The translation module in Xentral
The translation module in Xentral simplifies communication between you and your customers. The module allows you to create and customize individual translations for each language.
You can link the languages to the customer afterwards. This way, you can create quotes, orders, invoices and other receipts in the respective customer language and send them to your customers.
English translation of documents
In the General Settings > Receipts > Translations menu, documents such as offer, sales order, invoice, delivery note, credit note and purchase order can be translated into English.
Overview of translated texts
The overview of the texts used can be found under General Settings > Receipts > Translations.
In this overview, only the texts that are in use appear.
Click on +NEW to create a new text block
The language can be set to English or other supported languages (see menu item below)
Creating a document and accessing the PDF
All texts that are in use appear in the list of translations and can be modified there
Red text fields: There is no translation or only one default translation here
Click the pencil icon to edit a text.
Enter the texts to be translated in the first field.
Then click on Save at the bottom right.
Supported languages
German
English
French
Dutch
Italian
Spanish
Available variables
Sales order
order_name_processor
order_designation_sales
order_name_order number
order_header
order_footer
Offer
offer_header
document_offer
document_offer_request
document_order_offer number
offer_footer
Offer
rechnung_header
rechnung_footer
For the payment status
With the variable {PAYMENTSTATUS} you can output the payment status in the text templates.
Open and Paid can then be translated as follows:
gutschrift_header
gutschrift_footer
Credit note
gutschrift_header
gutschrift_footer
Delivery note
Delivery note_header
Delivery note_footer
Ordering
order_header
order_footer
Pro-forma invoice
proformainvoice_header
proformainvoice_footer
Proof of work
proof of work_header
proof of work_footer
Commission credit
commission credit_header
commission credit_footer
Document (general settings)
Global list
dokument_menge
document_article number
document_article
Document_total
dokument_mwst
dokument_zzglmwst
document_individual
dokument_stueck
Document_totalnet
document_page
document_pageby
dokument_datum
document_offer_request
document_offer
document_job
document_invoice_delivery
document_contact person
document_invoice date
document_invoice
document_draft
document_invoice_copy
document_order_order confirmation
document_order date
document_partslist
document_proformainvoice until 16.1
designation order replacement from 16.2
document_delivery date
document_delivery note
document_order
document_order_offer number
document_order_oursecond number
document_order date
document_order_purchase
document_order_noitem number
document_order_order number
document_order_confirmation
document_delivery date_immediately
document_order_our article number
document_order_quantityinvpe
document_payment_invoice_anab
dokument_rabatt
dokument_gutschrift
dokument_stueck
dokument_gesamt_total
document_position
document_staffelpreis_von (from 19.1)
document_staffelpreis_pct (from 19.1)
Document type Labeling
document_offer
document_job
document_invoice
dokument_gutschrift
name cancellation invoice (→ for “cancellation invoice/invoice correction”)
document_delivery note
document_order
Other
payment_invoice_en
Designation customer number
eu_delivery_note
export_delivery_note
designation cancellation invoice
payment_invoice_immediate_de
payment_advance_de
document_payment_invoice_anab
Other (e.g. customs tariff number)
document_customs tariff number
document_country of origin
Further examples
Examples of variable names
Most used variables
document_invoice_title: Label of the invoice document → EN:Invoice, EN:Invoice
document_position: Table Label Position Column → DE:Pos, EN:Pos
document_article number: Table Label Article Number Column → EN:Article No, EN:Article No
document_article: Table Label Article Description Column → EN:Article, EN:Description
document_delivery date: Table label Delivery date column → DE: Delivery date, EN: Shipment date
dokument_menge: Table Label Quantity Column → DE:Quantity, EN: Qty
document_total: Table label Total column → DE: Total, EN: Amount
dokument_mwst: Table label VAT column → DE: MwSt., EN: Vat
document_piece: Table label Unit price → DE: Stck, EN: Unit price
document_page: Label for document page → DE: Page, EN: Page
order_designation_sales: Labeling for Sales → DE: Sales, EN: Sales Agent
document_reminder1: Label for dunning document → DE: 1. Reminder, EN: 1st Demand Note
Adjusting the variables of documents
As described in the following example, you can customize the identifiers or variables of your documents using the translation tool.
At this point, the column identifier “VAT” of the article table should be replaced by “VAT”.
