Die Einstellungen beherbergen alle allgemeinen Einstellungen, die in Xentral verfügbar sind. Dabei handelt es sich um wichtige Einstellungen, die nicht regelmäßig angepasst werden müssen, z.B. Firmendaten oder die Verbindung zu einem Online-Shop.
Du kannst die Einstellungen jederzeit öffnen, indem du auf das Zahnrad-Symbol
oben rechts klickst.
Anmerkung
Die Einstellungen sind standardmäßig nur für Nutzer mit Administratorrechten verfügbar. Du kannst aber auch anderen Nutzern Zugriff gewähren, indem du ihnen die entsprechenden Rechte erteilst. Die notwendigen Rechte findest du in den Tabellen im Abschnitt Verfügbare Einstellungen.
Verfügbare Einstellungen
Die Einstellungen sind entsprechend der Kernfunktionen von Xentral in acht Gruppen unterteilt. Jede Gruppe enthält mehrere Einstellungen, die in den folgenden Abschnitten aufgelistet und beschrieben werden.
Grundeinstellungen
Dies sind die grundlegenden Einstellungen, die du zuerst einrichten musst. Dazu gehören die Firmendaten, Nummernkreise, die Anbindung von E-Mails, das Design von Geschäftsbriefen und die Verwaltung deiner Xentral-Benutzer.
Bereich | Einstellung | Beschreibung | Notwendige Berechtigung |
Hinterlege deine Firmenadresse, USt-ID und SEPA-Gläubiger ID. | Firmendaten > edit | ||
Nummernkreise | Lege Nummernkreise fest, die eine eindeutige Identifikation deiner Belege ermöglichen. | Firmendaten > edit | |
Nummernkreise | Definiere abweichende Nummernkreise für bestimmte Projekte. | Projekt > edit | |
Hinterlege neue und verwalte bestehende E-Mail-Konten. | Emailbackup > list/ show | ||
Bearbeite und erstelle Textvorlagen für deine Geschäftsbriefe. | Firmendaten > edit | ||
Richte ein Standard-E-Mail-Konto ein, das für die meisten automatischen E-Mails von Xentral verwendet wird. | Firmendaten > edit | ||
Belege | Erstelle das Layout deiner Geschäftsbriefe. | Firmendaten > edit | |
Belege | Erweitere die Informationen deiner Belege durch zusätzliche Infoboxen. | Firmendaten > documentsettings | |
Belege | Definiere Textvorlagen für verschiedene Arten von Geschäftsbriefen. | Firmendaten > edit | |
Belege | Gib Übersetzungen ein, um Belege wie Aufträge und Lieferscheine in einer anderen Sprache anbieten zu können. | Übersetzungen > list | |
Belege | Erstelle eine Vorlage für Belege, um schnell eine Reihe von Positionen in einen Beleg einzufügen. | Belegevorlagen → list | |
Trenne verschiedene Bereiche deines Unternehmens, indem du ihnen z.B. ihre eigenen Logistikprozesse oder Nummernkreise zuweist. | Projekt > list | ||
Benutzer | Behalte den Überblick über deine Benutzer, füge neue Benutzer hinzu und verwalte ihre Rechte. | Benutzer > list | |
Benutzer | Erstelle Vorlagen, mit denen du Benutzerrechte schneller zuweisen kannst. | Uservorlage > list | |
Drucker | Verbinde deinen Drucker mit Xentral. | Drucker > list | |
Drucker | Verbinde deinen Drucker. | Drucker > list | |
Drucker | Zeige die Druckaufträge aller deiner Druckerspooler an. | Drucker > list |
Stammdaten
Alles über deine Adress- und Artikelstammdaten sowie Einstellungen für Freifelder.
