Hinweis
Dieser Artikel befindet sich gerade in Bearbeitung: Stand 24.09.2025
Das Auftragsformular ist der zentrale Arbeitsbereich für die Erfassung, Bearbeitung und Verwaltung deiner Kundenaufträge in Xentral. Es ist in mehrere Bereiche unterteilt, die dir helfen, Informationen übersichtlich zu erfassen und den gesamten Auftragsprozess transparent zu steuern. In diesem Artikel findest du eine vollständige Übersicht aller Felder, Schaltflächen und Optionen – von den grundlegenden Auftragsdaten im Kopfbereich bis zu den Positionsdetails und Summen im Fußbereich.
Stammdaten & Auftragskopf (Xentral: Allgemeine Auftragsinformationen)
Der Bereich Stammdaten & Auftragskopf (Auftrag bearbeiten > Details > Auftrag) ist in Xentral der zentrale Ausgangspunkt für die Auftragserfassung.
Hier legst du alle relevanten Rahmenparameter fest, die bestimmen, wer der Auftraggeber ist, wie der Auftrag intern verwaltet wird und unter welchen Bedingungen er im weiteren Prozess bearbeitet wird.
Die hier gepflegten Angaben steuern in Xentral u. a.:
welche Kunden- und Projektdaten im Auftrag erscheinen,
ob und in welchem Lager Bestände reserviert werden,
welche Versand- und Zahlungsbedingungen angewendet werden,
wie steuerliche Vorgaben umgesetzt werden,
in welcher Sprache, Währung und Darstellung der Auftrag ausgegeben wird.
Die folgenden Abschnitte gliedern sich in Kundenstammdaten, Auftragskopf, Versand & Lieferung, Zahlungsbedingungen, Steuer, Währung und Zusatzoptionen – mit einer klaren Beschreibung, was in Xentral eingetragen wird und welche Auswirkungen diese Eingaben auf Lager, Versand, Buchhaltung und Auswertungen haben.
Auftragskopf (Xentral: Allgemeine Auftragsinformationen)
Im Auftragskopf trägst du die Kerninformationen ein, die den Auftrag eindeutig definieren und den Ablauf steuern.
Kunden- & Projektdaten: Kunde aus Stammdaten wählen oder neu anlegen; optional einem Projekt zuordnen, um spätere Auswertungen zu erleichtern.
Auftragsidentifikation: Auftragsnummer automatisch aus dem Nummernkreis oder manuell vergeben; Status/Ampel setzen, um Bearbeitungsfortschritt sichtbar zu machen.
Referenzen: Kundenbestellnummer, Shopbestellnummer, interne Bezeichnung, Angebotsbezug – wichtig für Zuordnung im Vertrieb und gegenüber dem Kunden und im Kundenservice.
Termine & Logistik: Auftragsdatum, Wunschlieferdatum, Auslieferungslager und Reservierungsdatum festlegen, um Lagerbestände gezielt zu blocken und Lieferplanung zu sichern.
Sonderoptionen: Direktlieferung an Lieferanten durch Auswahl im Feld „An Lieferanten“ ermöglichen.
Diese Angaben bestimmen, wie Xentral den Auftrag im System verarbeitet, welche Lagerbestände reserviert werden und welche Prozesse (Versand, Rechnungsstellung) automatisch ausgelöst werden.
Feldbezeichnung | Beschreibung |
Auftragsnummer | Eindeutige ID, automatisch aus Nummernkreis oder manuell vergeben. |
Kd.-Nr. | Kundennummer des zugeordneten Kunden. |
Aktion | Auswahl einer speziellen Aktion (z. B. Auftrag stornieren, kopieren). |
Status / Auftragsampel | Aktueller Bearbeitungsstatus (z. B. FREIGEGEBEN). |
Kunde | Auswahl oder Anlage des Kunden. |
An Lieferanten | Optional für Direktlieferungen an einen Lieferanten. |
Projekt | Zuordnung zu einem Projekt (z. B. STANDARD). |
Aktionscode | Rabattaktionen oder Kampagnenkennungen. |
Internet | Kennzeichnung für Aufträge aus Onlineshops. |
Angebot | Verknüpfung zu einem vorhandenen Angebot. |
Abweichende Debitorennummer | Alternative Kundennummer für Abrechnung. |
Ihre Bestellnummer / Kommission | Kundeninterne Referenznummer oder Kommission. |
Interne Bezeichnung | Interner Name zur leichteren Identifikation. |
Auftragsdatum | Datum der Auftragserfassung. |
per | Medium, über das der Auftrag hereinkam (z. B. Internet, Telefon). |
Wunschliefertermin | Geplantes Lieferdatum oder Kalenderwoche. |
Auslieferung Lager | Lager, aus dem versendet wird. |
Reservierungsdatum | Datum, an dem Ware reserviert wurde. |
Kundenstammdaten (Xentral: Stammdaten)
Im Bereich Kundenstammdaten hinterlegst du alle Kontaktdaten und Adressinformationen des Kunden, für den der Auftrag erstellt wird. Diese Daten werden automatisch in Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Versandpapiere übernommen.
