Unter Aufgaben können Aufgaben erstellt, zugewiesen und bearbeitet werden. Des Weiteren befindet sich hier eine Übersicht mit allen Aufgaben, die dem Mitarbeiter zugewiesen sind.
Neue Aufgabe
Über + Neue Aufgabe kann eine neue Aufgabe angelegt werden. Diese Informationen kannst du in der "Bearbeiten"-Oberfläche eintragen:
Aufgabe: Bezeichnung der Aufgabe
Mitarbeiter: Mitarbeiter, dem diese Aufgabe zugewiesen werden soll
für Kunde: Sollte die Aufgabe für einen speziellen Kunden zu erledigen sein, kann dieser hier angegeben werden
Ansprechpartner: Ansprechpartner auf Kundenseite
Beschreibung: Beschreibung der Aufgabe. Wird eingestellt, dass die Aufgabe auf der Pinnwand erscheint, so wird diese Beschreibung übernommen
Projekt: Zuweisung der Aufgabe zu einem Projekt
Teilprojekt: Zuweisung der Aufgabe zu einem Teilprojekt
Prio: Auswahl, welche Prio die Aufgabe hat
geplante Dauer in h: geplante Dauer der Aufgabe in Stunden
Datum/Abgabe bis: Datum, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss
Uhrzeit: Uhrzeit, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss
Regelmäßig (Intervall): Angabe, ob es eine wiederkehrende (täglich, wöchentlich,....) oder einmalige Aufgabe ist
Zeiterfassung Pflicht: Diese Aufgabe muss zeitlich erfasst werden
Zeit wird abgerechnet: Angabe, dass die Zeit später abgerechnet werden soll
Diese Informationen kannst du im Tab Einstellungen eintragen:
E-Mail Erinnerung: Einstellung, dass eine Erinnerung an diese Aufgabe per E-Mail erfolgen soll. Voraussetzung hierfür ist ein für den Benutzer eingerichteten E-Mail Account und ein eingerichteter Prozessstarter, der die Aufgabenerinnerungen im Intervall versendet
E-Mail Anzahl Tage zuvor: Anzahl der Tage vor der Deadline der Aufgabe, an der die E-Mail verschickt werden soll
Countdown auf Startseite: Anzahl der Tage vor der Deadline der Aufgabe, an der auf der Startseite ein Countdown erscheinen soll
Öffentlich: Angabe, dass es sich um eine öffentliche Aufgabe handelt, diese ist dann nicht nur für den Benutzer sichtbar
Auf Startseite: Angabe, dass die Aufgabe auf der Startseite angezeigt werden soll
Auf Pinnwand: Angabe, dass die Aufgabe auf der Pinnwand angezeigt werden soll
Status: Status der Aufgabe (offen, in Bearbeitung, abgeschlossen)
Farbe: Auswahl der Farbe für die Aufgabe auf der Pinnwand
Pinnwand: Auswahl der Pinnwand, auf der die Aufgabe erscheinen soll
Notizen: Notizen zu der Aufgabe
Über die grüne Schaltfläche Erinnerungsmail senden kann eine E-Mail Benachrichtigung an den zugewiesenen Mitarbeiter mit allen relevanten Informationen versendet werden.
Anmerkung
Um die Erinnerungsmail automatisch zu versenden, muss im Modul E-Mail-Accounts eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein, die E-Mails versenden kann. Das heißt bei dieser Adresse muss SMTP aktiviert sein und die entsprechenden Einstellungen ausgefüllt werden (siehe hier). Diese Adresse muss mit der Standard E-Mail-Adresse in den Grundeinstellungen identisch sein. Weiterhin muss der Prozessstarter Aufgaben Erinnerung aktiv sein.
Aufgabenliste
Unter diesem Tab befindet sich eine Übersicht über die eigenen Aufgaben. Diese können mit dem Filter sortiert und anschließend heruntergeladen werden. Aufgaben können nochmals bearbeitet, erledigt oder gelöscht werden. Zusätzlich kann hier ein Bon für die Aufgabe gedruckt werden.
Ansicht Mitarbeiter
Über Ansicht Mitarbeiter können auch einzelne Mitarbeiter ausgewählt und deren Aufgaben eingesehen werden. Voraussetzung hierfür ist, dass das entsprechende Recht hierfür zuvor gewährt wurde.
Aufgabenliste als PDF
Es können sowohl eigene als auch externe Aufgaben als Liste im PDF Format heruntergeladen werden.
Kalender
Im Reiter Kalender werden die Aufgaben an dem Tag, an dem diese fällig sind, angezeigt. Abgeschlossene Aufgaben werden mit einem Haken markiert. Aufgaben können direkt im Kalender überarbeitet und verschoben werden. Die Kalender-Ansicht ermöglicht dem Team-Leiter eine Planung einzelner kleinerer Aufgaben oder die Planung über längere Zeiträume hinweg.
Zeiterfassung für Aufgaben
In der Aufgabe können die Optionen Zeiterfassung Pflicht und Zeit wird abgerechnet für die Zeiterfassung markiert werden. Werden die beiden Haken gesetzt, so wird die Zeit automatisch mit Abschluss der Aufgabe gebucht. Wenn du hier eine Uhrzeit angibst, wird die Zeit vom angegebenen Zeitpunkt bis zum Zeitpunkt des Abschlusses der Aufgabe gebucht. Ohne Zeitangabe wird 00:00 Uhr als Startzeit verwendet. Der Name der Aufgabe wird als Tätigkeit im Eintrag der Zeiterfassung übernommen. Änderungen können über den Reiter Eigene Zeiterfassung Übersicht vorgenommen werden.