Bereich | Einstellung | Beschreibung | Notwendige Berechtigung |
Adressen | Gruppiere deine Kunden, um ihnen spezielle Preise oder Zahlungsbedingungen anzubieten. | Gruppen > list | |
Adressen | Lege die Sprachen an, die du für übersetzte Belege verwenden möchtest. | Sprachen > list | |
Adressen | Definiere Adresstypen, die es dir ermöglichen, zwischen B2B- und B2C-Kunden zu unterscheiden. | adresse_typ > list | |
Artikel | Gruppiere Artikel nach Kategorien und weise ihnen eigene Nummernkreise zu oder verknüpfe sie mit einem Projekt. | Artikelkategorien > list | |
Artikel | Erstelle eine strukturierte Übersicht deiner Artikel basierend auf Kategorien. | Artikelbaum > list | |
Artikel | Erstelle Einheiten für deine Artikel, z.B. kg für Kilogramm. | Artikeleinheit > list | |
Artikel > Eigenschaften | Definiere Artikeleigenschaften wie Farbe oder Bildschirmgröße. | Artikeleigenschaften > list | |
Artikel > Eigenschaften | Erstelle Vorlagen, um Eigenschaften schnell einer Gruppe von Artikeln, z.B. Smartphones, zuzuweisen. | Eigenschaften_vorlagen > list | |
Artikel > Eigenschaften | Übersetze Eigenschaften in verschiedene Sprachen | propertytranslation > list | |
Artikel | Definiere prozentuale Rabatte sowie Preisnachlässe für spezifische Kunden oder Gruppen. | Rabatte > list | |
Artikel | Verknüpfe ähnliche Artikel oder Zubehörartikel mit einem Quellartikel. | Rabatte > list | |
Hinterlege benutzerdefinierte Felder (Freifelder), die du in deinen Dokumenten anzeigen kannst. | Firmendaten > edit |
Verkaufen
Verbinde Online-Shops/ Marktplätze und richte deinen Point of Sale (POS) ein.
Bereich | Einstellung | Beschreibung | Notwendige Berechtigung |
Shops & Marktplätze | Pflege die Verbindung zu deinen Online-Shops. | Onlineshops > list | |
Shops & Marktplätze | Neue Shop-Schnittstelle für Shopify. | Onlineshops > create | |
Shops & Marktplätze | Neue Shop-Schnittstelle für WooCommerce. | Onlineshops > create | |
Shops & Marktplätze | Bestimme den Shop und das Lager, die für die Amazon Seller App verwendet werden. | Amazon > list | |
Shops & Marktplätze | Verwalte deine eBay-Angebote. | Ebay > einstellungen | |
Kassenfunktion (POS) | Verwalte die Einstellungen, Schaltflächen und Drucker deiner Kasse/ POS. | Projekt > list | |
Kassenfunktion (POS) | Füge einen Kassierer zu deinem Point-of-Sale (POS) hinzu. | Pos_kassierer > list |
Lager & Logistik
Sorge für die Lieferung deiner Waren, indem du dein Lager, Logistikprozesse und Versand einrichtest. Zusätzlich kannst du Workflows für deine Produktion einrichten.
Bereich | Einstellung | Beschreibung | Notwendige Berechtigung |
Lager | Erstelle digitale Repräsentationen deiner Läger und behalte den Überblick über deinen Bestand. | Lager > list | |
Lager | Entscheide, ob Retouren mit einem Retourenbeleg bearbeitet werden sollen und richte eine fortlaufende Nummer für den Wareneingang ein. | Wareneingang > settings | |
Lager | Erfasse Gründe, warum ein Artikel zurückgegeben werden kann. | Rma_vorlagen > list | |
Lager | Erstelle Etiketten für deine Lagerware | Etiketten > list | |
Lager | Lege Lagerbewegungsarten fest, um die Gründe für Warenbewegungen nachzuvollziehen | ||
Logistik | Verwalte deine Logistik, indem du bestimmst, wie Aufträge kommissioniert und verpackt werden. | Projekt > list | |
Logistik | Kontrolliere den Prozess der Kommissionierung genauer. | Batches > list | |
Logistik | Definiere Gründe, weshalb ein Auftrag nicht aus dem Versandzentrum verschickt werden kann. | Versanderzeugen > einstellungen | |
Versand | Binde deine Versanddienstleister an und bestimme, wie Versandlabel gedruckt werden. | Versandarten > list | |
Versand | Lege fest, unter welchen Bedingungen bestimmte Versanddienstleister verwendet werden. | Carrierselect > list | |
Versand | Definiere, in welchen Fällen der Versand aufgeteilt werden soll. | ||
Versand | Richte Lieferbedingungen für Kunden oder bestimmte Belege ein. | Lieferbedingungen > list | |
Produktion | Verwalte deine Produktion. | Produktion > list | |
Produktion | Verwalte deine Produktionsprozesse. | Produktionszentrum > list | |
Produktion | Erstelle Vorlagen mit Arbeitsanweisungen für die Produktion. | Artikelarbeitsanweisung_vorlagen > list | |
Produktion | Erstelle Vorlagen zur Überprüfung, ob ein Artikel in der Produktion korrekt funktioniert. | Artikelarbeitsanweisung_vorlagen > list |
Einkauf
Richte deine automatischen Bestellvorschläge ein.
Bereich | Einstellung | Beschreibung | Notwendige Berechtigung |
Definiere Zeiträume für den erweiterten Bestellvorschlag. | Bestellvorschlag > einstellungen |
Buchhaltung
Alles, was du brauchst, um deinen Buchhaltungsprozess korrekt einzurichten: Verbinde deine Bankkonten, lege Währungen und Steuern an, lade deinen Kontenrahmen hoch und verbinde dich mit DATEV.