Kundentyp und Name: Lege fest, ob es sich um einen Endkunden, Händler oder eine spezielle Kundengruppe handelt. Trage den vollständigen Firmennamen oder den Namen der Privatperson ein.
Ansprechpartner & Abteilung: Ermöglicht gezielte Kommunikation mit einer bestimmten Person oder Abteilung beim Kunden.
Adressdaten: Straße, PLZ, Ort, Bundesstaat und Land. Diese Felder sind essenziell für korrekte Belege, Versandpapiere und Zollunterlagen.
Kommunikationskanäle: Telefon, Fax, E-Mail für die Abstimmung und Benachrichtigung.
GLN & Zusätze: Globale Lokationsnummer und Zusatzangaben für komplexe Lieferadressen.
Anschreiben / Ansprechpartner-Info: Optional für individuelle Anschreiben oder interne Hinweise.
Tipp
Je sauberer die Kundenstammdaten gepflegt sind, desto weniger Rückfragen entstehen bei Versand, Buchhaltung oder Kundenservice.
Feldbezeichnung | Beschreibung |
Typ | Auswahl, ob Endkunde, Händler oder spezielle Kundengruppe. |
Name | Firmenname oder Name der Privatperson. |
Titel | Optionaler Namenszusatz (z. B. Dr., Prof.). |
Ansprechpartner | Name der direkten Kontaktperson. |
Abteilung / Unterabteilung | Organisatorische Zuordnung beim Kunden. |
Adresszusatz | Weitere Adressangabe (z. B. Gebäude, Zimmernummer). |
Straße | Straßenname und Hausnummer der Kundenanschrift. |
PLZ / Ort | Postleitzahl und Ort der Kundenanschrift. |
Bundesstaat | Region oder Bundesstaat (falls zutreffend). |
Land | Land der Kundenanschrift. |
Telefon | Telefonnummer des Kunden. |
Telefax | Faxnummer des Kunden. |
Haupt-E-Mail-Adresse für Auftrags- und Versandkommunikation. | |
Anschreiben | Personalisierter Einleitungstext für Angebote/Aufträge. |
Ansprechpartner-Info | Interne Hinweise für Angebots- und Auftragserfassung. |
Versand- & Lieferinformationen (Xentral: Lieferadressen & Versandinformationen)
Hier steuerst du, wohin der Auftrag geliefert wird, wie der Versand erfolgen soll und welche Bedingungen gelten.
Abweichende Lieferadresse: Ermöglicht Lieferung an eine andere Adresse als die Rechnungsadresse. Kann manuell erfasst oder aus den Kundendaten übernommen werden.
Versandart & Lieferbedingungen: Auswahl des Versanddienstleisters (z. B. DHL, UPS) und der Lieferbedingungen gemäß Incoterms.
Zahlungsweise & Freigabeoptionen: Festlegung der Zahlungsart (Rechnung, Lastschrift etc.) und Möglichkeit, Zahlungen manuell freizugeben.
Vertriebs- und Bearbeiterzuordnung: Weist den Auftrag einem Mitarbeiter oder einer Abteilung zu.
Versandoptionen: Auto-Versand, Fast-Lane, automatische Belegerstellung, Lieferung trotz Liefersperre, Deaktivierung von Benachrichtigungsmails.
Tipp
Die hier gesetzten Optionen bestimmen, welche Versandpapiere und Labels erstellt werden, wie die Sendung priorisiert wird und ob automatische Prozesse greifen.
