Seriennummern dienen der eindeutigen Identifizierung von Artikeln und dienen damit der Nachverfolgbarkeit und Produktsicherheit.
In Xentral können Seriennummern bei mehreren Vorgängen erfasst werden. Typischerweise sind Seriennummern entweder bei zugelieferten Artikeln relevant, die du im Rahmen des Wareneingangs in Xentral einbuchst, oder wenn du selbst produzierst und daher Seriennummern von Einzelteilen im Produktionsprozess erfasst oder deine fertig produzierten Endprodukte mit Seriennummern versiehst.
Durch die Erfassung und Pflege von Seriennummern in Xentral behältst du jederzeit den Überblick darüber, welche Artikel oder auch Bauteile an welche Kunden geliefert oder in sonstigen Arbeitsschritten innerhalb der Auftragsabwicklung oder Produktion verarbeitet wurden.
Tipp
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Möglichkeiten zur Erfassung von Seriennummern in Xentral
Seriennummern werden typischerweise per Scan oder seltener per manueller Eingabe in Xentral erfasst. Dies ist bei verschiedenen Workflows und in diversen Modulen möglich, die im Folgenden aufgelistet sind:
Einlagerung von angelieferten Artikeln mit Seriennummern
Vergabe von Seriennummern für selbst produzierte Artikel (Produktionsabschluss)
Verwendung von Teilen mit Seriennummer in selbst produzierten Artikeln (Die Xentral Produktionskarte)
Im Rahmen des Versandprozesses im Xentral Versandzentrum
Seriennummernverwaltung für Artikel aktivieren
Falls Seriennummern für die Bestandsführung benötigt werden, nimmst du zunächst die entsprechende Einstellung in den Artikelstammdaten vor.
Gehe wie folgt vor, um die Seriennummernverwaltung für einen Artikel zu aktivieren.
Öffne das Menü Verkaufen > Artikel.
Öffne den gewünschten Artikel zur Bearbeitung, indem du rechts auf das Stift-Symbol klickst.
Das Tab Details der Artikelstammdaten wird geöffnet.
Scrolle nach unten, bis du den Bereich Sonstige Einstellungen erreichst.
Klicke auf das Dropdown-Menü Seriennummern.
Wähle die passende Option für die Verwaltung von Seriennummen aus. Die folgende Tabelle enthält weitere Informationen zu den verfügbaren Einstellungen.
Klicke auf Speichern.
Einstellung | Erläuterung |
Keine | Mit dieser Option deaktivierst du die Seriennummernverwaltung für diesen Artikel. Wichtig Wenn die Option Keine ausgewählt ist, ist die Erfassung von Seriennummern für diesen Artikel nicht möglich. Du kannst in diesem Fall weder beim Wareneingang noch beim Versand für diesen Artikel Seriennummern erfassen. |
Eigene erzeugen | Warnung Diese Option ist veraltet und sollte nicht ausgewählt werden. |
Originale nutzen | Wenn diese Option ausgewählt wird, wird die Seriennummer des Lieferanten in Xentral übernommen. Sobald ein Artikel mit Seriennummer an einen Endkunden versendet wird, muss die Seriennummer zu Informationszwecken im Lieferschein hinterlegt werden. Bei der Einlagerung gelieferter Artikel gibst erfasst du jedoch keine Seriennummer. Tipp Dieses Vorgehen eignet sich für dich, wenn du Produkte mit Seriennummern bei deinem Lieferanten ein- und an deine Kunden weiterverkaufst. |
Originale einlagern und nutzen | Wenn diese Option aktiviert ist, fordert Xentral dich bei der Einlagerung und Umlagerung des Artikels auf, die entsprechende Seriennummer einzugeben. Auch eim Ausbuchen der Ware über den Lieferschein müssen betroffene Seriennummern mit angegeben werden. Dies eignet sich für alle Anwender, die Seriennummern von Lieferanten verwalten müssen. Wichtig Wenn du das Modul Produktion nutzt, empfehlen wir dir, die Option Originale einlagern und nutzen zu aktivieren. |
Seriennummern beim Wareneingang erfassen
Falls du für einen Artikel die Option Originale einlagern und nutzen ausgewählt hast, musst du die Seriennummer pro Artikelexemplar bei der Einlagerung angeben, nachdem du die gewünschte Artikelmenge und den Lagerplatz ausgewählt hast.
