Überblick
Mit der hier beschriebenen Funktion importierst du Artikel in Xentral: Stammdaten, Beschreibungstexte, Herstellerangaben, Abmessungen, Lager-/Produktionseinstellungen, Verkaufs- und Einkaufspreise, Bilder und Varianten.
Anmerkung
Möchtest du zu bereits bestehenden Artikeln nur einzelne Daten ergänzen oder aktualisieren, statt den vollständigen Artikel-Stammdatensatz zu importieren, nutze dafür den passenden spezifischen Datentyp: Verkaufspreise, Einkaufspreise, Medien, Stückliste, Freifelder, Fremdnummern, Artikel Online-Shops, Artikel Kategorie Zuordnungen, Tag-Zuweisungen oder Crosssellings.
Der Datentyp Artikel hat die Datenstruktur "Einfache Liste": Jede Zeile deiner CSV-Datei entspricht einem Artikel. Mehrere Feldgruppen wiederholen sich zwar innerhalb einer Zeile, aber nur bis zu einer festen Spaltenanzahl, nicht durch zusätzliche Zeilen:
Feldgruppe | Limit je Zeile | Beispielspalten |
Verkaufspreise | 3 Stufen | Verkaufspreis (VK) 1/2/3 Netto |
Einkaufspreise | 3 Stufen | Einkaufspreis (EK) 1/2/3 Netto |
Bilder | 5 Bilder | Bild 1–5 URL |
Matrixoptionen | 10 Options-Paare | Matrix 1–10 Gruppe / Option |
Varianten funktionieren anders: Eine Variante ist weiterhin nur eine Zeile, die über ein Feld mit ihrem übergeordneten Artikel verknüpft wird (siehe Varianten & Matrixoptionen). Der Gruppenbezeichner-Mechanismus kommt hier nicht zum Einsatz.
Voraussetzungen
Hinweise zum Import
Die Zeile des übergeordneten Artikels muss in derselben Datei enthalten sein wie die Varianten-Zeilen — es reicht nicht, dass der übergeordnete Artikel bereits in Xentral existiert (siehe Varianten & Matrixoptionen).
Formatierungsregeln
Halte dich an folgende Formatierungsregeln, um ein reibungsloses Mapping zu gewährleisten:
Typ | Format | Beispiel |
Preise / Dezimalzahlen | Punkt als Dezimaltrennzeichen | 2.59 für 2,59 € |
Datum | JJJJ-MM-TT | 2026-05-01 |
CSV-Trennzeichen | Semikolon oder Komma, einstellbar | ; oder , |
Arbeiten mit IDs
Manchmal ist es notwendig oder sinnvoll, beim Import eine ID zu nutzen, wobei diese eine echte Referenz zur Datenbank darstellt und keine Nummer oder Bezeichnung ist.
Anmerkung
Beachte, dass hier eine eindeutige Datenbank-ID gemeint ist, die nicht mit einer Nummer oder Bezeichnung verwechselt werden darf.
Um die ID eines Datensatzes zu ermitteln, benötigst du nur zwei Schritte:
Öffne den Datensatz, dessen ID du herausfinden möchtest.
Lies die ID in der URL ab.
Stammdaten
Grundlegende Identifikations- und Statusfelder. Diese werden einmal je Zeile gelesen — sie wiederholen sich nicht.
Feld | Pflichtfeld | Hinweise |
Artikel Nr. | Ja | Muss eindeutig sein. Eine Zeile ohne Artikelnummer schlägt mit einem Fehler fehl. Existiert bereits ein Artikel mit dieser Nummer, aktualisiert Xentral ihn; sonst legt Xentral einen neuen an. |
Artikel (DE) | Nein | – |
EAN Nr. / Barcode | Nein | – |
Herkunftsland | Nein | ISO-Ländercode |
Umsatzsteuer | Nein | – |
Zolltarifnummer | Nein | – |
Projekt ID | Nein | – |
Artikelkategorie ID | Nein | – |
Pseudo Preis / UVP | Nein | – |
Artikel inaktiv | Nein | true / false |
Sperre aktiv | Nein | true / false |
Beschreibungen, Hersteller, Abmessungen
Feld |
Kurztext (DE) |
Artikelbeschreibung (DE) |
Online-Shop Texte Artikelbeschreibung (DE) |
Hersteller |
Hersteller Nr. |
Herstellerlink |
Gewicht (in kg) |
Nettogewicht (in kg) |
Breite (in cm) |
Höhe (in cm) |
Länge (in cm) |
Lager & Produktion
Feld | Hinweise |
Lagerartikel | true / false |
Min. Bestellmenge | – |
Min. Lagermenge | – |
Chargenverwaltung | true / false |
Mindesthaltbarkeitsdatum | true / false |
Stückliste | true / false |
Just-In-Time Stückliste | true / false |
Einzelpos. bei Stückliste ausblenden | true / false |
Produktionsartikel | true / false |
Seriennummern | – |
Artikel ausverkauft | true / false |
Restmenge (Abverkauf) | true / false |
Pseudo Lagerzahl | – |
Lieferzeittext manuell | – |
Inventur Sperre | true / false |
Verkaufspreise (bis zu 3 Stufen)
Jede Stufe (1, 2, 3) ist ein eigener Spaltensatz. Fülle zuerst Stufe 1 aus; füge Stufe 2 oder 3 nur hinzu, wenn du für diesen Artikel tatsächlich mehrere Preisstufen hast, zum Beispiel Mengenrabatte.
