Das Angebot ist die Grundlage für eine klare und verbindliche Kommunikation mit deinen Kunden. Mit einem schriftlichen Angebot kannst du nicht nur Produkte und Konditionen festlegen, sondern auch rechtliche und logistische Details wie Lieferzeiten, Zahlungsbedingungen oder AGBs klar kommunizieren. Es bietet dir die Möglichkeit, deinen Kunden gezielt Informationen bereitzustellen, die sie benötigen, um eine Kaufentscheidung zu treffen.
Ein schriftliches Angebot ist die rechtssicherste Form, um Waren, Konditionen und Lieferdetails festzulegen. Es kann online, schriftlich oder mündlich erfolgen und wird rechtlich bindend, wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind.
Typische Inhalte des Angebots
Beschreibung der Ware/Dienstleistung: Art, Umfang und Spezifikationen.
Angebotene Menge und Preis: Inklusive Rabatte, falls zutreffend.
Lieferdetails: Lieferzeit, Verpackungs- und Frachtkosten.
Zahlungsbedingungen: Fälligkeiten, Zahlungsarten und Fristen.
Rechtliche Bedingungen: Eigentumsvorbehalt, AGBs, Erfüllungsort und Gerichtsstand.
Hinweis
Unterschiede zwischen B2B- und B2C-Angeboten:
Im B2B-Geschäft sind schriftliche Angebote der Standard. Sie werden häufig für hochpreisige Waren oder individuell produzierte Produkte erstellt. Entscheidend sind hier präzise Festlegungen zu Einkaufspreisen, Produktionskosten, Lieferbedingungen, Lieferzeiten und rechtlichen Rahmenbedingungen. Diese Faktoren sichern die Planungssicherheit entlang der gesamten Versorgungskette.
Im B2C-Geschäft geht es dahingegen meistens um attraktive Angebotsdarstellung z.B. in Online-Kanälen, wichtigste Standardinformationen auf einen Blick, Einfachheit sowie eine schnelle und leichte Abwicklung der Bezahlung.
Tipp
Video-Tutorials: Dein schneller Einstieg in die Angebotserstellung und Angebotsübersicht
Möchtest du dir innerhalb weniger Minuten einen Überblick über die Erstellung von Angeboten und die Angebotsübersicht in Xentral verschaffen? Dann sind unsere Video-Tutorial genau das Richtige für dich. Schau sie dir gleich an!
Aktionsmenü im Angebot
Du kannst ein Angebot freigeben, stornieren, als beauftragt markieren oder das nächstfolgende Dokument überführen. Das Aktionsmenü findest du im Beleg oder in der Belegübersicht, wenn du auf die Schnellvorschau für das jeweilige Angebot klickst.
Allgemeine Aktionen:
Unabhängig vom Status stehen dir folgende Funktionen zur Verfügung:
Aktion | Beschreibung |
Angebot stornieren | Setzt den Status des Angebots auf Storniert. |
Angebot kopieren | Erstellt ein neues Angebot im Entwurfsmodus mit denselben Stammdaten und Positionen. |
PDF öffnen | Zeigt das Angebot als PDF-Dokument an. |
Export als CSV | Exportiert die Angebotspositionen als CSV-Datei. |
Statusbezogene Aktionen:
Diese Aktionen ändern den Status deines Angebots:
Aktion | Beschreibung |
Angebot freigeben | Setzt das Angebot im Entwurfsmodus auf den Status Freigegeben. |
Angebot abschicken | Angebot abschicken: Versendet das Angebot per E-Mail, druckt es aus oder markiert es als Erledigt. Der Status wechselt zu Versendet. |
Angebot abgelehnt | Markiert das Angebot als Abgelehnt. |
Als beauftragt markieren | Ändert den Status auf Beauftragt. |
Weiterführende Aktionen:
Über das Aktionsmenü kannst du dein Angebot in andere Belegarten überführen:
Aktion | Beschreibung |
Als Auftrag weiterführen | [en-us] Creates a new order in draft mode based on the offer. |
Als Proformarechnung weiterführen | Erstellt eine Proformarechnung im Entwurfsmodus. |
Versionsverwaltung:
Für Angebote kannst du neue Versionen erstellen:
Aktion | Beschreibung |
Angebot neue Version | Erstellt ein neues Angebot mit denselben Daten und einer erweiterten Nummer (z. B. -1). Es wird automatisch mit dem ursprünglichen Angebot verknüpft. |
Stückliste hinzufügen (Angebot)
Im Angebot werden Stücklisten nicht aufgelöst dargestellt. Du kannst die Produktinformationen im Artikeltext anzeigen lassen oder bearbeiten. Wenn du Stücklisten aufgelöst (= in explodierter Darstellung) angezeigt haben möchtest, kannst du die Stückliste über den Button Stückliste hinzufügen in dein Angebot einfügen.
