Mit dem Belegeimporter kannst du Belege aus externen Quellen oder anderen Systemen per CSV-Datei direkt in Xentral importieren. Das eignet sich z. B. für den Datentransfer aus einer anderen ERP- oder Buchhaltungssoftware, von Dienstleistern oder externen Abrechnungssystemen – etwa für Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen oder Gutschriften. Der Import wird über einen Prozessstarter ausgeführt, sodass die Belege nach dem Hochladen automatisch im ERP weiterverarbeitet werden können.
Tipp
Wenn du Stammdaten importieren möchtest (z. B. Artikel, Adressen), verwende den CSV-Import (Connect).
Für Shopbestellungen nutze die Standardisierten Connect-Shop-Schnittstellen mit No-Code-Import, um Aufträge direkt und automatisiert zu übernehmen.
Belegeimporter Funktionsumfang
Der Belege Importer unterstützt den Import folgender Belegarten: Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Preisanfragen, Bestellungen, Produktionen, Proforma-Rechnungen, Adressen (dafür ist die Importzentrale besser geeignet).
Anmerkung
Du kannst mehrere Belege in einer CSV-Datei hochladen – jede Zeile entspricht dabei einer Belegposition.
Vielfältige Belegarten importieren: Aufträge, Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Gutschriften, Proforma-Rechnungen u. v. m.
Direkte Kundenzuordnung: Kundennummern oder Lieferantennummern direkt im Import festlegen.
Abweichende Lieferadressen automatisch übernehmen: inkl. Name, Abteilung, Straße, Ort, Postleitzahl und Land.
Komplette Beleg- und Zahlungsdetails importieren: Belegnummern, Wunsch- oder Auslieferungsdatum, Zahlungsweise, Zahlungsziel und Skonto.
Versand- und Lieferbedingungen setzen: Versandart, Lieferbedingung und Belegstatus individuell vorgeben.
Belegverknüpfungen herstellen: z. B. Rechnungen mit Aufträgen oder Lieferscheinen verknüpfen.
Detaillierte Artikelpositionen importieren: Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Preis, Rabatt, Währung, Steuersatz, Herkunftsland, Zolltarifnummer u. v. m.
Flexible Belegstruktur: Gruppierung von Positionen zu einem Beleg per PARENT- und NEW-Logik.
Individuelle Texte einfügen: Freitexte und Kopftexte direkt in den Beleg übernehmen.
Adressdaten komplett anlegen: inkl. Ansprechpartner, Abteilungen, Telefonnummer, E-Mail, USt-IdNr. und Anrede.
Bedienung und Workflow
Die folgenden Schritte zeigen dir den genauen Ablauf von der CSV-Auswahl bis zur Übertragung der Daten ins System.
Schritte im Belegeimporter:
Datei auswählen – Wähle deine vorbereitete CSV-Datei aus.
Belegart festlegen – Bestimme, ob du z. B. Aufträge, Rechnungen oder Gutschriften importierst.
Status zuweisen – Lege fest, welchen Status die Belege nach dem Import haben sollen (z. B. angelegt, freigegeben).
Upload starten – Starte den Importprozess. Optional: Zwischenspeicher leeren – Falls du den Import abbrechen oder Änderungen vornehmen möchtest.
Anmerkung
Im Reiter Formate findest du eine Liste aller möglichen Feldnamen. Die erste Zeile deiner CSV muss exakt diese Spaltenüberschriften enthalten, und es gilt: eine Position = eine Zeile.
Wichtige Felder im Belegeimporter
Die folgende Tabelle listet alle unterstützten Feldbezeichnungen des Belegeimporters mit ihrer jeweiligen Bedeutung auf. Sie dient als Referenz, um deine CSV-Datei korrekt zu strukturieren und sicherzustellen, dass alle Daten den richtigen Feldern im System zugeordnet werden.
Anmerkung
In der ersten Zeile der hochzuladenden CSV-Datei müssen die Spaltenüberschriften gemäß den Felddefinitionen in Xentral stehen. Die Datei muss als CSV mit Semikolon-separierten Werten (;) vorliegen.
Kundennummer fehlt: Xentral legt automatisch eine neue Adresse und einen neuen Kundendatensatz an.
Artikelnummer fehlt: Xentral legt automatisch einen neuen Artikel an.
Steuersatz in Prozent: Entspricht dem Feld Individueller Steuersatz in Xentral.
Tipp
Der Import verändert keine bestehenden Stammdaten. Abweichungen zu gespeicherten Adress- oder Artikeldaten werden nur für den importierten Beleg übernommen.