Feld (Stufe 1 gezeigt, 2 und 3 folgen demselben Muster) | Pflichtfeld | Hinweise |
Verkaufspreis (VK) 1 Netto | Nein | Ein Preis ist je Stufe optional, siehe nächste Spalte. |
Verkaufspreis (VK) 1 Währung | Pflicht, wenn Nettopreis gesetzt | – |
Verkaufspreis (VK) 1 Menge | Nein | Die Menge, ab der diese Preisstufe gilt. |
Einkaufspreise (bis zu 3 Stufen)
Feld (Stufe 1 gezeigt, 2 und 3 folgen demselben Muster) | Pflichtfeld | Hinweise |
Einkaufspreis (EK) 1 Netto | Nein | – |
Einkaufspreis (EK) 1 Währung | Nein | – |
Einkaufspreis (EK) 1 Menge | Nein | Die Menge, ab der diese Preisstufe gilt. |
Einkaufspreis (EK) 1 Lieferant ID | Nein | Bestehende Xentral-Lieferanten-ID, zu der dieser Preis gehört. |
Bilder (bis zu 5)
Feld (Bild 1 gezeigt, 2–5 folgen demselben Muster) | Pflichtfeld | Hinweise |
Bild 1 URL | Ja, um dieses Bild einzubinden | Hier befindet sich die Quelldatei für das Bild. Nicht unterstützte Dateitypen überspringt Xentral mit einer Warnung. |
Bild 1 Titel | Nein | – |
Bild 1 Beschreibung | Nein | – |
Varianten & Matrixoptionen (bis zu 10 Options-Paare)
Damit importierst du Artikel, die in mehreren Ausprägungen vorkommen, zum Beispiel Farbe oder Größe.
Feld | Pflichtfeld | Hinweise |
ist Variante | Nein | Auf true setzen bei Zeilen, die eine konkrete Variante darstellen, z. B. "Rot, Größe M". |
Variante von Artikel | Ja, bei Varianten-Zeilen | Die Artikelnummer des übergeordneten Artikels, zu dem diese Variante gehört. |
Matrix 1–10 Gruppe (z. B. "Farbe") | Pflicht zusammen mit dem passenden Wert | Nur bei Varianten-Zeilen nötig — siehe unten. |
Matrix 1–10 Option (z. B. "Rot") | Pflicht zusammen mit der passenden Gruppe | Nur bei Varianten-Zeilen nötig — siehe unten. |
Wichtig
Der übergeordnete Artikel muss als eigene Zeile in derselben CSV-Datei enthalten sein wie seine Varianten — mit eigener Artikelnummer. Das gilt auch, wenn dieser übergeordnete Artikel bereits in Xentral existiert: Fehlt seine Zeile in der Datei, importiert Xentral keine Variante, die über "Variante von Artikel" auf ihn verweist.
Nur Varianten-Zeilen brauchen die Matrixoptions-Spalten ausgefüllt — ein Gruppe/Option-Paar je Optionsachse, zum Beispiel Matrix 1 Gruppe = "Farbe", Matrix 1 Option = "Rot". Die Zeile des übergeordneten Artikels selbst braucht keine Matrixoptions-Spalten; Xentral erkennt ihn als übergeordnet, weil andere Zeilen auf ihn verweisen.
Eine Varianten-Zeile ganz ohne Matrixoptions-Werte lehnt Xentral mit einem Fehler ab ("hat keine Optionen und wird nicht importiert").
