Überarbeitete Version des CSV-Imports
Die in diesem Artikel und den zugehörigen Beiträgen beschriebenen Funktionen beziehen sich auf die überarbeitete Version des CSV-Imports. Diese wird in den nächsten Tagen schrittweise ausgerollt. Es kann daher vorkommen, dass hier bereits Funktionen beschrieben sind, die in deiner Xentral-Instanz noch nicht verfügbar sind.
Überblick
Der überarbeitete CSV-Import (Connect) unterstützt dich dabei, Datenbestände aus anderen Systemen effizient in deine Xentral-Datenbank zu übernehmen und dauerhaft aktuell zu halten — egal ob beim initialen Datenimport, beim Einlesen von Rechnungen aus einem externen Abrechnungssystem oder beim massenhaften Aktualisieren von Verkaufspreisen.
Dank einer grundlegend optimierten technischen Architektur profitierst du von einem deutlich höheren Datendurchsatz, hoher Stabilität und einheitlichen Workflows für all deine Import-Szenarien.
Deine Vorteile auf einen Blick:
Umfassender Funktionsumfang: Importiere zahlreiche verschiedene Datentypen über einen zentralen, übersichtlichen Import-Assistenten.
Intelligentes KI-Mapping & Fehlerkorrektur: Die native KI unterstützt dich standardmäßig bei der Spaltenzuordnung aller Datentypen und hilft dir, Fehler in Importdateien automatisch zu korrigieren.
Flexible Automatisierung: Führe einmalige Importe aus, nutze bestehende Importe als Vorlage erneut oder richte kontinuierliche Importe über externe FTP-Verzeichnisse ein.
Maximale Transparenz: Die neue Journal-Funktion bietet dir für einmalige und wiederkehrende Importe detaillierte Einblicke bis auf die Ebene der einzelnen Datensätze. Sprechende Fehlermeldungen und eine verbesserte Statusanzeige erleichtern dir die Fehlerbehebung.
Optimierte Bedienung: Den CSV-Import findest du direkt im Hauptmenü unter Automatisierung. Der überarbeitete Mapping-Bereich bietet dir ein- und ausklappbare Feldgruppen, praktische Tooltips sowie eine erweiterte Validierung (z. B. durch abhängige Pflichtfelder).
Für jeden Datentyp (Artikel, Rechnung, Verkaufsauftrag und so weiter) kannst du beliebig viele Importe anlegen, die parallel nebeneinander bestehen. Du erstellst dazu jeweils einen CSV-Import, ordnest die Spalten den Xentral-Feldern zu und startest ihn; der Assistent unterstützt dich dabei Schritt für Schritt.
Exportiere für deinen Import einfach die Daten aus deinem Fremdsystem als CSV-Datei oder bereite sie in Excel vor. Wenn du dabei Unterstützung brauchst, schau gerne in diesen Artikel — dort findest du Hilfestellung im Abschnitt Tipps im Umgang mit Excel und CSV-Dateien.
Warnung
Beachte unbedingt: Leere Zellen in deiner CSV-Datei überschreiben bestehende Daten in Xentral und löschen diese somit im System. Stelle sicher, dass die Importdatei entweder nur die Spalten enthält, die du tatsächlich aktualisieren willst, dass du das Mapping nur für Spalten vornimmst, die angepasst werden sollen, oder dass alle vorhandenen Zellen mit den korrekten Werten gefüllt sind.
Funktionsumfang des neuen CSV-Imports
Mit dem neuen CSV-Import von Xentral kannst du auf einfache und übersichtliche Weise Daten aus CSV-Dateien in Xentral importieren. Die folgende Tabelle listet alle Datentypen, die der CSV-Import aktuell unterstützt, inklusive ihrer Datenstruktur.