Feldbezeichnung | Beschreibung |
art | Beleg-Typ (z. B. Auftrag, Angebot, Bestellung, Rechnung, Adresse etc.) |
beleg_belegnr | Manuell vergebene Belegnummer |
beleg_datum | Manuell vergebenes Belegdatum |
beleg_lieferdatum | Manuell vergebenes Wunschlieferdatum |
beleg_tatsaechlicheslieferdatum | Manuelle Auslieferung Lager im Auftrag |
beleg_versandart | Manuell vergebene Versandart |
beleg_status | Manuell vergebener Belegstatus. Ersetzt den beim Dateiupload ausgewählten Status |
beleg_hauptbelegnr | Haupt-Belegnummer, falls Teilauftrag |
beleg_kundennummer / adresse_kundennummer | Kundennummer |
beleg_lieferantennummer | Lieferantennummer |
beleg_name / adresse_name | Name des Kunden |
beleg_abteilung / adresse_abteilung | Abteilung des Kunden |
beleg_unterabteilung / adresse_unterabteilung | Unterabteilung des Kunden |
beleg_adresszusatz / adresse_adresszusatz | Adresszusatz des Kunden |
beleg_ansprechpartner / adresse_ansprechpartner | Ansprechpartner beim Kunden |
beleg_telefon / adresse_telefon | Telefonnummer des Kunden |
beleg_email / adresse_email | E-Mail-Adresse des Kunden |
beleg_land / adresse_land | Land des Kunden (ISO-3166, z. B. DE, AT, FR) |
beleg_strasse / adresse_strasse | Straße inkl. Hausnummer des Kunden |
beleg_plz / adresse_plz | Postleitzahl des Kunden |
beleg_ort / adresse_ort | Ort des Kunden |
beleg_projekt / adresse_projekt | Abkürzung aus Xentral |
beleg_ihrebestellnummer | Bestellnummer / Kommission aus Xentral |
beleg_aktion | Aktionscode aus Xentral |
beleg_internebemerkung | Interne Bemerkung aus Xentral |
beleg_internebezeichnung | Interne Bezeichnung aus Xentral |
beleg_zahlungsweise | Zahlungsweise (Bitte die Spalte "Typ" verwenden) |
beleg_zahlungszieltage | Beleg-Zahlungsziel |
beleg_zahlungszieltageskonto | Beleg-Zahlungsziel Skonto |
beleg_zahlungszielskonto | Beleg-Skonto |
beleg_freitext | Freitext aus Xentral |
beleg_bodyzusatz | Kopftext aus Xentral |
beleg_lieferbedingung | Lieferbedingung aus Xentral |
beleg_art | Belege im Auto-Versand erstellen (Standardauftrag, Lieferung, Rechnung) |
beleg_auftragsnummer | Verknüpfung von Rechnungen und Lieferscheinen mit dem Auftrag |
beleg_rechnungsnumer | Verknüpfung von Aufträgen, Lieferscheinen und Gutschriften mit der Rechnung |
beleg_bearbeiter | Bearbeiter des Beleges |
beleg_sprache | Sprache des Belegs |
beleg_liefername | Abweichende Lieferadresse – Name |
beleg_lieferabteilung | Abweichende Lieferadresse – Abteilung |
beleg_lieferunterabteilung | Abweichende Lieferadresse – Unterabteilung |
beleg_lieferland | Abweichende Lieferadresse – Land |
beleg_lieferstrasse | Abweichende Lieferadresse – Straße |
beleg_lieferort | Abweichende Lieferadresse – Ort |
beleg_lieferplz | Abweichende Lieferadresse – Postleitzahl |
beleg_lieferadresszusatz | Abweichende Lieferadresse – Adresszusatz |
beleg_lieferansprechpartner | Abweichende Lieferadresse – Ansprechpartner |
beleg_abschlagauftrag | Zur Abschlagsrechnung zugehörige Auftragsnummer |
beleg_abschlagauftragbezeichnung | Bezeichnung der Abschlagsrechnung |
beleg_waehrung | Währung (z. B. EUR, USD) |
beleg_bundesstaat | Bundesland / Bundesstaat (ISO-codiert, z. B. BY für Bayern) |
beleg_internet | Shopbestellnummer oder Fremdnummer |
artikel_nummer | Artikelnummer für Position |
artikel_bezeichnung | Bezeichnung für Position |
artikel_beschreibung | Beschreibung für Position |
artikel_menge | Mengenangabe für Position |
artikel_preis | Einzelpreis (netto) für Position |
artikel_preisfuermenge | Preis bezieht sich auf folgende Menge (leer = 1) |
artikel_waehrung | Währung für Position |
artikel_lieferdatum | Lieferdatum für Position |
artikel_sort | Reihenfolge in Positionstabelle |
artikel_umsatzsteuer | Umsatzsteuer (leer = normal, sonst "ermaessigt") |
artikel_steuersatz | Steuersatz |
artikel_einheit | Einheit für Position |
artikel_rabatt | Rabatt für Position (in %) |
artikel_zolltarifnummer | Zolltarifnummer für Position |
artikel_herkunftsland | Herkunftsland für Position |
artikel_artikelnummerkunde | Artikelnummer beim Kunden |
artikel_freifeld1 – artikel_freifeld10 | Freifelder 1 bis 10 |
adresse_typ | Anrede des Kunden (firma, herr, frau) |
adresse_ustid | USt-IdNr. des Kunden |
adresse_anschreiben | Anschreiben bei Kunde |
adresse_freifeld1 – adresse_freifeld20 | Freifelder 1 bis 20 |
Schlüsselworte für dynamische Belegnummern (Belegeimporter)
Der Belegeimporter kennt zwei besondere Steuerworte:
NEW – Erstellt eine neue Belegnummer auf Basis der Belegart. Beispiel: Jede Zeile mit NEW erzeugt einen neuen Beleg.