Gruppenname und Optionswert musst du für eine Stufe immer zusammen angeben — nur einen der beiden auszufüllen ist ein unvollständiger Eintrag.
Schritt 1: Allgemein
Du findest den CSV-Import im Menü Automatisierung > CSV-Import. Klicke dort auf + Hinzufügen, um den Import-Assistenten zu starten.
Du befindest dich zunächst im Teil Allgemein. Dort legst du fest:
Datentyp: Der Datentyp, den du importieren möchtest.
Name: Damit du den Import später wiederfindest und wiederverwenden kannst.
Beschreibung: Optional.
Import-Modus: Einmalig oder Wiederkehrend.
Einmaliger Import
Wähle diesen Modus, wenn du eine Datei einmalig, z. B. bei erstmaliger Einrichtung des Systems oder einer Funktion, hochladen möchtest. Der Import wird einmalig manuell ausgeführt: Du lädst dafür eine Datei hoch und startest den Import selbst.
Wiederkehrender Import
Wähle diesen Modus, wenn der Import regelmäßig automatisch ausgeführt werden soll, ohne dass du die Datei jedes Mal manuell hochlädst. Xentral holt sich die Datei stattdessen selbstständig von einem FTP-Server ab. Zusätzlich zu den Feldern im Abschnitt Allgemein legst du bei wiederkehrenden Importen fest:
Zeitplan:
Hier definierst du, wann der Import automatisch ausgeführt wird.
Intervall: Stündlich, Täglich, Wöchentlich oder Monatlich.
Wochentage: Bei Täglich oder Wöchentlich wählst du einen oder mehrere Wochentage aus, an denen der Import laufen soll.
Uhrzeit: Die Uhrzeit, zu der der Import gestartet wird.
Xentral zeigt dir direkt an, wann der nächste Lauf stattfindet.
FTP-Verbindung:
Dieser Abschnitt definiert, woher Xentral die Datei holt und was danach mit ihr passiert.
FTP-Server: Wähle einen bereits hinterlegten FTP-Server aus oder lege über + Neuer Server einen neuen an.
Dateiname: Der Dateiname bzw. ein Muster dafür. Verwende einen Stern (*) als Platzhalter für beliebige Zeichen, zum Beispiel preise_*, um sowohl preise_2024 als auch preise_alt zu finden.
Dateien auflisten: Zeigt dir die auf dem FTP-Server gefundenen Dateien an, die auf dein Muster passen. Wähle daraus die Datei aus, die du importieren möchtest.
Archivierungsstrategie: Legt fest, was mit der Datei auf dem FTP-Server nach einem erfolgreichen Import passiert:
Behalten: Die Datei verbleibt nach dem Import an derselben Stelle.
Archivieren: (empfohlen) Die Datei wird nach dem Import in einen Archiv-Ordner verschoben.
Löschen: Die Datei wird nach dem Import gelöscht.
Klicke auf Weiter, um mit der Konfiguration fortzufahren.
Schritt 2: Konfiguration
Nachdem du im Assistenten auf Weiter geklickt hast, befindest du dich im Teil Konfiguration. Hier legst du fest, wie jeder Teilbereich synchronisiert wird. Diese Einstellungen gelten für den gesamten Import, nicht je Zeile:
Projekt: Das Standardprojekt für importierte Artikel, falls zutreffend.
Verkaufs- und Einkaufspreise bieten jeweils dieselben vier Schalter:
Verkaufs-/Einkaufspreise importieren: Hauptschalter für diesen Preistyp.
Neue Preise anlegen, die nur in deiner Quelle bestehen: Fügt Preise hinzu, die Xentral noch nicht kennt.
Bestehende Preise aktualisieren, die sowohl in deiner Quelle als auch in Xentral gepflegt sind: Überschreibt passende Preise.
Bestehende Preise invalidieren und neu anlegen statt aktualisieren: Behält eine Preishistorie in Xentral bei, indem Xentral den alten Preis schließt (gültig bis gestern) und einen neuen anlegt, statt ihn zu überschreiben.
Preise invalidieren, die nur in Xentral bestehen, nicht in deiner Quelle: Schließt Preise aus Xentral, die nicht in deiner CSV-Datei enthalten sind.
Wichtig
Ob ein Verkaufspreis bereits existiert, ermittelt Xentral anhand der Kombination aus Kundengruppe, Währung, Quantität und Gültigkeit. Weicht einer dieser Werte von deiner Datei ab, behandelt Xentral ihn als neuen Preis statt einen bestehenden zu aktualisieren. Einen Einkaufspreis gleicht Xentral anhand der Kombination aus Währung, Quantität, Gültigkeit und Lieferant ab.