Feldbezeichnung | Beschreibung |
Name | Name des Empfängers. |
Titel | Optionaler Namenszusatz. |
Ansprechpartner | Name der direkten Kontaktperson. |
Abteilung / Unterabteilung | Organisatorische Zuordnung. |
Adresszusatz | Weitere Adressangabe. |
Straße | Straßenname und Hausnummer der Lieferanschrift. |
PLZ / Ort | Postleitzahl und Ort der Lieferanschrift. |
Bundesstaat | Region oder Bundesstaat (falls zutreffend). |
Land | Land der Lieferanschrift. |
GLN | Globale Lokationsnummer. |
Kontaktadresse für Versandinformationen. | |
Lieferadresse aus Stammdaten übernehmen | Übernahme der gespeicherten Lieferadresse aus den Kundendaten. |
Zahlungsweise | Festlegung der Zahlungsart (z. B. Rechnung, Lastschrift). |
Manuell Zahlungsfreigabe erteilen | Direkte Freigabe ohne automatisierte Prüfung. |
Versandart | Auswahl des Versanddienstleisters (z. B. DHL). |
Lieferbedingung | Incoterms oder interne Lieferbedingungen. |
Vertrieb | Zuständige Vertriebsabteilung oder Mitarbeiter. |
Bearbeiter | Benutzer, der den Auftrag aktuell bearbeitet. |
Für den Auto-Versand freigeben | Aktiviert automatische Versandprozesse. |
Fast-Lane aktivieren | Beschleunigte Auftragsbearbeitung aktivieren. |
Rechnung und Lieferschein automatisch erstellen | Automatischer Beleglauf nach Versand. |
Lieferung trotz Liefersperre | Versand auch bei Liefersperre ermöglichen. |
Keine Storno-/Tracking-/Zahlungseingangsmails senden | Unterdrückt automatische System-E-Mails. |
Zahlungsbedingungen & Faktura (Xentral: Rechnungs- und Zahlungsbedingungen)
In diesem Abschnitt definierst du die finanziellen Rahmenbedingungen des Auftrags.
Zahlungsziele: Frist bis zur Fälligkeit sowie Zeitraum für Skontoabzug.
Skonto: Höhe des Rabatts in Prozent oder als Betrag.
Interne Bemerkungen: Nicht für den Kunden sichtbar – ideal für interne Absprachen zwischen Vertrieb und Buchhaltung.
Tipp
Diese Felder werden in die Rechnung übernommen und bestimmen, wann Mahnläufe starten und ob ein Skonto-Abzug zulässig ist.
Feldbezeichnung | Beschreibung |
Zahlungsziel (Tage) | Frist bis zur Fälligkeit der Zahlung. |
Zahlungsziel Skonto (Tage) | Frist für die Inanspruchnahme von Skonto. |
Skonto | Prozentsatz oder Betrag des Skontoabzugs. |
Interne Bemerkung | Nur intern sichtbare Hinweise zur Abwicklung des Auftrags. |
Steuer- & USt-Einstellungen (Xentral: Steuer- und USt-Einstellungen)
Dieser Bereich ist entscheidend für die korrekte steuerliche Behandlung des Auftrags.
USt-ID: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden (relevant für EU-Geschäfte).
Besteuerung: Festlegung, ob Inland, innergemeinschaftliche Lieferung oder Export.
Steuerhinweise: Option, Hinweise bei EU/Export zu unterdrücken.
Prüfstatus: Vermerk, ob USt-ID geprüft und für Versand freigegeben ist.
MRN: Master Reference Number für Zollabwicklung.
Tipp
Diese Angaben fließen in die Belegausgabe, Finanzbuchhaltung und Zollpapiere ein.
Feldbezeichnung | Beschreibung |
UST ID | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden. |
Besteuerung | Auswahl: Inland, EU, Export. |
Ohne Hinweis bei EU oder Export | Unterdrückt Steuerhinweis im Beleg. |
UST-ID geprüft | Markierung, ob die UST-ID geprüft und freigegeben wurde. |
MRN | Master Reference Number für Zollabwicklungen. |
Währungs- & Anzeige-Einstellungen (Xentral: Anzeige- und Währungseinstellungen)
Hier bestimmst du die Darstellungs- und Währungsoptionen für den Auftrag.
Anzeige Steuer: Ob und wie Steuern im Beleg angezeigt werden.
Währung: Standardwährung oder abweichende Fremdwährung.
Sprache: Sprache der Belegausgabe.
Wechselkurs: Für Fremdwährungsaufträge hinterlegen.