To swap identifiers, search for the relevant variable in the translation tool (the module can be found in the search field by typing "translations"). There, the desired word is entered in the search field, in this case "VAT".
In this case, this is {document_mwst}. Click on the pen icon on the right to edit.
Swap the value “VAT” with “VAT” in the German translation of the variable.
Then check the document preview to see if the change has been applied by the system.
Text blocks / field names
You can edit the displayed texts in the documents such as offer, invoice, sales order, delivery note, credit note and purchase order. For this purpose, a text must be defined in the Translations module for the corresponding text module. If no text exists, the default text described here is used.
dokument_rechnung_titel (deutsch) = "Rechnung";dokument_rechnung_titel (englisch) = "Invoice";dokument_position (deutsch) = "Pos";dokument_position (englisch) = "Pos";dokument_artikelnummer (deutsch) = "Artikelnr";dokument_artikelnummer (englisch) = "Article No";dokument_artikel (deutsch) = "Artikel";dokument_artikel (englisch) = "Description";dokument_menge (deutsch) = "Menge";dokument_menge (englisch) = "Qty";dokument_gesamt (deutsch) = "Gesamt";dokument_gesamt (englisch) = "Amount";dokument_mwst (deutsch) = "MwSt.";dokument_mwst (englisch) = "Vat";dokument_zzglmwst (deutsch) = "zzgl. MwSt.";dokument_zzglmwst (englisch) = "excl. Vat";dokument_inklmwst (deutsch) = "inkl. MwSt.";dokument_inklmwst (englisch) = "incl. Vat";dokument_rabatt (deutsch) = "Rabatt";dokument_rabatt (englisch) = "Discount";dokument_stueck (deutsch) = "Stck";dokument_stueck (englisch) = "Unit price";dokument_einzel (deutsch) = "Einzel";dokument_einzel (englisch) = "Unit price";dokument_einheit (deutsch) = "Einheit";dokument_einheit (englisch) = "Unit";dokument_gesamtnetto (deutsch) = "Gesamt netto";dokument_gesamtnetto (englisch) = "Net total";dokument_seite (deutsch) = "Seite";dokument_seite (englisch) = "Page";dokument_seitevon (deutsch) = "von";dokument_seitevon (englisch) = "of";dokument_datum (deutsch) = "Datum";dokument_datum (englisch) = "Date";dokument_angebot_anfrage (deutsch) = "Ihre Anfrage";dokument_angebot_anfrage (englisch) = "Your request";dokument_angebot (deutsch) = "Angebot";dokument_angebot (englisch) = "Quote";dokument_bestellung (deutsch) = "Bestellung";dokument_bestellung (englisch) = "Order";dokument_bestellung_angebotnummer (deutsch) = "Ihr Angebot";dokument_bestellung_angebotnummer (englisch) = "Your Quote";dokument_bestellung_unserekundennummer (deutsch) = "Unsere Kunden-Nr.";dokument_bestellung_unserekundennummer (englisch) = "Our Customer No.";dokument_bestelldatum (deutsch) = "Bestelldatum";dokument_bestelldatum (englisch) = "Order date";dokument_bestellung_einkauf (deutsch) = "Einkauf";dokument_bestellung_einkauf (englisch) = "Purchaser";dokument_bestellung_keineartikelnummer (deutsch) = "siehe Artikel-Nr.";dokument_bestellung_keineartikelnummer (englisch) = "see Article No.";dokument_lieferdatum_sofort (deutsch) = "sofort";dokument_lieferdatum_sofort (englisch) = "immediately";dokument_bestellung_unsereartikelnummer (deutsch) = "Unsere Artikel-Nr.";dokument_bestellung_unsereartikelnummer (englisch) = "Our Article No.";dokument_bestellung_bestellnummer (deutsch) = "Best-Nr.";dokument_bestellung_bestellnummer (englisch) = "Order No.";dokument_bestellung_mengeinvpe (deutsch) = "Menge in VPE";dokument_bestellung_mengeinvpe (englisch) = "Packaging unit";dokument_auftrag (deutsch) = "Auftrag";dokument_auftrag (englisch) = "Sales order";dokument_auftrag_auftragsbestaetigung (deutsch) = "Auftragsbestätigung";dokument_auftrag_auftragsbestaetigung (englisch) = "Confirmation of order";dokument_lieferdatum (deutsch) = "Lieferdatum";dokument_lieferdatum (englisch) = "Shipment date";dokument_lieferschein (deutsch) = "Lieferschein";dokument_lieferschein (englisch) = "Delivery note";dokument_ansprechpartner (deutsch) = "Ansprechpartner";dokument_ansprechpartner (englisch) = "Contact person";dokument_rechnungsdatum (deutsch) = "Rechnungsdatum";dokument_rechnungsdatum (englisch) = "Invoice date";dokument_auftragsdatum (deutsch) = "Auftragsdatum";dokument_auftragsdatum (englisch) = "Order date";dokument_rechnung (deutsch) = "Rechnung";dokument_rechnung (englisch) = "Invoice";dokument_gutschrift (deutsch) = "Gutschrift";dokument_gutschrift (englisch) = "Credit note";dokument_stueckliste (deutsch) = "Stückliste";dokument_stueckliste (englisch) = "BOM";dokument_proformarechnung (deutsch) = "Proformarechnung";dokument_proformarechnung (englisch) = "Proforma invoice";dokument_entwurf (deutsch) = "Entwurf";dokument_entwurf (englisch) = "Draft";dokument_rechnung_kopie (deutsch) = "doppel";dokument_rechnung_kopie (englisch) = "copy";dokument_skonto (deutsch) = "Skonto";dokument_skonto (englisch) = "Discount";dokument_skontoanderezahlungsweisen (deutsch) = "Skonto x% aus Zahlungskonditionen";dokument_innerhalb (deutsch) = "innerhalb";dokument_innerhalb (englisch) = "within";dokument_tagen (deutsch) = "Tagen";dokument_tagen (englisch) = "days";dokument_tagebiszum (deutsch) = "Tage bis zum";dokument_tagebiszum (englisch) = "days to the";dokument_offene_lastschriften (deutsch) = "Der Betrag wird mit offenen Lastschriften verrechnet.";dokument_auszahlungskonditionen (deutsch) = "aus Zahlungskonditionen";dokument_zahlung_rechnung_anab (deutsch) = "Rechnung zahlbar innerhalb {ZAHLUNGSZIELTAGE} Tage.";
Additional variables that have no text (in German) by default:
eigener_skontotext_anab (deutsch) ⇒ Zahlungsweisen: Eigener Skontotext (wenn Skonto > 0%) Satz in Angebot/Auftrag (DE);eigener_skontotext_re (deutsch) ⇒ Zahlungsweisen: Eigener Skontotext (wenn Skonto > 0%) Satz in RE (DE);
FAQs
Question: I want to translate a variable, but I don’t know what it’s called. Where can I find an overview?
Answer: In the General Settings > Receipts > Translations menu, you will find a relevant list of variables for your document, provided the customer/supplier is created with a different language for the documents.
Question: How do the translations (entries) get into the translation table in the company settings?
Answer: To translate documents in general:
Create a customer with the language English
Create a document for this customer (e.g. offer)
Release the receipt and open the preview (Tab > Preview)
The missing translations are loaded into the back of the translation table and can be changed afterwards
Question: How can I translate my own discount text in the payment methods?
Answer: The variables for your own discount text are as follows:
own_skontotext_anab ⇒ Payment methods: Own discount text (if discount > 0%) rate in quotation/order (DE);
own_skontotext_re ⇒ Payment methods: Own discount text (if discount > 0%) rate in RE (DE);
For the following fields in Basic Settings > Payment Methods:
Question: How can I change the expression “incl. VAT 19%” on the receipt to “plus VAT” ?
Answer: This can be done by translating the following variable: document_inklmwst
As a result, the net / gross specific text can also be made neutral, for example in only "USt":
Question: How can I place an order with a different name (e.g. “Proformarechnung”) into English? The translation “confirmation of order” is still used with the checkmark Proformarechnung.
Answer:
For this you still have to create the translation of the different order title. To do this, follow these steps:
Open the General Settings > Receipts > Translations menu.
Open the Variables tab.
Click on Load missing translations.
Open the Overview tab and look for the variable bezeichnungauftragersatz.
Create the English translation of the different order title, e.g. "Pro- forma invoice".