Anmerkung
Stückliste hinzufügen ist ein Modul im Appstore und im xentral Plan im Modul Angebot enthalten. Prüfe ggf. deinen Plan.
Schritte:
Klicke in der Positionstabelle auf Stückliste hinzufügen.
Wähle eine Stückliste aus deinem Produktsortiment über das Pfeil Icon aus.
Wähle die Menge aus, in der die Stückliste in das Angebot eingefügt werden soll.
Menge → Positionsmenge, wie oft die Stückliste in den Beleg eingefügt werden soll.
Preis berechnen aus Teile → Kalkuliert den Verkaufspreis der Stückliste aus den VKs der einzelnen Bestandteile der Stückliste. Blendet den gepflegten Preis des Hauptartikels aus.
Auswahl der Stücklistenartikel → Die Auswahl legt fest, welche Artikel auf dem Beleg erscheinen werden. Der kalkulierte Preis wird nur aufgrund der ausgewählten Artikel festgelegt. Mit der Auswahl der Unterartikel kannst du steuern, wie dein Angebot optisch aussehen soll, welche Informationen du abdrucken möchtest und welche Preise du manuell eingeben möchtest.
Klicke auf OK, um die Stückliste unten in der Positionstabelle einzufügen.
Tipp
Diese Funktionen ermöglichen es dir, dein Angebot für B2B Kunden individuell anzupassen.
Anmerkung
Eine Änderung der Artikelmengen in einer Stückliste ist nicht möglich. Die Menge kannst du in der Positionstabelle individuell anpassen.
Preis einer Stückliste berechnen
Den Preis einer Stückliste kannst du auf zwei Arten berechnen lassen. Entweder verwendest du den Verkaufspreis des Stücklisten-Hauptartikels (Kopf der Stückliste). Alternativ kannst du auch den Preis aus den Komponenten der Stückliste berechnen lassen z.B. wenn du Preise der Produktion auflisten möchtest, die sich in einer Stückliste zum Endpreis kalkulieren.
Schritte:
Klicke in der Positionstabelle auf bearbeiten eines Stücklisten Hauptartikels.
Setze die Einstellung Preis berechnen aus Teile.
Klicke auf Speichern.
Artikel einer Stückliste hinzufügen
Einzelartikel können zu Stücklisten in den Angebotspositionen hinzugefügt werden, in dem sie unter einen Stücklisten Kopfartikel einsortiert werden.
Schritte:
Füge einen Einzelartikel in der Positionstabelle im Angebot hinzu.
Klicke in der Positionstabelle auf bearbeiten dieses Artikels.
Gib im Feld Gehört zu die Artikelnummer der Stückliste ein, der du den Artikel zuweisen möchtest. Wähle den Artikel durch Anklicken aus. Die Zahl vor der Artikelnummer gibt dir die Positionsnummer, so dass du erkennen kannst, um welche Postion im Angebot es sich handelt.
Klicke auf Speichern um den Artikel der Stückliste zuzuordnen.
Ein Angebot auf Wiedervorlage nehmen
Ein Angebot kannst du mit der Dokumenten Freigabe automatisch auf Wiedervorlage nehmen lassen. Die Wiedervorlage erinnert dich und dein Team bei einem Angebot nach z.B. 14 Tagen nachzufassen.
Anmerkung
Voraussetzung für die automatische Wiedervorlage ist die Aktivierung der automatischen Funktion in den Systemeinstellungen. Zusätzlich muss dein Angebot bis mindestens morgen gültig sein (Gültig bis Datum muss größer als heute sein). Abgelaufene Angebote erhalten keine automatische Wiedervorlage.
Schritte Systemeinstellungen:
Lege fest, wie viele Tage deine Angebote gültig sind (Angebot Tage gültig bis).
Lege fest, nach wie vielen Tagen die Erinnerung der Wiedervorlage angezeigt werden soll (Angebot Tage Wiedervorlage).