Kostenstelle: Interne Zuordnung für Kostenrechnungen.
Tipp
Diese Einstellungen steuern, wie der Auftrag optisch und währungstechnisch ausgegeben wird und ermöglichen korrekte Auswertungen.
Feldbezeichnung | Beschreibung |
Anzeige Steuer | Steueranzeige im Beleg: automatisch, immer oder nie. |
Währung | Belegwährung (Standard oder abweichend). |
Sprache | Sprache für die Belegausgabe. |
Wechselkurs | Fremdwährungsumrechnungskurs. |
Kostenstelle | Zuordnung zu interner Kostenstelle. |
Besondere Optionen & Dokumenteneinstellungen (Xentral: Zusätzliche Optionen)
Dieser Bereich bietet Spezialfunktionen für besondere Auftragsarten.
Lagerkennzeichnungen: Kommissions- oder Konsignationslager markieren.
Sicherheit & Schutz: Schreibschutz setzen, um Änderungen zu verhindern.
Spezialbelege: Proformarechnung erstellen, Artikeltexte ausblenden, Belege ohne Briefpapier/Logo ausgeben.
Auftragsampel aktivieren: Visuelle Statuskontrolle einschalten.
Tipp
Diese Optionen kommen zum Einsatz, wenn der Auftrag besondere Druck-, Archivierungs- oder Versandanforderungen hat.
Feldbezeichnung | Beschreibung |
Kommissions-/Konsignationslager | Markierung für spezielle Lagerarten. |
Schreibschutz | Verhindert Änderungen am Auftrag. |
Proformarechnung | Markiert den Beleg als Proformarechnung. |
Auftragsampel aktiv | Aktiviert die visuelle Statusanzeige. |
Kein Briefpapier und Logo | Erstellt Belege ohne Branding. |
Artikeltexte ausblenden | Blendet die Positionstexte aus. |
Artikelpositionen im Auftrag (Xentral: Positionen-Tab)
Im Tab Positionen trägst du alle Artikel, Dienstleistungen oder sonstigen Posten ein, die Bestandteil des Auftrags sind.
Die Eingaben bestimmen, welche Produkte in welcher Menge geliefert werden, wie sie bepreist sind und unter welchen Bedingungen sie fakturiert und versendet werden.
In Xentral hat dieser Bereich folgende zentrale Aufgaben:
Artikelverwaltung: Auswahl aus dem Artikelstamm oder Anlage neuer Artikel direkt im Auftrag.
Mengenerfassung: Festlegen der bestellten Stückzahl je Position.
Preisgestaltung & Rabatt: Angabe von Einzelpreisen, Währungen, Rabattwerten und Preisoptionen (z. B. Preis ausblenden).
Lieferplanung: Hinterlegen von Lieferdatum, Projektzuordnung und kundenspezifischen Artikelnummern.
Steuer & Rechtliches: Festlegen von Steuersätzen, Zolltarifnummern und Herkunftsländern pro Position.
Lagerbezug: Anzeige von Lagerbestand, Reservierungen, Verfügbarkeit und Zulauf.
Deckungsbeitrag & Einkaufspreis: Erfassung oder Aktualisierung der Einkaufspreise für DB-Berechnungen.
Die Positionen sind das Herzstück des Auftrags – sie definieren, was tatsächlich geliefert und berechnet wird und beeinflussen dadurch direkt Lagerbuchungen, Lieferscheinerstellung, Rechnungsstellung und statistische Auswertungen.
Positionsübersicht im Auftrag
xx
Feldbezeichnung | Beschreibung |
Pos. | Automatische Positionsnummer, gibt die Reihenfolge der Positionen im Auftrag an. |
Artikel | Bezeichnung des Artikels aus dem Artikelstamm oder manuell erfasst. |
Projekt | Zuordnung der Position zu einem Projekt (z. B. für Auswertungen oder Kostenstellen). |
Artikelnummer | Interne Artikelnummer aus dem Artikelstamm. |
Lieferdatum | Geplantes Lieferdatum für die Position. |
Menge | Bestellte Menge dieser Position. |
Preis | Einzelpreis pro Einheit, in der gewählten Währung. |
Währung | Währung, in der der Preis angegeben ist (z. B. EUR, USD). |
Rabatt | Rabattbetrag oder Prozentsatz, der auf diese Position angewendet wird. |
EK | Einkaufspreis für die Position (Basis für Deckungsbeitrag). |
DB % | Deckungsbeitrag in Prozent, automatisch berechnet aus Verkaufspreis und Einkaufspreis. |
Aktion | Optionen für die Position, z. B. Bearbeiten, Löschen. |
Detailansicht / Bearbeitung einer Position (Popup 'Artikel ändern')
xx
Tipp
Jede Position kann individuell angepasst werden, um kunden- oder auftragsspezifische Anforderungen präzise abzubilden.
