Gesamtüberblick - Kennzahlen (KPIs) und Performance deines Unternehmens verstehen

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Leistungskennzahlen (Key performance indicators - KPIs) können dir dabei helfen, den Überblick über deine Geschäftstätigkeiten zu behalten und Probleme mit deinen Prozessen zu identifizieren. Das in diesem Artikel beschriebene Dashboard bietet dir einen Überblick über viele wichtige KPIs deiner Xentral-Instanz.

Die im Dashboard dargestellten KPIs sind in drei wichtige Bereiche deiner Wertschöpfungskette eingeteilt:

Business insights
Sales insights
Warehouse insights

Die Kenntnis dieser KPIs kann dir dabei helfen, datengestützte Entscheidungen zu treffen, die deine Geschäftsprozesse optimieren, Kosten reduzieren und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Benutzerrechte für den Gesamtüberblick vergeben

Standardmäßig können nur Benutzer mit Administratorrechten das Menü Berichtswesen > Gesamtüberblick in Xentral einsehen, um dort Daten anzuzeigen und zu filtern. Sollen auch Xentral-Benutzer ohne Administratorrechte Daten im Gesamtüberblick einsehen und filtern können, muss ihnen ein Administrator vorab diese Rechte gewähren. Gehe dazu wie folgt vor.

Nutze die Smart Search, um das Modul Benutzer zu öffnen.
Öffne den Benutzer, dem du Rechte für den Gesamtüberblick gewähren möchtest, indem du rechts auf das Stift-Symbol klickst.
Öffne das Tab Rechte.
Aktiviere unter Analytics_overview_dashboard das Recht all, um dem Benutzer unbeschränkten Schreib- und Lesezugriff auf den Gesamtüberblick zu gewähren.
Klicke oben rechts auf Speichern.

Zeitraum für die Analyse auswählen

Wichtig

Die ersten vier Kacheln werden nicht durch die Auswahl eines Zeitraums beeinflusst, da sie dir stets aktuelle Daten anzeigen sollen.

Du kannst einen Zeitraum und weitere Filter für deine Umsatz- und Lagerstatistik auswählen, indem du oben rechts auf Seitenfilter klickst. Ausgehend vom gewählten Zeitraum kannst du so den gewünschten Zeitraum für die X-Achse der angezeigten Diagramme festlegen.

Die folgenden Zeiträume und weitere Filter sind verfügbar:

Filter	Erläuterung
Berechnungsbasis	Mithilfe dieser Einstellung bestimmst du, welche Grundlage für die Berechnung der angezeigten Daten in der Gesamtübersicht genutzt werden soll. Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung: Aufträge/Retouren: Die Berechnung findet auf Grundlage der aktuell in Xentral vorhandenen Aufträge und Retouren statt. Rechnungen/Gutschriften: Die Berechnung findet auf Grundlage der aktuell in Xentral vorhandenen Rechnungen und Gutschriften statt.
Seite filtern auf	Nutze diese Einstellung, um die angezeigten Daten auf ein spezifisches Projekt einzugrenzen. Wähle dazu die Option Projekt aus dem Dropdown-Menü aus. Lege anschließend das gewünschte Projekt mithilfe des Dropdown-Menüs Projekte wählen fest. Bei Bedarf kannst du mehrere Projekte gleichzeitig auswählen, indem du auf den entsprechenden Eintrag im Dropdown-Menü Projekte wählen klickst.
Periodenauswahl
Zeitraum	Wähle den Zeitraum aus, dessen Daten für die Anzeige in der Gesamtübersicht berücksichtigt werden sollen. Für den Zeitraum stehen dir die Optionen Jahr, Quartal, Monat und Woche zur Verfügung. Als Intervall kannst du darüberhinaus zwischen den Optionen Vierteljährlich und Monatlich wählen.
Ausgewählter Zeitraum	Mithilfe dieser Einstellung legst du fest, aus welchem Zeitraum die Daten berücksichtigt werden sollen. Du kannst das vorherige Jahr (Option Letzte(r) Jahr) sowie das aktuell laufende Jahr (Option Jahr bis heute) auswählen.
Vergleichszeitraum	Möchtest du die aktuellen Daten des Gesamtüberblicks mit einem früheren Zeitraum vergleichen, um die Performance deines Business besser einzuschätzen? Xentral zeigt dir unter Vergleichszeitraum an, welches vorhergehende Jahr auf den Kacheln des Gesamtüberblicks als Vergleich angezeigt wird. Anmerkung Vergleichst du unterschiedlich lange Zeiträume, z.B. den aktuellen Monat mit dem vorherigen Monat, so wird der Vergleich durch den kürzeren Zeitraum beschränkt. Das bedeutet, falls du den Zeitraum 01.06-10.06 mit dem vorherigen Monat vergleichen möchtest, dass der Zeitraum 01.06-10.06 mit dem Zeitraum 01.05-10.05 verglichen wird.

