Mit Wiedervorlagen können Aufgaben geplant und Erinnerungen an diese nach bestimmten Fristen eingestellt werden. Diese Funktion kann insbesondere im Bereich Marketing und Vertrieb sehr hilfreich sein, ist jedoch auf viele verschiedene Bereiche übertragbar. Wiedervorlagen können einem Kunden, einem verantwortlichen Mitarbeiter oder auch einem Projekt zugeordnet werden, um so einen besseren Überblick zu haben.
Wiedervorlagen anlegen/bearbeiten
Mit einem Klick auf die "+NEU"-Schaltfläche kann eine Wiedervorlage angelegt werden. Im geöffneten Pop-Up Fenster kann im oberen Bereich die aktuelle Stage ausgewählt bzw. eingesehen werden, auf der linken Hälfte können die grundlegenden Informationen einer Wiedervorlage gepflegt und auf der rechten Hälfte die Zusatzinformationen eingetragen werden.
Stages
Am oberen Rand des Pop-Up Fensters stehen alle zuvor angelegten Stages des ausgewählten Boards zur Auswahl (hier: ToDo, InProgress, Done). So kann beim Erstellen oder Bearbeiten die Wiedervorlage von Stage zu Stage geschickt werden, in dem auf die nächste oder vorherige Stage geklickt wird. Es können auch mehrere Stages auf einmal gewählt werden.
Grundlegende Informationen
Auf der linken Hälfte des Pop-Up Fensters können grundlegende Informationen zu der Wiedervorlage in folgende Felder eingetragen werden:
Bezeichnung → die Bezeichnung der Wiedervorlage
für Kunde → Auswahl des zugehörigen Kunden
Ansprechpartner → Ansprechpartner beim Kunden
Projekt → Auswahl des Projekts
Beschreibung → Beschreibung der Wiedervorlage wie z.B. was getan werden muss oder bereits passiert ist
Farbe → frei wählbare Farbe, die in der Pipeline Ansicht (Reiter "Übersicht" Tab "Pipelines") oder in der Kalender Ansicht (Reiter "Übersicht" Tab "Kalender") für die Anzeige verwendet wird
Abschlussdatum → Datum bis wann die Wiedervorlage abgeschlossen sein sollte
Volumen in EUR → Wert der Wiedervorlage in Euro
Chance → Prozentzahl wie hoch der Erfolg dieser Wiedervorlage ist
Stage → Auswahl der Stage in der die Wiedervorlage startet oder sich aktuell befindet
Erinnerung-Datum → Datum an dem die Wiedervorlage fällig ist
per E-Mail → bei gesetztem Haken erhält der Bearbeiter am Tag des Erinnerung-Datum eine E-Mail zu dieser Wiedervorlage
Uhrzeit → Uhrzeit an der die Wiedervorlage fällig ist
Verantwortlicher → der Verantwortliche der Wiedervorlage, es stehen alle Adressen aus xentral zur Auswahl
Bearbeiter → der Bearbeiter der Wiedervorlage, es stehen alle Adressen aus xentral zur Auswahl
Prio → markiert die Wiedervorlage als Prio, diese werden dann in der Liste bzw. der Pipeline rot markiert
abgeschlossen → markiert die Wiedervorlage als abgeschlossen
Sollen nicht alle Adressen aus xentral beim Verantwortlichen und dem Bearbeiter zur Auswahl stehen, kann unter "Administration → Einstellungen → System → Grundeinstellungen → System" der Haken "Wiedervorlage - nur Mitarbeiter wählbar" aktiviert werden. Somit werden nur Adressen mit der Rolle Mitarbeiter in der Auswahl angezeigt.
Anmerkung
In dem Drop-Down-Menü im Feld "Mitarbeiter" werden alle Adressen ausgegeben, die in mind. einer Wiedervorlage als Verantwortlicher oder als Bearbeiter hinterlegt sind.
Zusatzinformationen
Verlauf
Im Verlauf wird der zeitliche Ablauf, wann welche Aktion bei einer Wiedervorlage passiert ist, ersichtlich. Hier stehen sowohl Systeminformationen (z.B. Neuanlage oder das Verschieben in eine andere Stage), als auch händisch eingetragene Notizen mit Anzeige des Mitarbeiters, der die Notiz verfasst, bearbeitet oder gelöscht hat (z.B. Vertrag wurde an Kunden gesendet).