Die Wiedervorlage wird bei Freigabe des Angebots abgespeichert und du wirst nach Ablauf der Tage automatisch erinnert. Wenn du jemanden aus deinem Team zusätzlich in Vertretung für dich Erinnern lassen möchtest, kannst du die Person in das Feld Melden bei Mitarbeiter eintragen und Speichern.
Anmerkung
Du kannst das Gültigkeitsdatum eines Angebots und das Erinnerungsdatum der Wiedervorlage natürlich auch manuell setzen oder ändern. Eine Nachbearbeitung der Wiedervorlage ist nicht notwendig. Du kannst die Felder nutzen, um weitere wichtige Informationen hinzuzufügen.
Wird ein Angebot als Auftrag weitergeführt, storniert, als abgelehnt markiert oder als beauftragt markiert, wird die Wiedervorlage automatisch geschlossen.
Angebot formatieren - Spezialfeld einfügen
Du kannst ein Angebot in der Positionstabelle formatieren, indem du Positionen gruppierst, Überschriften einfügst und Zwischensummen berechnen lässt.
Gruppensumme, Gruppensumme mit optionalen Positionen, Zwischensumme
Du kannst Positionen auf unterschiedliche Weise summieren lassen:
Zwischensumme: Summe aller Positionen, die über der Position Zwischensumme gelistet sind. Optionale Artikel werden in die Zwischensumme nicht mit einbezogen.
Gruppensumme: Summe aller Positionen, die über der Position Gruppensumme gelistet sind. Voraussetzung ist die Verwendung von Gruppenüberschriften um die Artikelblöcke zu definieren. Optionale Artikel werden in die Gruppensumme nicht mit einbezogen.
Gruppensumme mit optionalen Positionen: Verhält sich wie die Gruppensumme, bezieht optionale Artikel in der Gruppensumme mit ein.
Schritte: Einfügen einer Gruppensumme
Klicke auf Spezialfeld einfügen und wähle Gruppenüberschrift als Spezialfeld aus. Füge eine Bezeichnung ein, die im Dokument als Überschrift fettgedruckt angezeigt wird und füge optional eine Beschreibung hinzu.
Füge den Positionen Artikel hinzu.
Klicke auf Spezialfeld einfügen und wähle Gruppensumme als Spezialfeld aus. Füge eine Bezeichnung ein, die im Dokument als Summenbeschriftung fettgedruckt angezeigt wird.
Prüfe das Angebot in der Vorschau.
Seitenumbruch
Mit einem Seitenumbruch kannst du bei langen Angeboten einen ganzen Abschnitt auf die nächste Seite nehmen, um eine schöne optische Darstellung zu erhalten.
Schritte:
Klicke auf Spezialfeld einfügen und wähle Seitenumbruch als Spezialfeld aus.
Füge weitere Artikel den Positionen hinzu.
Prüfe das Angebot in der Vorschau.
Separates Bild einfügen auf Angebot
Zusätzlich zum Artikelbild kannst du deinem Angebot auch weitere Bilder hinzufügen, wenn du einen Hinweis wie ein Zertifikat, ein Logo oder ein Diagramm einfügen möchtest.
Schritte:
Klicke auf Spezialfeld einfügen und wähle Bild als Spezialfeld aus.
Gib eine Bezeichnung an, um eine fett gedruckte Überschrift über dem Bild zu erhalten. (Pflichtfeld)
Gib eine Beschreibung ein, um einen Textabschnitt über dem Bild hinzuzufügen. (Optional)
Wähle unter Bild eine Datei aus und füge sie hinzu.
Gib die Breite und Höhe des Bildes in Millimeter an. Wenn du keine Größe auswählst, wird als Standard 30mm x 30mm gesetzt. (Optional)
Klicke auf Speichern um das Bild unten in der Positionstabelle einzufügen.
Anmerkung
Du kannst das Bild mit Drag & Drop oder den Pfeiltasten an eine andere Position verschieben.
Funktionen in der Artikelbearbeitung (Angebot)
Positionen in Belegen kannst du bearbeiten, indem du auf das Edit-Icon
klickst.
Optionaler/ alternativer Angebotsartikel
Mit optionalen Artikeln kannst du deinen Kunden Angebotspositionen anbieten, die nicht in deinem Liefer- und Leistungsumfang enthalten sind. In der Gesamtsumme sind sie standardmässig nicht berücksichtigt.