Datentyp | Typische Verwendung | Datenstruktur |
Artikel-Stammdaten, inklusive Verkaufs- und Einkaufspreisen, Bildern und Varianten | Einfache Liste | |
Verkaufspreise | Einfache Liste | |
Einkaufspreise | Einfache Liste | |
Bilder / Mediendateien | Einfache Liste | |
Stücklisten-Positionen | Einfache Liste | |
Individuelle Freifeld-Werte | Einfache Liste | |
Aufträge | Kopf und Positionen | |
Kategoriebaum aufbauen | Einfache Liste | |
Kunden- und Adressstammdaten | Einfache Liste | |
Konten im XGL-Kontenrahmen (Xentral General Ledger) | Einfache Liste | |
Rechnungen | Kopf und Positionen | |
Bestellungen | Kopf und Positionen | |
Proforma-Rechnungen | Kopf und Positionen | |
Angebote | Kopf und Positionen | |
Lieferscheine | Kopf und Positionen | |
Externe Kennungen wie EAN oder Marktplatz-SKU | Einfache Liste | |
Gutschriften | Kopf und Positionen | |
Kanalspezifische Artikeldaten | Einfache Liste | |
Artikel bestehenden Kategorien zuordnen | Kopf und Positionen | |
Tags zuordnen | Einfache Liste | |
Cross-Selling-Beziehungen | Einfache Liste | |
Verbindlichkeiten | Kopf und Positionen |
Datenstruktur
Jeder Datentyp hat eine der folgenden Datenstrukturen:
Kopf und Positionen: Ein Beleg besteht aus einem Kopf, zum Beispiel einer Rechnung, und einer oder mehreren Positionen, zum Beispiel den berechneten Artikeln. Deine CSV-Datei enthält dafür eine Zeile je Position, wobei die Kopf-Felder in jeder Zeile denselben Wert tragen. Zeilen, die zum selben Beleg gehören, teilen sich den Wert in der Gruppenbezeichner-Spalte, die du im Import-Assistenten wählst.
Einfache Liste: Jede Zeile entspricht einem eigenständigen Datensatz. Einen Gruppenbezeichner benötigst du hier nicht.
Wichtig
Stößt du beim Import auf eine Fehler- oder Warnmeldung, findest du Ursache und Abhilfe im Artikel CSV-Import Fehlermeldungen und Abhilfe.
CSV-Import Übersicht
Du findest den CSV-Import im Menü Automatisierung > CSV-Import. Du befindest dich dann in der sogenannten CSV-Import-Übersicht. Beim ersten Aufruf ist die Übersicht leer und dir steht nur die Funktion zum Erstellen eines neuen CSV-Imports zur Verfügung.
Nachdem du einen Import angelegt hast, wird er dir in der Übersicht angezeigt. Direkt verfügbar sind folgende Schaltflächen:
(1) Bearbeiten: Nutze diese Funktion, um die Importeinstellungen zu ändern.
(2) Mapping bearbeiten: Klicke hierauf, wenn du die Spaltenzuordnung anpassen möchtest.
(3) Ausführungen anzeigen (nur bei wiederkehrenden Importen): Hier kannst du alle erfolgten Ausführungen im Import-Journal ansehen.
(4) Journal öffnen (nur bei einmaligen Importen): Klicke hier, um den aktuellen Stand des Imports zu verfolgen.
Hinter den drei Punkten stehen dir weitere Funktionen zur Verfügung:
Pausieren (nur bei wiederkehrenden Importen): Hiermit kannst du einen wiederkehrend eingerichteten Import vorübergehend pausieren.
Fortsetzen (nur bei wiederkehrenden Importen): Hiermit kannst du einen pausierten Import wieder starten.
Ursprüngliche Datei herunterladen: Diese Funktion ermöglicht dir, die ursprünglichen Daten in einer CSV-Datei herunterzuladen.
Wichtig
Diese Datei enthält die ursprünglichen Daten zum Zeitpunkt des Einlesens in die Mapping-Vorschau — ohne Überschreibungen, die du im Rahmen einer Datentransformation eventuell vorgenommen hast.
Als Vorlage wiederverwenden: Hiermit duplizierst du eine vorhandene Importvorlage. Diese Funktion nutzt du, um einen bestehenden Import mit einer neuen Datei noch einmal auszuführen. Sobald du diese Schaltfläche anklickst, gelangst du zu der Seite, auf der du eine CSV-Datei hochlädst. Das Mapping aus der kopierten Vorlage wird geladen; du kannst es beibehalten oder anpassen. Sobald du die Mapping-Seite verlässt, steht dir die zusätzliche Importvorlage in der Übersicht zur Verfügung.
Import löschen: Löscht die Importvorlage.
Wichtig
Diese Aktion löscht die Vorlage, aber keine Daten, die bereits mit dieser Vorlage erfolgreich importiert wurden.