Mit dem Zusatzmodul Gutscheine können Gutscheine zentral gesteuert und verwaltet werden. Dieses bietet folgende Möglichkeiten
Erstellung von Gutscheinen (manuell oder automatisch)
Überblick über alle verkauften Gutscheine und deren spezifische Einstellungen
Betrachtung des aktuellen Restguthabens und der Gültigkeit von Gutscheinen
Technische Features
Wenn von Shop und Importer unterstützt, wird der Gutscheincode beim Auftragsimport als Position in den Auftrag übernommen
Wenn ein Verteter für einen Gutschein eingestellt ist werden Bestellungen aus Onlineshops die in Aufträgen resultieren mit dem eingestellten Vertreter als Vertriebe erstellt
Anlage von Gutscheinen
Gutscheine können entweder manuell oder automatisch über eine Vorlage erstellt werden.
Manuelle Erstellung
Über den Button +Neuer Eintrag gelangt man in die Anlagemaske.
Hier sind die folgenden Angaben vorzunehmen:
Datum: Ausstellungsdatum des Gutscheins
Code: Angabe des Gutscheincodes
Artikel: Gutscheinartikel (muss vorher in den Stammdaten angelegt werden)
Gültig von: Festlegung des Start-Datums für die Gültigkeit
Gültig bis: Festlegung des End-Datums für die Gültigkeit
Kunde: Angabe des Kunden, auf den die Ausstellung erfolgt ist
Wert: Angabe des wertmäßigen Betrags
Währung: Angabe der Währung
Steuer: Auto, Normal, Ermäßigt oder Befreit
Checkbox: „nur Käufer darf den Gutschein einlösen“
Nach dem Abschluss mit dem Button Speichern wird der Gutschein erzeugt und der Übersicht hinzugefügt.
Automatische Anlage
Für die automatische Erstellung von Gutscheinen gilt es die folgenden Einrichtungsschritte zu beachten:
Anlage der Gutschein-Artikels unter Stammdaten > Artikel
Erstellung der Gutschein-Vorlage unter Administration > AppStore > Gutscheine > Vorlagen
Verkauf des Gutscheinartikels per Auftrag oder POS
Anlage des Gutschein-Artikels
Der Artikel dient als wesentliche Referenz bei der Vorlage, um die automatsche Gutscheinerstellung zu ermöglichen. Ebenso wird er auch für die manuelle Gutscheinerstellung und auch bei der Einlösung benötigt. Hierbei gilt es insbesondere diese Unterscheidungsmerkmale bei der Anlage zu beachten:
Wertmäßiger Betrag des Gutscheins
Währung des Gutscheins
Gültigkeit des Gutscheins
Steuerliche Behandlung des Gutscheins
Sofern eines dieser Merkmale unterschiedlich ausgeprägt ist, bei sonst gleichartigen Merkmalen, ist ein neuer Gutschein-Artikel anzulegen.
Anmerkung
Gutscheine werden als normale Artikel in Rabattberechnungen mit einbezogen. Daher sollte bei Gutscheinartikeln die Rabattsperre gesetzt werden wenn die Einberechnung von Gruppenrabatten verhindert werden soll.
Sollte beim Verkauf des Gutscheins ein anderes Erlöskonto als in den Standardeinstellungen hinterlegt für den Buchhaltungsexport gewünscht sein, muss dieses im Artikel eingegeben werden. Gehe dazu unter Stammdaten > Artikel > jeweiliger Artikel > Details > Finanzbuchhaltung.
Erstellung der Gutschein-Vorlage
Über den Button +Neuer Eintrag gelangt man in die Maske für die Vorlagenerstellung, in welcher diese Einstellungen vorzunehmen sind:
Artikel: Artikel aus den Stammdaten bei dem die Vorlage angewendet wird
Code-Vorlage: Auswahl in welcher Form der Code erstellt werden soll (Numerisch 10 Stellen oder Alpha-Numerisch 10 Stellen)
Steuerkonfiguration: Auto, Normal, Ermäßigt oder Befreit
Gültig: Festlegung der Gültigkeit
Code Anzeigen im Dokument: Code soll auf den Belegen mit abgebildet werden
Nach dem Abschluss mit dem Button Speichern wird die Gutschein-Vorlage erzeugt und der Vorlagen-Übersicht hinzugefügt.
Verkauf von Gutscheinen
Der Verkauf von Gutscheinen kann sowohl über einen Auftrag als auch die POS erfolgen. Beim Auftrag wird der Gutschein-Artikel als Position hinzugefügt und freigegeben. Beim Verkauf über die POS wird der Gutschein-Artikel dem Warenkorb hinzugefügt und der Verkauf abgewickelt.