Feldbezeichnung | Beschreibung |
Artikel-Nr. | Interne Artikelnummer aus dem Artikelstamm. |
Bezeichnung | Name des Artikels, wie er auf Belegen erscheint. |
Beschreibung | Detaillierte Artikelbeschreibung. |
Menge | Bestellte Stückzahl dieser Position. |
Preis | Einzelpreis der Position. |
Belege Formel Menge | Optional: Formel zur dynamischen Berechnung der Menge auf Belegen. |
Belege Formel Preis | Optional: Formel zur dynamischen Berechnung des Preises auf Belegen. |
Ohne Preis | Preis wird für diese Position nicht auf Belegen angezeigt. |
Im PDF ausblenden | Verhindert die Anzeige dieser Position in PDF-Dokumenten. |
Währung | Preis-Währung für diese Position. |
Steuersatz | Standard- oder individueller Steuersatz für diese Position. |
Rechtlicher Steuerhinweis | Spezifischer Hinweis zu steuerlichen Vorschriften. |
Rabatt festschreiben | Rabatt wird fixiert und ändert sich nicht bei späteren Preisänderungen. |
Rabatt | Rabatt in Prozent oder Betrag. |
Einheit | Mengeneinheit, z. B. Stück, Karton. |
VPE | Verpackungseinheit. |
Lieferdatum | Geplantes Lieferdatum oder KW für diese Position. |
Artikelnr. bei Kunde | Kundenspezifische Artikelnummer. |
Zolltarifnummer | Tarifnummer für Zollanmeldungen. |
Herkunftsland | Ursprungsland des Artikels. |
Lagerbestand | Aktueller Lagerbestand des Artikels. |
Reserviert | Anzahl der bereits reservierten Artikel. |
Verfügbar | Menge, die sofort ausgeliefert werden kann. |
Zulauf | Bestellte Menge, die noch im Wareneingang ist. |
Einkaufspreis | Einkaufspreis, der für die DB-Berechnung verwendet wird. |
Währung Einkaufspreis | Währung, in der der Einkaufspreis angegeben ist. |
Neuer Einkaufspreis | Feld zur Eingabe eines neuen Einkaufspreises. |
Ab Menge | Mindestbestellmenge für den Einkaufspreis. |
Bestellnummer | Lieferanten-Bestellnummer für diesen Artikel. |
Lieferant | Name des zugeordneten Lieferanten. |
Adrname | Lieferantenadresse, falls vorhanden. |
Kostenstelle | Interne Kostenstelle, auf die der Umsatz gebucht wird. |
Erlöse | Umsatzkonto oder Erlöskategorie für die Buchhaltung. |
festschreiben | Fixiert die Erlöskonten-Zuordnung. |
Bemerkung | Freitextfeld für interne Anmerkungen zur Position. |
Vorschauansicht für Auftragsdokumente (Xentral: Vorschau)
Protokoll & Auftragsverlauf - Änderungs- und Ereignisübersicht (Xentral: Protokoll)
Im Tab Protokoll findest du eine vollständige Historie aller Änderungen, Statuswechsel und relevanten Systemereignisse zu diesem Auftrag.
Hier wird lückenlos dokumentiert, wann etwas passiert ist, wer es ausgelöst hat und welche Aktion durchgeführt wurde.
Der Bereich ist besonders hilfreich, um:
Nachzuvollziehen, wann ein Auftrag erstellt, freigegeben oder versendet wurde.
Änderungen durch verschiedene Benutzer zu dokumentieren (z. B. Preisänderungen, Statusänderungen).
Bei Rückfragen gegenüber Kunden oder intern exakt belegen zu können, wie der Bearbeitungsablauf war.
Interne Prozesse und SLA-Zeiten zu prüfen.
Zusätzlich enthält das Tab Protokoll oft weitere Unterbereiche wie:
Zahlungseingang – alle verbuchten Zahlungen zum Auftrag.
