Der Adressenfilter ist kein tägliches Such-Tool, sondern ein Modul zur Segmentierung: Du bildest daraus Mengen und Teilmengen deiner Stammdaten – z. B. für Serienbriefe, Newsletterlisten, Kampagnen oder Datenexporte.
Menüpfad: Verkauf > Adressen > Adressenfilter
So arbeitest du mit dem Modul Adressenfilter (Kurzüberblick)
Filter hinzufügen und Bedingungen definieren (z. B. Projekt, Gruppe, Adressfeld, Artikel im Beleg).
Bedingungen mit UND/ODER kombinieren, optional mit „ist nicht“ ausschließen.
Als Vorlage speichern, um die Selektion jederzeit wiederzuverwenden.
Unter Aktion gewünschte Export- oder Druckfunktion starten.
Funktionen (Modul Adressenfilter)
Filter hinzufügen (Modul Adressenfilter)
Wähle Filter hinzufügen und entscheide dich für eine der folgenden Bedingungsarten:
Filterfeld | Beschreibung |
Gruppe | Filtert Adressen nach zuvor definierten Adressgruppen (z. B. Kunden, Lieferanten, VIP). Nutze Gruppen, um Zielgruppen organisatorisch zusammenzufassen. |
Gruppe für Ansprechpartner | Selektiert Ansprechpartner anhand ihrer Gruppenzuordnung (z. B. Vertriebsleiter, Technik). Praktisch für Telefon- oder E-Mail-Listen bestimmter Rollen. |
Projekt | Zeigt Adressen, die einem bestimmten Projekt zugeordnet sind (z. B. Messe 2024, Onboarding). Ideal für Kampagnen rund um Events oder Initiativen. |
Adressfeld | Filtert konkrete Stammdatenfelder wie PLZ, Ort, Kundennummer oder Marketingsperre. Mit Operatoren fein steuerbar. |
Artikel im Beleg | Sucht Adressen anhand von Artikeln in Belegen: Angebot, Auftrag, Rechnung, Lieferschein oder Gutschrift. Perfekt für Nachfass- oder Cross-Selling-Kampagnen. |
Operatoren (Modul Adressenfilter)
Neben dem Operator steht immer die Checkbox „ist nicht“ bereit – damit kehrst du jede Bedingung um (Ausschluss).
Operator | Beschreibung & Beispiel |
ist | Exakte Übereinstimmung. Beispiel: Projekt ist „STANDARD“ → nur Adressen im Projekt STANDARD. |
enthält | Wert muss irgendwo im Feld vorkommen. Beispiel: Ort enthält „München“ → findet auch „München-Süd“. |
beginnt mit | Wert muss am Anfang stehen. Beispiel: PLZ beginnt mit „80“ → alle Adressen mit 80xxx. |
endet mit | Wert muss am Ende stehen. Beispiel: E-Mail endet mit „.de“ → alle Adressen mit deutscher Domain. |
ist nicht (Checkbox) | Kehrt jede Bedingung um, schließt Treffer aus. Beispiel: Projekt ist nicht „POS“ → alle außer Projekt POS. |
Kombinationslogik:
UND → alle Bedingungen müssen stimmen (präzise Teilmenge).
ODER → mindestens eine Bedingung reicht (breitere Menge).
Beispiel: Projekt STANDARD UND Projekt POS ist nicht → nur Adressen in STANDARD, aber nicht in POS.
Vorlagen speichern & wiederverwenden (Modul Adressenfilter)
Schritte:
Bedingungen setzen → Aktion → Als neue Vorlage speichern.
Bezeichnung vergeben (z. B. „STANDARD ohne POS“) → OK.
Später im Bereich Vorlage auswählen und laden.
Vorlage überschreiben aktualisiert die bestehende Selektion.
Vorlage löschen entfernt sie dauerhaft.
Tipp: Lege dir für wiederkehrende Selektionen (Newsletter, Regionen, Projekte) eigene Vorlagen an.
Aktionen & Exporte (Modul Adressenfilter)
Nachdem die Trefferliste steht, wählst du unter Aktion den nächsten Schritt.
Die wichtigsten Aktionen:
Serienbrief drucken – Serienbriefe für alle Treffer erzeugen.
Export E-Mails (Newsletter) – CSV für Newsletter-Tools.
Export Adressen (CSV) – vollständige Adressdatensätze als CSV.
Wichtig: Xentral verschickt keine Massenmails. Nutze die CSV z. B. für ein externes Mailing-Tool.
Hinweis
Exportvarianten (Aktion):
Im Bereich Aktion stehen dir folgende Exportmöglichkeiten zur Verfügung – jeweils auch in UTF-8-Variante:
Export E-Mails für Newsletter
Export E-Mails für Newsletter (UTF-8)
Export E-Mails inkl. aller Ansprechpartner für Newsletter
Export E-Mails inkl. aller Ansprechpartner für Newsletter (UTF-8)
Export Adressen als CSV
Export Adressen als CSV (UTF-8)
Export Adressen inkl. aller Ansprechpartner als CSV
Export Adressen inkl. aller Ansprechpartner als CSV (UTF-8)
Tipp: Verwende UTF-8 für Exporte in externe Tools. Die Standard-CSV (Excel/ISO-8859-1) eignet sich vor allem für den direkten Import in Excel.
Felder im Export (Modul Adressenfilter)
Beim Export „Adressen als CSV“ werden folgende Spalten ausgegeben:
Hinweis
Kundennummer, Lieferantennummer, Firma/Name, Ansprechpartner, Abteilung, Unterabteilung, E-Mail, Telefonnummer, Fax, Mobil, Straße, PLZ, Ort, Land, Projekt, Typ, Anschreiben
Beispielauszug (CSV):
Kundennummer,Lieferantennummer,Firma/Name,Ansprechpartner,Abteilung,Unterabteilung,E-Mail,Telefonnummer,Fax,Mobil,Straße,PLZ,Ort,Land,Projekt,Typ,Anschreiben 10001,,Muster GmbH,Max Mustermann,Vertrieb,,[email protected],089123456,,0176123456,Teststraße 1,80331,München,DE,STANDARD,Kunde,Sehr geehrter Herr Mustermann, 10001,,Muster GmbH,Anna Beispiel,Vertrieb,,[email protected],089123456,,0176987654,Teststraße 1,80331,München,DE,STANDARD,Kunde,Sehr geehrte Frau Beispiel, 10002,20002,Beispiel AG,Peter Müller,Technik,Support,[email protected],07201234,,0664556677,Hauptstraße 5,4020,Linz,AT,POS,Lieferant,Sehr geehrter Herr Müller,