Verweilt die Maus für ein paar Sekunden über einer Wiedervorlage in der Pipeline Übersicht, wird der Verlauf in einem Pop-Up Fenster angezeigt. So muss nicht jedes Mal in die Wiedervorlage geklickt werden, um den letzten Stand des Verlaufs zu sehen.
Aufgaben
Neben der Wiedervorlage selbst, werden eventuell zusätzliche Aufgaben, die für diese Wiedervorlage erledigt werden müssen, gebraucht. In diesem Fall können mehrere Aufgaben angelegt und an verschiedene Mitarbeiter verteilt werden. Die erstellten Aufgaben werden ebenfalls im Aufgaben Modul von xentral angezeigt. In der Tabelle sind alle Aufgaben die zu dieser Wiedervorlage gehören ersichtlich und können direkt dort mit dem Haken auf offen/abgeschlossen gesetzt, mit dem Stift bearbeitet und mit dem Kreuz gelöscht werden.
Über die Schaltfläche "Neue Aufgabe" kann eine neue Aufgabe, die zu dieser Wiedervorlage gehört, angelegt werden. Folgende Felder stehen zur Verfügung:
Bezeichnung → die allgemeine Bezeichnung der Aufgabe
Bearbeiter → der zuständige Mitarbeiter für diese Aufgabe
für Kunde → der Kunde, für den die Aufgabe ist
Abgabe bis → das Datum und die Uhrzeit, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss
Projekt → das zugehörige Projekt
Teilprojekt → das zugehörige Teilprojekt
Muss abgeschlossen sein ab Stage → Auswahl der Stage, ab welcher die Aufgabe abgeschlossen sein muss (Wiedervorlage kann sonst nicht in die nächste Stage)
Status → aktueller Status der Aufgabe
Priorität → aktuelle Priorität der Aufgabe
Beschreibung → Ausführliche Beschreibung der Aufgabe
Freifelder
Zuvor angelegte Freifelder (Reiter "Einstellungen" Tab "Freifelder") können mit zusätzlichen Informationen befüllt werden, die sonst keinen Platz in den Feldern der Wiedervorlage finden würden. Der Inhalt aus diesen Feldern wird bei aktiver Einstellung in der Pipeline sowie in den weiteren Tabellen der Wiedervorlagen als Zusatzspalte angezeigt.
Zusatzfelder Adresstabelle
Zuvor festgelegte Zusatzfelder aus der Adresstabelle (Reiter "Einstellungen" Tab "Allgemein") können in dieser Ansicht bearbeitet werden.
Anmerkung
Zu beachten ist, dass die Änderungen ebenfalls in der Adresse selbst im ausgewählten Feld überschrieben werden. Zum Beispiel steht in der Wiedervorlage im Zusatzfeld Telefon die Telefonnummer 1234567 aus der Adresse. Wird diese auf 1234560 geändert, wird in der Adresse selbst die Telefonnummer geändert. Der Inhalt aus diesen Feldern wird bei aktiver Einstellung in der Pipeline sowie in den weiteren Tabellen der Wiedervorlagen als Zusatzspalte angezeigt.
Übersicht
Im Reiter "Übersicht" stehen verschiedene Tabs zur Verfügung mit denen auf unterschiedliche Weise die Wiedervorlagen verwaltet und verwendet werden können. Am rechten Ende der Tableiste kann ein Board (Reiter "Einstellungen" Tab "Boards") ausgewählt werden. Dadurch erscheinen nur die Wiedervorlagen, die diesem Board zugewiesen sind. Außerdem kann ein Mitarbeiter (Bearbeiter in der Wiedervorlage) ausgewählt werden, um nur dessen Wiedervorlagen zu sehen.
Dashboard
In diesem Tab wird der Umsatz aus Aufträgen, die Umsätze nach Mitarbeiter, die Gesamtübersicht, eine Übersicht der Abschlüsse , Aufträge im aktuellen Monat und Angebote im aktuellen Monat auf einen Blick ersichtlich.
Tab Pipelines
In der Pipelines Ansicht wird auf einen Blick ersichtlich, in welcher Stage sich die offenen Wiedervorlagen befinden. Du kannst hier außerdem einzelne Wiedervorlagen per Drag&Drop zwischen den Stages verschieben. Dabei wird steht auch ein Verlaufseintrag erstellt.