Auf Basis der Rechnungen, die im Rahmen des Autoversands oder der Weiterführung (bei Auftrag) bzw. des Verkaufsvorgangs (bei POS) erstellt werden, werden die Gutscheine automatisch mit der zugrundliegenden Informationen aus der Gutschein-Vorlage erzeugt und der Übersicht hinzugefügt. Die Rechnung wird bei dieser Form der Gutschein-Erstellung mit als Referenz angegeben.
Der aufgeführte Gutscheincode ist auch auf den Rechnungsbelegen vorhanden.
Einlösung von Gutscheinen
Die Einlösung von Gutscheinen ist sowohl über einen Auftrag als auch die POS möglich. Dabei gilt es zu beachten, dass zuerst alle Warenpositionen erfasst sein müssen, bevor der Gutschein selbst als Position hinzugefügt wird. Dieses Vorgehen ist von Bedeutung, da auf Grundlage der vorher erfassten Positionen die Berechnung erfolgt, in welcher Höhe der Gutscheinwert belastet wird.
Im Auftrag gelangt man über den Button Gutschein in eine Maske für die Auswahl des Gutscheins, worüber dieser als Position hinzugefügt wird.
In der POS kann dieser ebenso über den Button Gutschein als Position hinzugefügt werden. Dabei ist zunächst der Gutscheincode einzugeben, woraufhin der Gutschein dem Warenkorb beigefügt wird.
Anmerkung
Der Button Gutschein wird in der POS nur angezeigt, wenn dem Benutzer im Modul Voucher das Recht pos zugewiesen ist. Für die vollständige Einlösefunktion müssen zusätzlich im Modul Voucherpos die Rechte redeem und redeemvoucher vergeben sein. Die Rechte werden in der Benutzerverwaltung gesetzt.
Sobald die Freigabe (bei Auftrag) erteilt bzw. der Verkaufsvorgang (bei POS) abgeschlossen wird, werden die Beträge mit dem aktuellen Gutscheinwert verrechnet.
Sofern ein Restbetrag verbleibt, wird dieser nun in der Gutscheinübersicht ausgewiesen. Ist dieser komplett in Anspruch genommen worden, entfällt dieser aus der Übersicht und kann zukünftig nicht mehr verwendet werden.
Gutscheine mit Provision
Es gibt ebenfalls die Möglichkeit einen Gutscheincode mit Provisionshintergrund hinterlegen. Bei Eingabe des Gutscheins erhält der Vertriebsmitarbeiter automatisch die Provision für diesen Auftrag.
Anlegen des Gutscheines mit Vertreter-Provision
Der Gutschein mit Provisionsbezug wird identisch wie der normale Gutschein über den Button Neuer Eintrag hinzugefügt.
Code: Gutscheincode, der an den Kunden weitergegegeben werden kann
Artikel: Sollte der Gutschein sich auf einen bestimmten Artikel beziehen, kann dieser hier eingetragen werden
Kunde: Sollte der Gutschein nur für einen bestimmten Kunden gültig sein, kann dieser hier eingetragen werden
Vertreter: Sollte anhand des Gutscheines automatisch Provision an einen Vertreter gehen, kann dieser hier eingetragen werden
Provisionssatz: Hier kann die Höhe des Provisionssatzes des Gutscheines für den Vertreter eingetragen werden
Wert: Der Betrag (€-Wert) des Gutscheines
Nur Käufer darf den Gutschein einlösen: Bezieht sich auf Gutscheine die beispielsweise im Online Shop eingegeben werden. Hier darf der Gutschein nur über den Account (von dem Kunden) eingelöst werden, über den er gekauft wurde. Dies verhindert die Übertragbarkeit von Gutscheinen
Provision aufrufen
Unter App Center > Provision kann die Provision des Gutscheines abgerufen und weiterverarbeitet werden. Zuvor müssen die grundlegenden Provisionseinstellungen getätigt worden sein. Im Reiter Belege kann die Provision des Gutscheins anhand des Auftrages ersichtlich werden.
Gutscheine in Shopify
Um Gutscheine in Shopify verkaufen und auch einlösen zu können empfiehlt es sich diese direkt in Shopify zu verwalten. Für den Fall, dass nun Artikel in Shopify gleichzeitig mit einem Gutschein gekauft werden, wird der Gutschein direkt von Shopify versandt und der Auftrag bekommt den Status teilweise ausgeführt. Somit wird dieser über die Shopschnittstelle zu xentral importiert und der Gutschein taucht in xentral nicht mit auf.