Teilaufträge – Übersicht aufgesplitteter Lieferungen.
PDF-Archiv – abgelegte Belege im PDF-Format.
Deckungsbeitrag – betriebswirtschaftliche Kennzahlen zum Auftrag.
Auftrag Protokoll: Übersicht
Die Auftragsübersicht zeigt dir die zentralen Kopfdaten des Auftrags im aktuellen Bearbeitungsstatus. Hier siehst du auf einen Blick, welche Dokumente erstellt wurden, welche Versand- und Zahlungsart hinterlegt ist und ob der Auftrag bereits weiterverarbeitet wurde. Vertrieb, Lager und Buchhaltung nutzen diesen Bereich, um zu prüfen, ob alle relevanten Informationen vorliegen und ob der Auftrag für die nächsten Prozessschritte freigegeben ist.
Feldbezeichnung | Beschreibung |
Aktion | Dropdown zur Auswahl einer Aktion (z. B. Auftrag stornieren, kopieren). |
Versand | Aktueller Versandstatus, z. B. "Noch nicht versendet!". |
Kunde | Kundennummer und Name des Kunden. |
Ihre Bestellnummer | Bestellreferenz des Kunden. |
Status | Aktueller Auftragsstatus (z. B. FREIGEGEBEN). |
Zahlweise | Hinterlegte Zahlungsart (z. B. Rechnung). |
Projekt | Zugeordnetes Projekt, z. B. STANDARD. |
Wunschlieferdatum | Vom Kunden gewünschtes Lieferdatum. |
Dokumente | Liste der erzeugten Belege (Lieferschein, Rechnung, Gutschrift, etc.). |
Kundensaldo | Aktueller Saldo des Kundenkontos. |
Internet | Gibt an, ob der Auftrag aus einem Onlineshop kommt. |
Onlineshop | Name oder ID des angebundenen Onlineshops. |
Transaktion | Transaktions-ID bei Shop- oder Payment-Integration. |
Angebot | Referenz auf verknüpftes Angebot. |
Versandart | Hinterlegter Versanddienstleister (z. B. DHL). |
Lieferschein | Nummer oder Status des Lieferscheins. |
Gewicht (netto) | Gesamtgewicht der Lieferung ohne Verpackung. |
Rechnung | Nummer oder Status der Rechnung. |
Gutschrift | Nummer oder Status einer Gutschrift. |
Besteuerung | Steuerstatus des Auftrags (z. B. Inland, EU, Export). |
Produktion | Status, ob eine Produktion angestoßen wurde. |
Bestellung | Status verknüpfter Bestellungen. |
Eigene Umsatzsteuer-ID | Die im Auftrag verwendete Unternehmens-UST-ID. |
Retoure | Status einer möglichen Retourenabwicklung. |
Preisanfrage | Status einer Preisanfrage. |
Tracking | Sendungsverfolgungslink oder Trackingnummer. Zeigt den aktuellen Status des Auftrags im Versandprozess an:
|
Auftrag Protokoll: Anschrift
Auftrag Protokoll: Artikel & Lagerinformationen
In diesem Bereich findest du eine tabellarische Übersicht aller Artikel im Auftrag, inklusive Lagerzuordnung, aktuellem Bestand und reservierter Menge. Fehlbestände werden direkt in der Tabelle visuell hervorgehoben – Positionen, bei denen nicht genug Bestand verfügbar ist, erscheinen in Rot. So kannst du auf einen Blick erkennen, welche Produkte sofort lieferbar sind und bei welchen Nachschub benötigt wird, ohne jede Position einzeln im Artikelstamm prüfen zu müssen.
Diese Ansicht hilft dem Lager und der Disposition, Engpässe frühzeitig zu erkennen, Liefertermine realistisch zu planen und gegebenenfalls Bestellungen oder Umlagerungen rechtzeitig anzustoßen. Die Angaben zur Reservierung zeigen dir außerdem, ob und in welcher Menge die Artikel bereits für diesen Auftrag geblockt sind.