Anmerkung
Dabei wird immer ein Eintrag im Verlauf erstellt.
Anhand eingeblendeter Symbole kann der Status abgelesen werden:
rotes Ausrufezeichen → die Wiedervorlage ist überfällig (Erinnerung-Datum liegt in der Vergangenheit)
grünes Ausrufezeichen → die Wiedervorlage ist heute fällig (Erinnerung-Datum ist heute)
graues Ausrufezeichen → die Wiedervorlage ist in der Zukunft fällig (Erinnerung-Datum liegt in der Zukunft)
Warndreieck mit Ausrufezeichen → die Wiedervorlage hat eine Prio (Haken Prio ist gesetzt)
durchgestrichener Text → die Wiedervorlage ist abgeschlossen (Haken abgeschlossen ist gesetzt)
Über die Filter kann die Ansicht eingeschränkt werden:
Prio → zeigt nur die Wiedervorlagen mit gesetztem Prio Haken an
fällige → zeigt alle Wiedervorlagen, deren Erinnerung-Datum in der Vergangenheit oder auf heute liegt
meine → Wiedervorlagen, die dem eingeloggten Mitarbeiter zugeordnet sind
nur meine vergebenen → Wiedervorlagen, die der eingeloggte Mitarbeiter an einen anderen Mitarbeiter vergeben hat
mit abgeschlossene → blendet die abgeschlossenen Wiedervorlagen ein
Die in der Wiedervorlage vergebene Farbe wird am linken Rand jeder Wiedervorlage angezeigt. Außerdem können in der Pipelines Ansicht Zusatzfelder aus der Kundenadresse (Reiter "Einstellungen" im Tab "Allgemein") und Freifelder (Reiter "Einstellungen" im Tab "Freifelder") angezeigt werden, sofern diese Einstellungen aktiviert wurden. Stages können in dieser Ansicht auch ausgeblendet werden (Reiter "Einstellungen" im Tab "Stages"). Bleibt man mit der Maus über einer Wiedervorlage für ein paar Sekunden, erscheint ein Pop-Up in der Details der Wiedervorlage zu sehen sind, wie z.B. das Fälligkeitsdatum und den gesamten Notizverlauf. Mit einem Klick auf eine Wiedervorlage kann diese bearbeitet werden. Wird auf eine Wiedervorlage geklickt und dabei die Maustaste gedrückt gehalten, kann diese Wiedervorlage in eine andere Stage verschoben werden. Während des Vorgangs besteht die Möglichkeit am unteren Bildschirmrand die Wiedervorlage in den Papierkorb (Löschen der Wiedervorlage), zu den Gewinnern oder den Verlierern zu ziehen. Wird eine Wiedervorlage zu den Gewinnern oder Verlierern verschoben, öffnet sich ein Dialogfenster in das eine Notiz eingetragen werden kann und dem Verlauf hinzugefügt wird. Danach wird die Wiedervorlage als abgeschlossen markiert.
Tab Liste
In diesem Tab sind alle Wiedervorlagen aufgelistet.
In der Listenansicht können durch die unterschiedlich farbigen Zeilen die aktuellen Status der offenen Wiedervorlagen unterschieden werden:
rote Zeile → die Wiedervorlage ist überfällig (Erinnerung-Datum liegt in der Vergangenheit)
grüne Zeile → die Wiedervorlage ist heute fällig (Erinnerung-Datum ist heute)
weiße Zeile → die Wiedervorlage ist in der Zukunft fällig (Erinnerung-Datum liegt in der Zukunft)
roter Text → die Wiedervorlage hat eine Prio (Haken Prio ist gesetzt)
durchgestrichener Text → die Wiedervorlage ist abgeschlossen (Haken abgeschlossen ist gesetzt)
Außerdem wird in der Tabelle ersichtlich:
wann die Wiedervorlage fällig ist
der Titel der Wiedervorlage
der zugeordneten Kunden
das zugewiesene Projekt
an welchen Mitarbeiter sich zu wenden ist
das Volumen der Wiedervorlage
die Chance mit der die Wiedervorlage abgeschlossen wird
in welcher Stage sich die Wiedervorlage aktuell befindet
das Abschlussdatum
die Abteilung, welche verantwortlich für die Wiedervorlage ist
die Mitarbeiternummer des bearbeitenden Mitarbeiters
die Menüspalte, mit der die Wiedervorlage bearbeitet, gelöscht bzw. abgeschlossen werden sowie in die verknüpfte Kundenadresse gegangen oder ein Tag hinzufügt werden kann.