Schritte:
Füge einen Artikel den Positionen hinzu.
Klicke auf bearbeiten und setze den Artikel auf Optional.
Klicke auf Speichern.
Der Artikel wird im Dokument mit Optional gekennzeichnet und aus der Summe ausgenommen.
Anmerkung
Wenn du Artikel als Optional kennzeichnen willst sie aber in die Summe mit einbeziehen, kannst du diese Artikel auch unter eine Gruppenüberschrift einfügen. Die Artikelbezeichnungen kannst du im Angebot natürlich textuell anpassen.
Alternativtext für Einzelpreis
Den Preis im Angebot kannst du pro Artikel auch mit einem alternativen Beschriftungstext überdrucken, wenn du keinen Euro Betrag angeben möchtest, sondern z.B. eine Pauschale oder einen Preis nach Aufwand.
Schritte:
Klicke auf bearbeiten und gib im Alternativ Text Preis einen Text ein z.B. “nach Aufwand”.
Klicke auf Speichern.
Formeln in Angebote einfügen
Zur Berechnung von Mengen und Preisen kannst du mit Variablen Formeln in Angebote einfügen.
Artikel im Angebot Dokument ausblenden
Artikel kannst du gezielt im Dokument ausblenden, indem du im PDF ausblenden anwählst.
Funktionen der Positionstabelle (Angebot)
In der Positionstabelle kannst du Funktionen auf alle dort eingegebenen Artikel anwenden, Vorlagen erstellen oder Positionen neu aktualisieren.
Eine Angebotsvorlage erstellen und einfügen
Wenn du immer wieder ähnliche Angebote mit Artikeln und Stücklisten oder Spezialtexten erstellst, kannst du ein Angebot als Vorlage speichern. Diese Belegevorlage kannst du in ein leeres neues Angebotsdokument einfügen.
Schritte Belegevorlage anlegen:
Klicke auf Belegevorlagen und wähle als Vorlage anlegen aus und gib der Vorlage eine Beschriftung z.B. Produktion Materialkosten (Angebot 100007).
Klicke auf Speichern.
Anmerkung
Beim Speichern der Belegevorlage wird das Projekt aus dem Angebot verwendet. Beachte, dass die Vorlage je nach Rechtekonzept nur für Benutzer sichtbar ist, die dieses Projekt einsehen dürfen.
Schritte Belegevorlage einfügen:
Lege ein neues leeres Angebot an.
Klicke auf Belegevorlagen und wähle eine Vorlage mit Einfügen aus z.B. Produktion Materialkosten (Angebot 100007).
Die Vorlage mit den Positionen wird in das Angebot eingefügt.
Anmerkung
Alternativ kannst du Angebote auch über das Aktionsmenü Kopieren. Hierbei werden die Positionen in den neuen Angebot Entwurf übernommen. Du kannst die Kundendaten durch Eingabe und Laden einer anderen Kundennummer überschreiben.
Positionen aktualisieren
Daten der Artikelpositionen kannst du über Positionen aktualisieren neu aus dem Artikelstamm laden. Die bisherigen Preise, Texte, Rabatte u.v.m. werden dadurch überschrieben. Ein Zurücksetzen auf den vorherigen Zustand ist nicht mehr möglich.
Anmerkung
Die Funktion steht dir nur im Entwurf-Modus zur Verfügung. Sobald ein Beleg freigegeben ist, kannst du die Positionen nicht mehr aus dem Artikelstamm nachladen oder automatisch überschreiben lassen.
Rabatt in Prozent auf alle Positionen
Du kannst einen Prozent Rabatt auf alle Angebotspositionen vergeben.
Schritte Rabatt auf Positionen vergeben:
Klicke auf Rabatt in % auf alle Positionen und gib den Rabatt als Zahl ein z.B. 10.
Klicke auf Ok. Der Rabatt wird in die Spalte Rabatt auf alle Positionen eingetragen.
Anmerkung
Den Rabatt zurücksetzen kannst du mit der Eingabe der Zahl Null (= 0) in Rabatt in % auf alle Positionen.
Anmerkung
Rabatte für einzelne Artikel kannst du löschen, indem du einzelne Artikel bearbeitest und den Rabattwert aus dem Feld pro Artikel nimmst.