Über Änderungsindikatoren

Neben den analysierten Daten findest du einen farbigen Änderungsindikator. Dieser Indikator berechnet einen Vergleich zwischen dem ausgewählten Zeitraum und einem Vergleichszeitraum (z.B. gab es im April weniger Aufträge als im März). Diese Indikatoren können drei unterschiedliche Farben haben, je nach Art der Änderung:

Grün bedeutet eine positive Änderung, z.B.
.
Rot bedeutet eine negative Änderung, z.B.
.
Grau bedeutet, dass es keine Änderung oder neue Daten gibt, z.B.
.
Tipp
Daten werden als neu klassifiziert, wenn keine vorherigen Daten erkannt wurden oder sich der Wert um über 10.000% verändert hat.

Erhöht sich ein Wert um 100% oder mehr, so wechselt die Anzeige von Prozenten zu Vielfachen, z.B. wird eine Erhöhung um 100% als 2x angezeigt.

Übersicht: Business insights

Die ersten vier Kacheln werden als Business Insights bezeichnet. Sie informieren dich über aktuell bevorstehende Aufgaben. Die zwei Kacheln auf der linken Seite informieren dich über Pakete, die versendet werden müssen und deine offenen Aufträge. Die zwei Kacheln auf der rechten Seite basieren auf deinen Forderungen. Sie können dir dabei helfen, das Ausfallrisiko zu bewerten und Cashflow-Probleme zu erkennen.

Die Daten in diesen vier Kacheln werden nicht durch die Auswahl eines Zeitraums beeinflusst.

Name	Definition	Berechnung	Folgemaßnahmen
Pakete zu versenden	Anzahl der noch nicht versendeten Pakete	Anzahl der Sendungen mit nicht abgeschlossenem Status und fehlender Tracking ID innerhalb der letzten 12 Monate	Optimiere den Versand von Paketen
Offene Aufträge	Anzahl der offenen Aufträge	Anzahl aller Aufträge mit Status freigegeben und Auftragsdatum innerhalb der letzten 4 Wochen.	Erkenne Probleme mit der Verarbeitung von Aufträgen
Offene Forderungen	Höhe der von Kunden zu bezahlenden offenen Forderungen	Offene Rechnungen - Gutschriften Bedingungen: Zahlungsstatus ist offen Der Status der Rechnung/ Gutschrift ist nicht angelegt oder storniert	Verfolge verspätete Zahlungen nach Bewerte das Ausfallrisiko
Überfällige Forderungen	Höhe der von Kunden zu bezahlenden überfälligen Forderungen	Offene Rechnungen mit Mahnungsstatus - Gutschriften Die folgenden Punkte werden nicht in die Berechnung einbezogen: Rechnungen mit Mahnungsstatus Forderungsverlust oder Inkasso. Rechnungen mit gesperrten oder festgesetzten Mahnungsläufen	Erkenne Cashflow-Probleme Veranlasse Zahlungserinnerungen oder Inkasso

Übersicht: Sales insights

Die Kacheln in der Umsatzstatistik erlauben dir, deine Nachfrage, deine Marketingstrategien und deine Umsatzentwicklung besser zu verstehen.

Wichtig

Alle Ergebnisse innerhalb der Umsatzstatistik werden auf Grundlage von Aufträgen mit dem Status freigegeben, versendet oder abgeschlossen berechnet.

Aufträge mit dem Status storniert oder angelegt werden nicht beachtet.

Alle Daten werden nur für den ausgewählten Zeitraum angezeigt!

Name	Definition	Berechnung
Fakturierter Nettoumsatz	Gesamter Nettoumsatz, der auf Basis von Rechnungen abzüglich Gutschriften über einen bestimmten Zeitraum generiert wurde	SUMME(Rechnungen) - SUMME(Gutschriften)
Fakturierter Nettoumsatz (ohne Gutschriften)	Gesamter Nettoumsatz, der auf Grundlage von Rechnungen über einen bestimmten Zeitraum generiert wurde	SUMME(Rechnungserlöse)
Gesamte Nettogutschriften	Summe der Gutschriften über einen bestimmten Zeitraum	SUMME(Gutschriften)
Wareneinsatz	Summe der direkten Kosten, die mit der Beschaffung eines Produkts verbunden sind	SUMME(Einkaufspreise aus Rechnungen) - SUMME(Einkaufspreise aus Retouren)
DB I	Maß für die Rentabilität deiner Produkte	DB 1 = Nettoumsatz - Wareneinsatz
Ø Rechnungswert	Zeigt die durchschnittliche Höhe von Kundenrechnungen	SUMME(Rechnungsbeträge – zugehörige Gutschriften) / ANZAHL(Rechnungen)
Anzahl abgerechneter Kunden	Anzahl abgerechneter Kunden im gewählten Zeitraum	ANZAHL(eindeutige Kunden auf Rechnungen/Gutschriften)
Top Produkte nach fakturierter Menge	Meistverkaufte Produkte nach verkauften Einheiten	SUMME(verkaufte Menge) pro Produkt
Top Produkte nach Nettoumsatz	Meistverkaufte Produkte nach generiertem Nettoumsatz	SUMME(Nettoumsatz) pro Produkt

Übersicht: Warehouse insights

Warehouse insights helfen dir dabei, dein Lager zu optimieren und dein Artikelsortiment zu erweitern.