Anmerkung
Im Drop-Down-Menü im Feld "Melden bei" werden alle Adressen ausgegeben, die in mind. einer Wiedervorlage als Verantwortlicher oder als Bearbeiter hinterlegt sind.
Über die Filter kann die Ansicht eingeschränkt werden:
Prio → zeigt nur die Wiedervorlagen mit gesetztem Prio Haken an
fällige → zeigt alle Wiedervorlagen, deren Erinnerung-Datum in der Vergangenheit oder auf heute liegt
meine → Wiedervorlagen die dem eingeloggten Mitarbeiter zugeordnet sind
nur meine vergebenen → Wiedervorlagen, die der eingeloggte Mitarbeiter an einen anderen Mitarbeiter vergeben hat
mit abgeschlossene → blendet die abgeschlossenen Wiedervorlagen ein
Tab Eingangsdatum
In dieser Übersicht sind die Wiedervorlagen nach Erstellungsdatum je Kalenderwoche gruppiert.
Wiedervorlagen mit gesetztem Prio Haken werden mit fetter, roter Schrift angezeigt. Ist die Wiedervorlage bereits abgeschlossen, wird diese durchgestrichen dargestellt. In den Suchfeldern kann die Tabelle durchsucht werden, um das Ergebnis einzuschränken.
In der Tabelle wird ersichtlich:
die Kalenderwoche
das Eingangsdatum (Erstellungsdatum der Wiedervorlage)
Timeline-Einträge (Anzahl der Notizen im Verlauf, Systemnotizen werden nicht mitgezählt)
das Abschlussdatum
wann die Wiedervorlage fällig ist (Erinnerung-Datum)
der Titel
den zugeordneten Kunden
das Projekt
den Verantwortlichen der Wiedervorlage
das Volumen
die Chance
die aktuelle Stage
die Abteilung, welche verantwortlich für die Wiedervorlage ist
die Mitarbeiternummer des bearbeitenden Mitarbeiters
die Menüspalte, mit der die Wiedervorlage bearbeitet, gelöscht bzw. abgeschlossen werden sowie in die verknüpfte Kundenadresse gegangen oder ein Tag hinzufügt werden kann.
Tab Abschlussdatum
In dieser Übersicht sind die Wiedervorlagen nach Abschlussdatum je Kalenderwoche gruppiert.
Wiedervorlagen mit gesetztem Prio Haken werden mit fetter, roter Schrift angezeigt. Ist die Wiedervorlage bereits abgeschlossen, wird diese durchgestrichen dargestellt. In den Suchfeldern kann die Tabelle durchsucht werden, um das Ergebnis einzuschränken.
In der Tabelle wird ersichtlich:
der Abschlussmonat
das Abschlussdatum
wann die Wiedervorlage fällig ist (Erinnerung-Datum)
der Titel
den zugeordneten Kunden
das Projekt
den Verantwortlichen der Wiedervorlage
das Volumen
die Chance
Gewichtet (berechnet sich aus Volumen * Chance / 100, gibt also an wie viel diese Wiedervorlage wert ist)
die aktuelle Stage
die Abteilung, welche verantwortlich für die Wiedervorlage ist
die Mitarbeiternummer des bearbeitenden Mitarbeiters
die Menüspalte, mit der die Wiedervorlage bearbeitet, gelöscht bzw. abgeschlossen werden sowie in die verknüpfte Kundenadresse gegangen oder ein Tag hinzufügt werden kann.
Tab Wins/Losses
In dieser Übersicht sind alle gewonnenen und verlorenen Wiedervorlagen nach Kalenderwoche gruppiert.
Gewonnene Wiedervorlagen haben eine grün hinterlegte Zeile, wohingegen verlorene Wiedervorlagen rot hinterlegt sind. Wiedervorlagen mit gesetztem Prio Haken werden mit fetter, roter Schrift angezeigt. In den Suchfeldern kann die Tabelle durchsucht werden, um das Ergebnis einzuschränken.
