Eine Teillieferung erlaubt dir, nur einen Teil der Artikel aus einem Auftrag an den Kunden zu versenden – beispielsweise weil nicht alle Artikel auf Lager sind oder weil bestimmte Artikel vorab geliefert werden sollen.
Teillieferung aus einem Auftrag erstellen
In Xentral kann eine Teillieferung direkt aus einem Auftrag heraus gestartet werden. Mit der Teillieferungsfunktion können lagernde Artikel aus einem Auftrag vorab versendet werden. Nicht verfügbare Artikel verbleiben im Originalauftrag und können später ausgeliefert werden.
Schritte:
Gehe in die Auftragsübersicht: Verkauf > Auftrag.
Klicke im Minidetail auf Auftrag > Aktion > Teillieferung erstellen. Alternativ klicke in einen Auftrag und wähle dort diese Aktion aus.
Wähle die Positionen aus, die in die Teillieferung übernommen werden sollen: Automatischer Vorschlag für den neuen Auftrag (Teillieferung). Die manuelle Auswahl kann jederzeit überschrieben oder angepasst werden.
Lagernde Artikel werden mit ihrer verfügbaren Menge vorgeschlagen, Nicht lagernde Artikel haben „0“ im Feld „Versenden“.
Versandmengen anpassen (optional): Passe ggf. die Versandmengen an, z. B. bei Teilmengen oder Priorisierung.
Zusatzoptionen prüfen: Optional kannst du: Die manuelle Zahlungsfreigabe erteilen, Die Portoprüfung ausschalten.
Klicke auf "Teillieferung erzeugen", um die Teillieferung zu erstellen.
Es wird ein neuer Teilauftrag mit Suffix -1 (z. B. 200005-1) erstellt.
Restauftrag bleibt bestehen: Der ursprüngliche Auftrag 200005 enthält weiterhin die nicht versendeten Artikel und kann später abgeschlossen werden.
Auswahlmaske für Teillieferung im Detail
Nach dem Klick auf „Teillieferung erstellen“ öffnet sich eine Benutzeroberfläche, in der du gezielt auswählst, welche Positionen versendet werden sollen. Hier die einzelnen Bereiche:
Spaltenbezeichnung | Beschreibung |
Pos | Positionsnummer innerhalb des Auftrags |
Artikel | Bezeichnung des Artikels, wie im Artikelstamm hinterlegt. |
Nummer | Die eindeutige Artikelnummer, die intern zur Identifikation verwendet wird. |
Menge | Die ursprünglich im Auftrag bestellte Menge dieses Artikels. |
Reserviert | Zeigt, wie viele Stück für diesen Auftrag (links) und insgesamt systemweit (rechts) bereits reserviert wurden. Format: z. B. „0 / 0“. |
Lager | Gibt an, wie viele Stück aktuell im Lager physisch verfügbar sind. Bei mehreren Lagerorten werden Details darunter eingeblendet (z. B. Lagername, Lagerplatz, Menge). Z.B. 'Hauptlager Lagerplatz1 (Verfügbare Menge: 30)' |
Versenden | Eingabefeld für die gewünschte Versandmenge im Rahmen dieser Teillieferung. Nur vollständig verfügbare Artikel werden hier mit Menge vorgeschlagen; andere Felder bleiben leer oder auf „0“. |
Hinweis
Beispiel: Teillieferung aus Auftrag 200005
Der Auftrag enthält drei Artikel. Nur die LED-Deckenlampe ist vollständig auf Lager.
Beim Anlegen einer Teillieferung wird automatisch ein neuer Teilauftrag 200005-1 erzeugt, der nur diese lagernde Position enthält.
Die nicht verfügbaren Artikel (Trinkflasche und Schneidebrett) verbleiben im ursprünglichen Auftrag 200005 und können später separat geliefert werden, sobald sie wieder verfügbar sind.
Informationen im Originalauftrag nach einer Teillieferung
Auch nach der Erstellung einer Teillieferung behält der ursprüngliche Auftrag alle relevanten Informationen. Diese werden im Protokoll festgehalten und ermöglichen eine vollständige Nachverfolgung.
Mengenübersicht (inklusive Teilaufträgen)
Die Tabelle zeigt alle im Auftrag enthaltenen Positionen mit ihrem jeweiligen Status:
Menge: ursprünglich bestellte Stückzahl
Geliefert: Anzahl der bereits ausgelieferten Artikel
Offen: Anzahl der noch nicht gelieferten Artikel
Damit ist auf einen Blick erkennbar, welche Positionen bereits verschickt wurden und welche noch ausstehen.
Teilaufträge
Zusätzlich wird unter „Teilaufträge“ dokumentiert, welche neuen Teilaufträge aus dem Originalauftrag entstanden sind. Die Übersicht enthält:
Datum der Teillieferung
Belegnummer des Teilauftrags
Kunde / Name
Betrag des Teilauftrags
Aktion (z. B. Status oder Folgeprozesse)
Auf diese Weise bleibt der gesamte Liefer- und Rechnungsprozess nachvollziehbar: Das Protokoll im Originalauftrag dient als zentrale Referenz, während der Originalauftrag mit den Teilaufträgen die tatsächlichen Lieferungen abbilden.
Informationen im Teilauftrag nach einer Teillieferung
Nach dem Anlegen einer Teillieferung wird ein neuer Teilauftrag erzeugt. Dieser erhält die Auftragsnummer des Hauptauftrags mit dem Zusatz „-1“.
Im Teilauftrag werden nur die Positionen aufgeführt, die in der originalen Lieferung nicht mehr enthalten sind und somit lagernd sind und geliefert werden können.
Die Übersicht enthält pro Artikel:
Nummer: die Artikelnummer
Name_de: die Bezeichnung des Artikels
Menge: die ursprünglich bestellte Stückzahl
Geliefert: bleibt leer, da diese Artikel noch nicht versendet wurden
Offen: zeigt die Menge, die in einem späteren Schritt geliefert werden muss
Damit dient der Teilauftrag als Arbeitsgrundlage für die Nachlieferung. Sobald die Artikel verfügbar sind, kann aus diesem Teilauftrag die nächste Lieferung erzeugt werden.