Bei Bildern stehen zur Verfügung:
Bilder importieren: Hauptschalter, der steuert, ob Bilder überhaupt importiert werden.
Update-Strategie: Legt fest, wie Xentral mit Bildern aus deiner Datei umgeht:
Anlegen und Aktualisieren: Neue Bilder werden hinzugefügt, bestehende Bilder werden aktualisiert.
Nur Aktualisieren: Nur bestehende Bilder werden aktualisiert; neue Bilder werden nicht angelegt.
Nur Anlegen: Nur neue Bilder werden angelegt; bestehende Bilder bleiben unverändert.
Vorhandene Bilder löschen, wenn nicht in der Quelle: Entfernt Bilder aus Xentral, die nicht in deiner CSV-Datei enthalten sind.
Klicke auf Weiter, um mit dem Datei-Upload fortzufahren.
Schritt 3: Datei hochladen
Nachdem du im Assistenten auf Weiter geklickt hast, befindest du dich im Teil Datei hochladen. Lade deine vorbereitete CSV-Datei hoch. Danach siehst du:
Hinweis
Eine CSV-Datei darf maximal 64MB groß sein und 50.000 Datensätze enthalten. Diese Begrenzung stellt einen performanten Import sicher. Möchtest du mehr Daten importieren, teile sie auf mehrere Dateien auf und importiere diese nacheinander.
Erweiterte Einstellungen: Passe Trennzeichen, Textbegrenzer oder Encoding an, falls deine Datei nicht korrekt angezeigt wird.
KI-Funktionen: Aktiviere diesen Schalter, um KI-gestütztes Mapping, KI-gestützte Transformationen und den KI-Chat für diesen Import nutzen zu können.
Mapping übernehmen: Aktiviere diesen Schalter, um bestehende Zuordnungen aus der Import-/Exportzentrale zu übernehmen.
Vorschau: Xentral zeigt dir die eingelesenen Zeilen und Spalten deiner Datei, bevor du mit dem Mapping beginnst.
Klicke auf Mit dem Mapping starten, um fortzufahren.
Schritt 4: Mapping durchführen
Xentral zeigt dir alle Felder, die für den gewählten Datentyp zur Verfügung stehen, mit denselben Bezeichnungen, die du auch sonst in Xentral siehst.
Wichtig
Hast du beim Datei-Upload die KI-Funktionen aktiviert, schlägt Xentral automatisch per KI ein Mapping zwischen den Spalten deiner Datei und den Xentral-Feldern vor. Die Meldung "Die KI hat die Feldzuordnungen automatisch vorgeschlagen. Prüfe sie und passe sie bei Bedarf an." zeigt dir, dass der Vorschlag bereit ist. Du musst die Spalten in diesem Fall nicht von Hand zuordnen — prüfe das vorgeschlagene Mapping und passe es bei Bedarf an, bevor du fortfährst.
Neben jedem Spaltentitel stehen dir zwei Schaltflächen zur Verfügung:
(1) Spaltenzuordnung: Klicke darauf, um der Spalte ein Feld aus deiner CSV-Datei zuzuordnen oder einen benutzerdefinierten Text festzulegen.
(2) Transformer: Klicke darauf, um die Daten dieser Spalte vor dem Import anzupassen oder zu bereinigen.
Spaltenzuordnung setzen und ändern
Klicke auf (1), um der Tabellenspalte eine andere Spalte deiner CSV-Datei zuzuordnen. Suche im sich öffnenden Fenster nach der gewünschten CSV-Spalte oder wähle am Ende der Liste Benutzerdefinierter Text aus, um stattdessen einen festen Wert einzutragen, zum Beispiel wenn deine CSV-Datei keine passende Spalte dafür enthält. Die erfolgte Zuordnung wird dir in der Vorschau angezeigt.
Zeilen mit einem Validierungsproblem werden markiert, damit du sie vor Abschluss des Imports korrigieren kannst.
Daten transformieren
Klicke auf (2), um den Transformer für diese Spalte zu öffnen. Die Anzahl bereits aktiver Regeln siehst du direkt im Titel des Transformers. Dir stehen drei Reiter zur Verfügung:
KI: Beschreibe in eigenen Worten, was mit den Daten passieren soll, zum Beispiel „Leerzeichen entfernen und -DE anhängen", und klicke auf Vorschlagen — die KI erstellt dir daraus passende Regeln. Diesen Reiter siehst du nur, wenn du beim Datei-Upload die KI-Funktionen aktiviert hast.