In der Tabelle wird ersichtlich:
der Status (Gewonnen oder Verloren)
die Kalenderwoche in der die Wiedervorlage gewonnen oder verloren wurde
das Datum wann die Wiedervorlage gewonnen oder verloren wurde
das Eingangsdatum (das Erstellungsdatum der Wiedervorlage)
die Tagesanzahl (wie viele Tage vom Eingangsdatum bis zum Abschlussdatum vergangen sind)
der Titel
den zugeordneten Kunden
das Projekt
den Verantwortlichen der Wiedervorlage
das Volumen
die Chance
die aktuelle Stage
das Abschlussdatum
die Abteilung, welche verantwortlich für die Wiedervorlage ist
die Mitarbeiternummer des bearbeitenden Mitarbeiters
die Menüspalte, mit der Sie die Wiedervorlagen bearbeiten, löschen, in die verknüpfte Kundenadresse gehen, oder ein Tag hinzufügen können
Tab Kalender
In dieser Übersicht werden alle Wiedervorlagen mit einem gesetzten Abschlussdatum in einem Kalender angezeigt.
Die Wiedervorlage wird im Kalender am festgelegten Abschlussdatum angezeigt. Mit einem Klick auf eine Wiedervorlage kann diese bearbeitet werden. Wird auf eine Wiedervorlage geklickt und die Maustaste dabei gedrückt, kann diese Wiedervorlage auf einen anderen Tag verschoben werden, wodurch sich auch das Abschlussdatum ändert. Über jeder Wiedervorlage werden graue Punkte und ein farblicher Punkt dargestellt. Jeder Punkt steht für eine Stage und der farblich markierte Punkt für die aktuelle Stage in der sich die Wiedervorlage befindet. Die farbliche Markierung des Punktes hängt von der vergebenen Farbe beim Anlegen der Stage ab, das heißt es können zum Beispiel jeder Stage eine andere Farbe gegeben werden, um auf einen Blick zu sehen, um welche Stage es sich handelt. Am linken Rand jeder Wiedervorlage wird die in der Wiedervorlage vergebene Farbe angezeigt. Der angezeigte Mitarbeiter ist dabei der Bearbeiter der Wiedervorlage. Wiedervorlagen mit der Markierung eines Warndreiecks mit Ausrufezeichen sind Wiedervorlagen, bei denen der Haken Prio gesetzt wurde.
Reiter Einstellungen
Tab Allgemein
In diesem Reiter können Zusatzfelder der Adresstabelle sowie Details zum Dashboard eingestellt werden.
Bereich Zusatzfelder Adresstabelle
Aus der Adresstabelle können bis zu 10 Spalten in die Anzeige der Wiedervorlagen übernommen werden. Diese Spalten werden im Reiter Übersicht in folgenden Tabs angezeigt:
Liste
Eingangsdatum
Abschlussdatum
Wins/Losses
Pipelines (sofern der Haken "sichtbar in Pipelines" neben der Spalte aktiviert wurde, wird das Zusatzfeld in der Wiedervorlage angezeigt)
Folgende Werte können aus der Adresse ausgewählt werden:
Telefon
Fax
Mobil
Ansprechpartner
Abteilung
Unterabteilung
Ust.-ID
Steuernummer
GLN
Mitarbeiternummer
Freifeld 1-20
Bereich Dashboard
Hier kann definiert werden, welcher Stage eingegangene Wiedervorlagen zugeordnet werden sollen. Dabei erscheint für jedes erstellte Dashboard eine eigene Zeile, für die diese Einstellung individuell getätigt werden kann. Einstellungen für das Dashboard können hier getätigt werden.
Tab Boards
Mit einem Board können verschiedene Bereiche wie z.B. Abteilungen voneinander getrennt betrachtet werden. Zum Beispiel kann es ein Board für die Abteilung Marketing und ein weiteres Board für die Abteilung Vertrieb geben. So kann jede Abteilung unabhängig voneinander nur die Wiedervorlagen ihres Boards sehen. Im Reiter "Übersicht" erfolgt die Auswahl des jeweiligen Boards.
