel/Format: /^([“]\d{4}[“]){0,1}$/. 10019"?
Was bedeutet die Fehlermeldung "Der Wert “90” in der Spalte BU-Schlüssel (009) is ungültig. Regel/Format: /^([“]\d{4}[“]){0,1}$/. 10019"?
Hierbei handelt es sich um einen aktuellen Programmfehler in manchen Instanzen, der dafür sorgt, dass die Fehlermeldung fälschlicherweise angezeigt und der Export nicht durchgeführt wird. Wir arbeiten bereits an der Behebung dieses Fehlers. Bitte deaktiviere als Workaround die CSV-Validierung, damit der Export dennoch funktioniert.
Was bedeutet die Fehlermeldung "financial-accounting-_export.empty_Credentials"?
Was bedeutet die Fehlermeldung "financial-accounting-_export.empty_Credentials"?
Vor dem Export in den Modulen DATEVconnect Online / DATEV Datenservice und DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 muss der Nutzer sich mit DATEV verbinden. Findet eine Authentifizierung vorab nicht statt und wird auf Export geklickt, erscheint diese Fehlermeldung.
DATEV Connect: Warum ist die Fortschrittsanzeige beim Export verschwunden?
DATEV Connect: Warum ist die Fortschrittsanzeige beim Export verschwunden?
Zuvor geschah der Export in DATEV Connect asynchron im Hintergrund. Grund hierfür war die langsamere Export-Geschwindigkeit des alten Exports. Aus diesem Grund war eine Fortschrittsanzeige notwendig. Dies ist nun nicht mehr der Fall, da der neue Export direkt nach dem Klick auf Export angestoßen und ausgeführt wird. Die Validierung der Daten finden bereits beim Export statt, der Fortschritt ist deshalb nicht mehr notwendig.
DATEV Connect: Wie sehe ich, welchen Export ich zuletzt durchgeführt habe?
DATEV Connect: Wie sehe ich, welchen Export ich zuletzt durchgeführt habe?
Wir haben bereits das Feedback erhalten, dass dies nützlich war und werden die Oberfläche zeitnah entsprechend anpassen. Falls der letzte exportierte Zeitraum nicht mehr bekannt ist, dann kann dieser im Modul Datenbank Ansicht in der Tabelle datevconnect_online_export eingesehen werden. Hier bitte nach ID sortieren.
Wie können Null-Euro-Rechnungen über DATEV Unternehmen Online exportiert werden? Standardmäßig scheinen diese Rechnungen nicht im Export enthalten zu sein, was zu fehlenden Daten in DATEV führt.
Wie können Null-Euro-Rechnungen über DATEV Unternehmen Online exportiert werden? Standardmäßig scheinen diese Rechnungen nicht im Export enthalten zu sein, was zu fehlenden Daten in DATEV führt.
DATEV lässt keine Rechnungsbuchung mit dem Betrag 0,00 € zu, da das Betragsfeld technisch zwingend einen Wert ungleich Null erfordert. Aus diesem Grund unterstützt der DATEV Unternehmen Online Export in Xentral keine Null-Euro-Rechnungen. Die Option Belege mit Betrag = 0 EUR auch exportieren bezieht sich ausschließlich auf den CSV-Export unter Export Rechnungen/Gutschriften. Null-Euro-Rechnungen können über diesen Weg exportiert werden.
Kann DATEV führende Nullen bei Konten, Debitoren und Kreditorenverarbeiten?
Kann DATEV führende Nullen bei Konten, Debitoren und Kreditorenverarbeiten?
Ja, technisch ist dies möglich – Felder für Konten, Debitoren und Kreditoren sind alphanumerisch. Führende Nullen werden aber im Standard nicht genutzt und können bei Export/Import oder Abstimmungen für Verwirrung sorgen.
Wie werden Sachkonten in DATEV erfasst? (Nullen)
Standard ist eine 4-stellige Kontonummer (z. B. 1000 Kasse). Eine Eingabe wie 01000 wird auf 1000 reduziert. Empfehlung: immer 4-stellig, ohne führende Nullen.
Welche Nummernkreise gelten für Debitoren und Kreditoren? (Nullen)
Debitoren: ab 10000, Kreditoren: ab 70000. Eine Kundennummer 00123 kann zwar importiert werden, entspricht aber nicht dem Standard.
Gibt es einen Unterschied zwischen führenden Nullen und Füllnullen?
Führende Nullen sind rein optisch und entfallen im Standard. Füllnullen sind nötig, wenn ein Feld eine feste Länge haben muss (z. B. bei bestimmten Schnittstellen).
Was ist die empfohlene Praxis für Nullen?
Sachkonten: immer 4-stellig, keine führenden Nullen. Debitoren: ab 10000, keine führenden Nullen. Kreditoren: ab 70000, keine führenden Nullen.
Die PayPal-Transaktionsnummer wird im Finanzbuchhaltungsexport (CSV) nicht mehr im Feld Auftragsnummer für PayPal-Zahlungen ausgegeben. Woran liegt das und wie kann ich das beheben?
Die PayPal-Transaktionsnummer wird im Finanzbuchhaltungsexport (CSV) nicht mehr im Feld Auftragsnummer für PayPal-Zahlungen ausgegeben. Woran liegt das und wie kann ich das beheben?
Grundvoraussetzung ist das Vorhandensein der Transaktionsnummer im Beleg. Öffne den Beleg in Xentral und prüfe im Protokoll, ob unter Transaktion die Nummer vorhanden ist. Falls nicht, dass liegt die Ursache im Auftragsimport: Entweder gibt es hier ein Problem oder die Daten werden vom Shopsystem nicht bereitgestellt. Ist die Transaktionsnummer im Beleg vorhanden, prüfe Folgendes: Im Modul Finanzbuchhaltung Export im Tab Einstellungen muss die Option Belegfeld1 bei Rechnungs- u. Gutschrift um Internet- und Transaktionsnummer erweitern für Gutschriften und Rechnungen aktiviert sein.