Seriennummern beim Versand erfassen
Für jeden Artikel, für den eine der Optionen Originale nutzen oder Originale einlagern und nutzen für die Seriennummern-Verwaltung aktiviert ist, erfolgt die Abfrage der Seriennummer beim Artikelversand im Versandzentrum. Hier kannst du die Seriennummer entweder manuell eingeben oder per Barcode-Scanner erfassen.
Seriennummern auf Belegen anzeigen
Damit die Seriennummern der Artikel auch ordnungsgemäß in der Positionstabelle von Rechnungen und Lieferscheinen mit aufgeführt werden, musst du zuvor die entsprechende Option in den Systemeinstellungen aktivieren.
Nutze die Smart Search, um das Modul Grundeinstellungen zu öffnen.
Öffne das Tab System.
Scrolle nach unten, bis du den Bereich Belege erreichst.
Aktiviere die Option Positionen mit Seriennummern.
Klicke auf Speichern
Auf diese Weise hast du jederzeit den Überblick, welche Seriennummern zu welchem Beleg gehören und kannst Warenbewegungen sowie Rückverfolgungen zuverlässig dokumentieren.
Seriennummern nachvollziehen
Ist die Seriennummern-Verwaltung für einen Artikel aktiviert, kannst du in den einzelnen Tabs des Moduls Seriennummern diverse Aktionen ausführen, die im Folgenden kurz beschrieben werden.
Wichtig
Beachte, dass du Seriennummern in Xentral nur dann nachvollziehen kannst, wenn du eine der Optionen Originale nutzen oder Originale einlagern und nutzen in den Artikelstammdaten ausgewählt hast. Weitere Informationen zu diesen Einstellungen findest du im Kapitel Seriennummernverwaltung für Artikel aktivieren.
Tab Kunde: Hier kannst du nachprüfen, welche Seriennummern an welche Endkunden geliefert wurde. Besonders nützlich ist diese Funktion, wenn es bei einzelnen Seriennummern zu Problemen kam oder du Produkte mit spezifischen Seriennummern zurückrufen musst.
Tab Lager: Hier findest du eine transparente Übersicht darüber, welche versendeten Seriennummern sich auf welchem Lagerplatz befunden haben.
Tipp
Wurde bei einem Lieferschein eine falsche Seriennummer hinterlegt? Dann kannst du im Modul Seriennummern nachträglich die gelieferte Seriennummer korrigieren.
Im Tab Kunden klickst du dazu einfach in der Spalte Lieferschein/Retoure auf die blau hinterlegte Belegnummer. Der Lieferschein wird geöffnet. Nachdem du den Schreibschutz entfernt hast, kannst du die Seriennummer im Tab Seriennumer korrigieren.
Warnung für doppelte Seriennummern anzeigen
In den Systemeinstellungen kannst du festlegen, dass Xentral dich warnt, sobald eine bereits vorhandene Seriennummer im System erfasst wird. So kannst du im Fall von Duplikaten schnellstmöglich reagieren.
Gehe wie folgt vor, um die Warnung für doppelte Seriennummern in Xentral zu aktivieren:
Nutze die Smart Search, um das Modul Grundeinstellungen zu öffnen.
Öffne das Tab Nummernkreise.
Aktiviere die Option Warnung doppelte Seriennummern.
Klicke auf Speichern.
Nachdem du die oben beschriebene Option in den Grundeinstellungen aktiviert hast, benachrichtigt dich Xentral. Die Benachrichtigung rufst du auf, indem du rechts oben auf das Benutzersymbol und dann auf Systemstatus klickst.
Tipp
Weitere Informationen zum Systemstatus findest du im Artikel Systemstatus.