Editor: Lege eine oder mehrere Regeln manuell fest und wähle je Regel einen Regeltyp aus. Über Regel hinzufügen ergänzt du bei Bedarf weitere Regeln — so kombinierst du mehrere Änderungen bzw. Ersetzungen.
HTML entfernen: Entfernt HTML-Tags aus einem String.
Tipp
Beispiel: Der Inhalt des Feldes ist "<p>Text</p>", nach dem Transformieren ist er noch "Text".
Leerzeichen entfernen: Entfernt Leerzeichen, die vor oder nach dem Inhalt stehen (nicht innerhalb der Zeichenkette).
Text ersetzen: Ersetzt eine beliebige Zeichenkette durch eine andere. So kannst du z. B. auch Leerzeichen innerhalb einer Zeichenkette entfernen.
Feld anhängen: Hängt eine bestimmte Zeichenfolge an die im Feld vorhandenen Daten an.
Wert festlegen: Trägt einen festen Wert in die Spalte ein.
Bedingung: Lässt Daten anhand einer vorgegebenen Bedingung eintragen.
Tipp
Beispiel: "WENN die Artikelnummer das Präfix 'SW' hat, DANN trage in den Verkaufspreis den Wert 0 ein."
JSON: Trage oder bearbeite die Regeln direkt im JSON-Format, zum Beispiel um ein bestehendes Regelwerk einzufügen. Über Erklären lässt du dir ein bestehendes Regelwerk von der KI in Textform erklären.
Bestätige deine Regeln mit Übernehmen. Die Vorschau zeigt dir die angepassten Daten, wie sie in Xentral übernommen werden. Um Regeln später zu ändern oder zu entfernen, öffne den Transformer über (2) erneut.
Daten überschreiben
Ergänzend zur regelbasierten Transformation kannst du einzelne Datensätze auch manuell anpassen. Doppelklicke dazu in das zu ändernde Datenfeld, trage den Zielwert ein und bestätige mit der Eingabetaste oder dem grünen Haken.
Eine solche Änderung kannst du per Klick auf den Zurück-Pfeil wieder zurücksetzen.
Warnung
Beachte unbedingt: Leere Zellen in deiner CSV-Datei überschreiben bestehende Daten in Xentral und löschen diese somit im System. Stelle sicher, dass die Importdatei entweder nur die Spalten enthält, die du tatsächlich aktualisieren willst, dass du das Mapping nur für Spalten vornimmst, die angepasst werden sollen, oder dass alle vorhandenen Zellen mit den korrekten Werten gefüllt sind.
Schritt 5: Import starten
Sobald dein Mapping keine blockierenden Probleme mehr aufweist, klicke auf Abschließen. Xentral führt eine Datenvalidierung durch. Wurden keine invaliden Daten gefunden, erhältst du eine grüne Erfolgsmeldung und kannst mit Import starten bestätigen:
Wichtig
Sind einzelne Datenfelder noch nicht ausreichend zugeordnet, erhältst du stattdessen eine rote Meldung. Brich in diesem Fall ab und korrigiere die genannten Datensätze, bevor du es erneut versuchst.
Der Import läuft im Hintergrund, du kannst die Seite also schließen.
Kehre jederzeit zur CSV-Import-Übersicht zurück, um den Fortschritt und das Reporting je Zeile zu verfolgen, inklusive etwaiger Fehler- oder Warnmeldungen.
Anmerkung
Trittst du beim Import auf eine Fehler- oder Warnmeldung, findest du Ursache und Abhilfe im Artikel CSV-Import Fehlermeldungen und Abhilfe.
Import-Ergebnis
Wie bei anderen Datentypen prüfst du nach dem Import das Reporting des CSV-Imports. Typische Ergebnisse:
Status | Bedeutung |
Importiert | Der Artikel und alle aktivierten Teilbereiche — Preise, Bilder, Varianten — wurden ohne Probleme angelegt oder aktualisiert. |
Importfehler | Meist liegt das an einer fehlenden Artikelnummer, einer Variante mit nicht auflösbarem Vaterartikel oder ungültigen Matrixoptionen. Auch Fehler aus Teilbereichen, wie etwa ein nicht unterstützter Bildtyp, können die Ursache sein. |