Feldbezeichnung | Beschreibung |
Artikel | Bezeichnung des Artikels. |
Artikelnummer | Interne Artikelnummer in Xentral inkl. Direktlink zum Artikel. |
Menge | Anzahl der bestellten Einheiten. Diese Menge ist im Auftrag verbucht. |
Lager | Lagerstandort, aus dem geliefert wird. |
Reservierung | Reservierte Menge für diesen Auftrag (links: für Kunden reserviert, rechts: global reserviert über alle Aufträge). |
Potentielles Lieferdatum | Voraussichtliches Lieferdatum basierend auf Bestand und Zulauf. |
Auftrag Protokoll: Zahlungseingang
Der Abschnitt Zahlungseingang dokumentiert alle eingegangenen Zahlungen zu diesem Auftrag. Hier siehst du Datum, Belegreferenz, Betrag und den aktuellen offenen Saldo. Dieser Bereich ist besonders wichtig für die Buchhaltung und den Vertrieb, um Zahlungsstatus und eventuelle Außenstände schnell zu prüfen.
Feldbezeichnung | Beschreibung |
Zahlungsdatum | Datum des Zahlungseingangs. |
Belegnummer | Referenz auf den zugehörigen Auftrag oder Beleg. |
Betrag | Höhe der eingegangenen Zahlung. |
Saldo | Aktueller offener Betrag (negativ bei Guthaben). |
Auftrag Protokoll: Historie
Im Protokoll wird jede Änderung am Auftrag chronologisch erfasst – von der Anlage über die Freigabe bis hin zu Versandaktionen und Statusänderungen. So kannst du jederzeit nachvollziehen, wer wann welche Aktion ausgeführt hat. Diese Transparenz ist besonders hilfreich bei Rückfragen aus dem Team oder gegenüber dem Kunden.
Feldbezeichnung | Beschreibung |
Zeit | Datum und Uhrzeit der Aktion. |
Bearbeiter | Benutzer, der die Aktion ausgeführt hat. |
Protokoll | Beschreibung der durchgeführten Änderung. |
Auftrag Protokoll: RMA Prozess
Der RMA-Prozess (Return Merchandise Authorization) bündelt Rückgaben, Reklamationen, Umtausch und Reparaturen zu einem Auftrag in einem eindeutigen Vorgang. Die RMA-Nummer dient als Referenz für Kunde, Lager und Buchhaltung, steuert die Rücksendung, vereinfacht die Kommunikation und stellt korrekte Belege (z. B. Gutschrift/Neulieferung) sowie Bestandsbuchungen sicher. Im Auftragsprotokoll siehst du, ob bereits eine RMA existiert; falls nicht, kannst du sie bei Bedarf direkt aus dem Auftrag anlegen (z. B. Aktionen → RMA anlegen).
Feldbezeichnung | Beschreibung |
Es ist kein RMA-Prozess zu diesem Auftrag vorhanden | Zeigt, ob zu diesem Auftrag ein RMA-Prozess (Return Merchandise Authorization = Retouren-/Reklamationsvorgang) existiert. Aktuell keiner vorhanden. Bei Bedarf über Aktionen → RMA anlegen starten. |
Auftrag Protokoll: PDF Archiv
Das PDF-Archiv listet alle zum Auftrag erzeugten Belege – z. B. Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung oder Gutschrift. Hier kannst du die Dokumente direkt öffnen, herunterladen oder erneut versenden. Dieser Bereich dient als zentrale Ablage für alle auftragsrelevanten Belege, unabhängig davon, in welchem Prozessschritt sie erstellt wurden.
Feldbezeichnung | Beschreibung |
Datum | Datum der Belegerstellung. |
Belegnummer | Nummer des erzeugten Belegs. |
Bearbeiter | Benutzer, der den Beleg erzeugt hat. |
Menü | Aktionen, z. B. PDF öffnen oder herunterladen. |
Auftrag Protokoll: Deckungsbeitrag
Im Abschnitt Deckungsbeitrag werden die wirtschaftlichen Kennzahlen des Auftrags dargestellt. Du siehst hier den Nettodeckungsbeitrag in Euro, den prozentualen Anteil am Umsatz und ggf. die gebuchte Arbeitszeit. Diese Werte helfen dir, die Rentabilität einzelner Aufträge zu bewerten und Entscheidungen zu Preisgestaltung oder Auftragsannahme zu treffen.
Feldbezeichnung | Beschreibung |
Deckungsbeitrag (netto) in EUR | Nettobetrag, der nach Abzug der direkten Kosten verbleibt. |
DB (netto) in % | Prozentualer Anteil des Deckungsbeitrags am Nettoumsatz. |
Gebuchte Zeit in Stunden | Erfasste Arbeitszeit für diesen Auftrag. |