Mit dem Xentral-Modul Kopie Belege Empfänger kannst du gezielt automatisch Kopien von Belegen (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Angebote) an E-Mail-Adressen oder Drucker versenden – vollständig ohne manuelle Zwischenschritte.
Beispiel aus der Praxis: Ein Lieferschein kann automatisch an einen Drucker im Lager geschickt werden, sobald der Beleg erzeugt wird – ohne dass ein Arbeitsplatz mit Xentral im Lager vorhanden sein muss. Genauso kann eine Kopie der Rechnung automatisiert an die Buchhaltung oder ein externes System geschickt werden.
Funktionen im Überblick
Kopie - Versand per E-Mail
Absenderadresse: Wird aus der Standard-E-Mail-Adresse unter Einstellungen > System > Grundeinstellungen > E-Mail gezogen.
Absendername: Wird aus dem Feld „Name“ in denselben E-Mail-Einstellungen übernommen. Ist dieses leer, wird der Firmenname verwendet.
Kopie - Versand an Drucker
Es stehen ausschließlich Standarddrucker zur Auswahl (keine Faxgeräte oder Etikettendrucker).
Belege werden direkt ohne Benutzerinteraktion auf dem Zielgerät gedruckt.
Unterstützte Belegtypen
Du kannst das automatische Versenden für folgende Belege aktivieren:
Angebot
Auftrag
Rechnung
Gutschrift
Lieferschein
Proformarechnung
Einstellungen
Die Einstellungen erreichst du über den Button „+NEU“, um einen neuen Empfänger anzulegen. Im Dialog kannst du Folgendes konfigurieren:
Belegkonfiguration:
Feldbezeichnung | Beschreibung |
Belegtyp | Auswahl des zu überwachenden Belegtyps (z. B. Rechnung, Lieferschein) |
Art | Versandart: E-Mail oder Drucker |
Nur bei Autoversand | Beleg wird nur dann gesendet, wenn Xentral ihn automatisch versendet |
Empfänger E-Mail-Adresse | Zieladresse für die E-Mail (nur bei Versandart E-Mail) |
Empfänger Name | Interner Name zur besseren Zuordnung (z. B. „Lagerdrucker Nord“) |
Aktiv | Checkbox zum Aktivieren oder Deaktivieren der Konfiguration |
Filtermöglichkeiten für gezielten Versand
Projektfilter
Bezieht sich auf das im Beleg hinterlegte Projekt.
Es stehen alle Projekte zur Auswahl, für die du entsprechende Rechte hast.
Ist kein Projekt angegeben, gilt die Konfiguration für alle Projekte.
Adressfilter
Bezieht sich auf die Adresse (z. B. Kunde oder Lieferant) im Beleg.
Auswahl ist auf Adressen beschränkt, die im Kontext von Projekten stehen, auf die du Zugriff hast.
Ohne Adressangabe gilt die Regelung für alle Belege, unabhängig vom Adressaten.
Hinweis
Beispiel: Mit dem Modul kannst du z. B. alle Rechnungen automatisch an den Steuerberater per E-Mail senden oder alle Angebote an eine zentrale Archivadresse weiterleiten – ganz ohne manuelles Eingreifen.