Bereich | Einstellung | Beschreibung | Notwendige Berechtigung |
Zahlungen und Geschäftskonten | Richte deine Bank- und Zahlungskonten ein. | Konten > list | |
Zahlungen und Geschäftskonten | Pflege deine Zahlungsarten. | Zahlungsweisen > list | |
Zahlungen und Geschäftskonten | Zahlungsbedingungen | Konfiguriere Standardzahlungsbedingungen und Rabatte. | Firmendaten > edit |
Zahlungen und Geschäftskonten | Richte dein Mahnwesen ein und bestimme, wann Zahlungserinnerungen verschickt werden und wie hoch die Mahngebühren sein sollen. | Mahnwesen > mahnweseneinstellungen | |
Zahlungen und Geschäftskonten | Aktiviere und konfiguriere den verpflichtenden QR-Code für Schweizer Rechnungen, wenn du ein Schweizer Bankkonto hast. | Swissqrinvoice > list | |
Steuer und Währung | Konfiguriere systemweite Steuer- und Währungseinstellungen. | Projekt > list, Steuersätze > list | |
Steuer und Währung | Prüfe den aktuellen Wechselkurs anderer Währungen zum Euro. | Waehrungsumrechnung > list | |
Steuer und Währung | Definiere Lieferschwellen für bestimmte Länder oder spezifische Artikel. | Lieferschwelle > list | |
DATEV | Verwalte einige DATEV-Einstellungen wie den Datumsfilter für Verbindlichkeiten. | Datev > config | |
DATEV | Pflege Einträge für das DATEV ASCII Format. | Buchhaltungexport > einstellungen | |
Hauptbuchkonten | Erstelle und pflege deinen Kontenrahmen. Der Kontenrahmen ist ein Verzeichnis aller Konten in deiner Buchhaltung. | Kontorahmen > list | |
Hauptbuchkonten | Erstelle Kostenstellen für deine Artikel und Verbindlichkeiten und zeige sie in deinen Belegen an. | Kostenstellen > list | |
Hauptbuchkonten | Lege Steuersätze für deine Verbindlichkeiten fest. | Verbindlichkeit > einstellungen | |
Hauptbuchkonten | Lege Kriterien fest, wann eine abweichende Debitorennummer für eine Gruppe oder einen Kunden verwendet werden soll. | Collectivedebitors > list | |
Lege Steuersätze und Währungen für deine Verkaufskanäle fest. | Projekt > list |
Team
Richte dein Ticketsystem und die Wiedervorlagen für dein Team ein und konfiguriere Vorlagen für die Zeiterfassung.
Bereich | Einstellung | Beschreibung | Notwendige Berechtigung |
Ticketsystem | Definiere Standardantworten auf Kundenanfragen. | Ticket_vorlage > list | |
Ticketsystem | Richte Warteschlangen für dein Ticketsystem ein. | Warteschlangen > list | |
Füge der Adresstabelle zusätzliche Felder hinzu und bestimme Details des Wiedervorlage-Dashboards. | Wiedervorlage > settings | ||
Erstelle Vorlagen, die du zur schnelleren Zeiterfassung von wiederkehrenden Aufgaben nutzen kannst. | Zeiterfassungvorlage > list |
Administration
Hier findest du die Einstellungen, auf die dein Systemadministrator achten sollte.
Bereich | Einstellung | Beschreibung | Notwendige Berechtigung |
Lege fest, wann dein System aktualisiert wird. | |||
Richte neue Automatisierungen ein, verändere das Intervall, in dem Prozesse ausgeführt werden, oder starte einen Prozess neu. | Prozessstarter > list | ||
Ändere systemweite Einstellungen. | Firmendaten > edit | ||
Erstelle Labels, um wichtige Vorgänge oder Belege in Übersichten zu kennzeichnen. | Datatablelabels > list | ||
Definiere Felder im Benutzerinterface, die ausgefüllt werden müssen, z.B. ein Mindesthaltbarkeitsdatum. | Mandatoryfields > list | ||
Datenaustausch | Richte die Übertragung von Daten in unterschiedlichen Formaten zwischen und einem anderen System ein. | Uebertragungen > list | |
Datenaustausch | Verwalte deine API-Konten. | Api_account > list | |
Datenaustausch | Verwalte deine OAuth-Verbindungen zu Tools von Drittanbietern. | nur für Administratoren sichtbar | |
Datenaustausch | Erstelle und verwalte Webhooks, die externe Systeme über Events in Xentral informieren. | Webhooks > settings |