In der Tabelle sind alle erstellten Boards, die sich über die Suche filtern und über die Menüspalte jederzeit bearbeiten und löschen lassen. Über die Schaltfläche "+ Neuer Eintrag" wird ein neues Board angelegt. Folgende Felder stehen zur Auswahl:
Name → Name des Boards
Kennung → eine eindeutige Kennung für das Board
Projekt (optional) → Auswahl des Projekts für das Board
Aktiv → Ist das Board aktiv oder nicht
Tab Stages
Anhand von Stages wird ersichtlich, in welcher Phase oder welchem Fortschritt sich eine Wiedervorlage befindet.
Über die Suche kann das Ergebnis der Tabelle gefiltert und mit der Menüspalte die Stages bearbeitet und gelöscht werden. In der Tabelle wird ersichtlich:
das Board, in der sich die Stage befindet
die Kurzbezeichnung der Stage
den Namen der Stage
ob die Stage aktiv ist
die Reihenfolge der Stage, also an welcher Stelle sie im Prozess steht
ob diese in der Pipeline (Tab Pipelines) angezeigt wird
die Chance der Stage
Über die Schaltfläche "+ Neuer Eintrag" kann eine neue Stage angelegt werden.
Folgende Felder stehen zur Auswahl:
Name → der Name der Stage
Kurzbezeichnung (optional) → die Kurzbezeichnung der Stage
Farbe → Auswahl der Farbe, wird in der Kalenderansicht verwendet um Stages farblich darzustellen (grün ist vorausgewählt)
Reihenfolge → Stelle an der die Stage im Prozess steht
Board → zu welchem Board die Stage gehört (bleibt das Feld leer, wird die Stage zum Board Standard hinzugefügt)
Nicht sichtbar → setzt die Stage auf inaktiv
Als Pipe verwenden → wird bei gesetztem Haken in der Pipeline angezeigt
Chance → Wahrscheinlichkeit zum Erfolg der Wiedervorlage in dieser Stage, oder auch z.B. der Fortschritt der Wiedervorlage in dieser Stage
Über die Schaltfläche "Standard laden" können die von xentral vorgefertigten Stages geladen werden. Diese gehören zum Board Standard und werden in der Pipeline angezeigt. Folgende Stages sind im Standard enthalten:
Erste Anfrage → Reihenfolge 1, Kurzbezeichnung Anfrage
Kontakt hergestellt → Reihenfolge 2, Kurzbezeichnung Kontakt
Beratung durchgeführt → Reihenfolge 3, Kurzbezeichnung Beratung
Angebot versendet → Reihenfolge 4, Kurzbezeichnung Angebot
Tab Freifelder
Falls die vorhandenen Felder in der Wiedervorlage nicht ausreichen, können Freifelder definiert werden, um zusätzliche Informationen zu speichern.
Diese Zusatzfelder können als Pflichtfelder in Stages markiert werden oder auch erst ab einer bestimmten Stage verfügbar sein. Ist ein Freifeld als Pflichtfeld markiert, kann die Wiedervorlage solange nicht in die nächste Stage verschoben werden, bis das Freifeld gefüllt ist. Über die Suche kann das Ergebnis der Tabelle gefiltert werden und mit der Menüspalte die Freifelder bearbeitet und gelöscht werden.
In der Tabelle wird ersichtlich:
die Bezeichnung
ab welcher Stage das Freifeld verfügbar ist
ab welcher Stage das Freifeld Pflicht ist
ob das Freifeld in der Pipeline angezeigt wird
ob das Freifeld in den Tabellen (verschiedene Tabs im Reiter "Übersicht) angezeigt wird
die Menüspalte, mit der sich die Freifelder bearbeiten und löschen lassen
Über die Schaltfläche "+ Neuer Eintrag" kann ein neues Freifeld angelegt werden.
Folgende Felder stehen zur Auswahl:
Bezeichnung → Name des Freifeldes
Verfügbar ab Stage → ab welcher Stage das Freifeld zur Verfügung steht, zur Auswahl stehen die Stages mit dazugehörigem Board, oder der Wert immer, wodurch das Freifeld in allen Stages zur Verfügung steht
Pflichtfeld ab Stage → ab welcher Stage das Freifeld ein Pflichtfeld ist, zur Auswahl stehen die Stages mit dazugehörigem Board, oder der Wert nie, wodurch das Freifeld in keiner Stage ein Pflichtfeld ist
in Pipeline anzeigen → Freifeld wird im Reiter "Übersicht" im Tab "Pipeline" bei der Wiedervorlage angezeigt
in Tabellen anzeigen → Freifeld wird im Reiter "Übersicht" in den verschiedenen Tabs der Wiedervorlagen als Zusatzspalte in den Tabellen angezeigt
Tab Aufgaben Vorlagen
Unter diesem Reiter können Vorlagen für Aufgaben angelegt werden. Dies ist vor allem bei wiederkehrenden Aufgaben sinnvoll.