Achtung
Keine Mischung mit festen Belegnummern in derselben Datei!
PARENT – Nutzt die Belegnummer der vorherigen Zeile, um mehrere Positionen zu einem Beleg zu gruppieren.
Anmerkung
Wenn die erste Zeile PARENT ist - also keine Belegnummer mitgegeben wird - wird automatisch NEW verwendet.
Beispielstruktur (Belegeimporter)
Beispiel:
beleg_belegnr;beleg_kundennummer;artikel_bezeichnung;artikel_nummer;artikel_preis;artikel_menge 203567;10456;Artikel A;A_100001;19.90;1 PARENT;10456;Artikel B;A_100002;29.90;2 NEW;10456;Artikel C;A_100003;15.50;1
203567 = erste Belegnummer (z.B. Rechnung oder Auftrag).
PARENT = Artikel B wird dem vorherigen Beleg zugeordnet (gleiche Belegnummer wie Artikel A).
NEW = erstellt einen neuen Beleg für Artikel C.
10456 = Kundennummer.
A_100001 / A_100002 = Artikelnummern aus deinem Beispiel.
Die erzeugte Belegstruktur basierend auf dem CSV-Beispiel:
Beleg 203567 - Artikel A (A_100001, 19.90 €, Menge 1) - Artikel B (A_100002, 29.90 €, Menge 2) Beleg 30001 (neu erstellt durch NEW) - Artikel C (A_100003, 15.50 €, Menge 1)
So funktioniert’s:
Der erste Artikel bestimmt den Startbeleg (203567).
PARENT hängt den nächsten Artikel an denselben Beleg an.
NEW startet einen komplett neuen Beleg mit einer automatisch vergebenen Nummer (hier z. B. 30001).
Hinweis
Hinweis zu NEW: Nach der ersten Zeile mit NEW dürfen keine statischen Belegnummern mehr folgen – sonst landen Positionen auf falschen Belegen.
Status 'angelegt': Wenn der Zielstatus 'angelegt' ist, wird jede Belegnummer ≠ PARENT als NEW behandelt; die temporären ENTWURF_X_-Nummern dienen nur der Zuordnung und werden beim finalen Import verworfen.
PARENT in der ersten Zeile: Wird wie NEW behandelt (es wird eine neue Belegnummer erzeugt).
CSV-Struktur: Eine Position = eine Zeile; die erste Zeile enthält exakt die Feldnamen (aus dem Reiter Formate).
Voransicht & Freigabe: Nach Upload Zuweisungen prüfen und erst dann auf „Belege jetzt importieren“ klicken..
Stammdaten bleiben unverändert: Abweichungen zu Artikel-/Adress-Stammdaten werden rot angezeigt und gelten nur für den importierten Beleg.
Prozessstarter: Der Import wird über einen Prozessstarter ausgeführt – dieser muss aktiv laufen, sonst werden die hochgeladenen Belege nicht verarbeitet.
Best Practices für den Import (Belegeimporter)
Vorher CSV in Excel oder LibreOffice prüfen, um Formatfehler zu vermeiden.
Immer die offiziellen Feldnamen aus dem Reiter Formate verwenden.
Bei vielen Belegen den Import zunächst mit einer kleinen Testdatei durchführen.
Prozessstarter beim Import regelmäßig überwachen - checken, um sicherzustellen, dass der Import läuft.
Achtung
Technischer Hinweis zu großen Datenmengen:
Für sehr hohe Beleg- und Positionsvolumina empfiehlt sich die Verarbeitung über die Xentral API, die Shop-Importer oder das Übertragungsmodul (3PL). Der Belegeimporter ist nicht für High-Volume-Datenimporte optimiert.