In der Tabelle wird ersichtlich:
Bezeichnung → Bezeichnung der Aufgabenvorlage
Bearbeiter → Mitarbeiter, der der Aufgabe automatisch zugewiesen werden soll
Intervall → Intervall, in dem die Aufgabe durchzuführen ist
Pflichtfeld ab → Stage, ab der die Aufgabe zum Pflichtfeld wird
Hinzufügen ab → Stage, ab der die Aufgabe Hinzugefügt wird
Status → Anzeige, ob die Aufgabenvorlage offen oder abgeschlossen ist
Menü → Die Menüspalte, mit der sich die Freifelder bearbeiten und löschen lassen
Über die Schaltfläche "+ Neuer Eintrag" kann eine neue Aufgaben Vorlage angelegt werden.
Aufgabe
Bezeichnung → Bezeichnung der Aufgaben Vorlage
Bearbeiter → Mitarbeiter, der diese Aufgabe standardmäßig zugeordnet werden soll
WVL-Datum zzgl. → Wiedervorlagedatum zuzüglich Anzahl der Tage und der Uhrzeit
Projekt → Zuordnung der Aufgabe zu einem Projekt
Teilprojekt → Zuordnung der Aufgabe zu einem Teilprojekt
Einstellungen
Muss abgeschlossen sein ab Stage → Festlegung, ab welcher Stage die Aufgabe abgeschlossen sein muss
Hinzufügen in Stage → Festlegung, ab welcher Stage die Aufgabe hinzugefügt wird
Status → Auswahl, ob die Aufgaben Vorlage Offen, In Bearbeitung oder Abgeschlossen ist
Priorität → Priorität der Aufgabe festlegen
Beschreibung
Beschreibung der Aufgaben Vorlage
Weitere Möglichkeiten
Wiedervorlagen in Adressen
Wiedervorlagen können auch direkt in den Adressen verwaltet werden. Dazu muss eine Adresse unter „Stammdaten → Adressen“ editiert, und der Reiter „CRM“ (Customer-Relationship-Management) geöffnet werden. Wenn unter „Kategorien“ der Haken bei „Wiedervorlage“ gesetzt wird, werden hier alle Wiedervorlagen gelistet, die mit dieser Kunden-Adresse verknüpft sind. In dieser Übersicht, können die Wiedervorlagen mit den wichtigsten Informationen bearbeitet oder die Wiedervorlagen gelöscht werden.
Wiedervorlagen in Projekten
Unter "Stammdaten → Projekte" kann in einem Projekt im Reiter "Dashboard" das Feld "Wiedervorlagen" aufgeklappt werden, um so alle Wiedervorlagen die diesem Projekt zugeordnet sind zu sehen.
Wiedervorlagen in Angeboten
Bei der Bearbeitung eines Angebots, steht der Reiter "Wiedervorlage" zur Verfügung. In diesem Reiter stehen die wichtigsten Informationen einer Wiedervorlage zum Anlegen zur Verfügung.
Soll bei Freigabe eines Angebotes automatisch eine Wiedervorlage angelegt werden, kann über "Administration → Einstellungen → System → Grundeinstellungen → System" mit der Option "Angebot Tage Wiedervorlage" die Anzahl an Tagen eintragen die das Fälligkeitsdatum der Wiedervorlage bestimmt werden. Das bedeutet, das Datum an dem das Angebot freigegeben wurde + die Anzahl Tage ist das Fälligkeitsdatum. Die Zahl muss größer 0 sein, da sonst kein Angebot automatisch erstellt wird.
Wird aus einem Angebot heraus automatisch eine Wiedervorlage erstellt, kann über "Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System" mit der Option "Angebot Stage Wiedervorlage" die Stage ausgewählt werden, mit der die Wiedervorlage angelegt werden soll.