Eine Charge im ist eine Gruppe von Produkten, die zusammen hergestellt oder verarbeitet wurden und ähnliche Merkmale teilen. Sie ist wichtig für die Rückverfolgbarkeit der Produkte. Wenn du also Chargen in Xentral erstellst, kannst du mehrere Produkte mit gleichen Eigenschaften leicht verfolgen und verwalten. So weißt du zu jedem Zeitpunkt, woher jedes Produkt stammt und wohin es geht. Das ist besonders wichtig, um Qualitätskontrollen durchzuführen, Lagerbestände zu verwalten und im Notfall Rückrufaktionen durchzuführen.
Kurz gesagt: Chargen helfen dir, den Überblick über deine Produkte zu behalten und sicherzustellen, dass du jederzeit handlungsfähig bist, wenn es um Produktsicherheit geht.
Tipp
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Kurze Begriffsklärung: Chargen und Chargenverwaltung
In der ERP-Terminologie gibt es verschiedene Begriffe im Zusammenhang mit Chargen, die wir im Folgenden kurz erklären:
Chargennummer: Dies ist eine eindeutige Kennzeichnung oder Nummer, die einer Charge zugeordnet ist. Sie dient dazu, die Produkte innerhalb der Charge zu identifizieren und zu verfolgen.
Chargenverwaltung: Dieser Begriff bezieht sich auf den Prozess der Verwaltung von Chargen in einem ERP-System, in diesem Fall Xentral. Dazu gehören die Erstellung, Verfolgung und Verwaltung von Chargen für Produkte.
Chargenrückverfolgbarkeit: Die Fähigkeit, die Herkunft und den Verlauf einer Charge von der Herstellung bis zum Verkauf oder zur Verwendung zurückzuverfolgen. Dies ist wichtig für die Qualitätssicherung und Rückrufaktionen.
Chargenstammdaten: Informationen über eine Charge, die in einem ERP-System (in diesem Fall Xentral) gespeichert sind, wie z.B. Herstellungsdatum, Herkunft, Bestand und andere relevante Daten.
Chargenverarbeitung: Der Prozess der Verarbeitung von Produkten innerhalb einer Charge, einschließlich Herstellung, Lagerung, Kommissionierung und Versand.
Tipp
Bei verderblichen Waren empfiehlt es sich, der Chargennummer zusätzlich ein Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) zuweisen, damit du weißt, welche Chargen zuerst verkauft werden müssen.
Format von Chargennummern
Chargennummern können unterschiedliche Formate haben, je nach dem, in welcher Branche du tätig bist und ob du besondere Richtlinien einhalten musst oder mit externen Herstellern zusammen arbeitest.
Hier sind einige Beispiele für übliche Formate für Chargennummern:
Numerische Sequenz: Eine einfache Methode besteht darin, numerische Sequenzen zu verwenden, beispielsweise "001", "002", "003" usw. Diese werden oft mit einem Präfix kombiniert, wie zum Beispiel "LOT" für "Lot".
Datumscodierung: Ein weiteres häufig verwendetes Format ist die Codierung des Herstellungsdatums in der Chargennummer, z.B. "20250715" für den 15. Juli 2025.
Kombiniertes Format: Oft werden Chargennummern durch Kombination verschiedener Elemente erstellt, wie z.B. das Herstellungsdatum und eine numerische Sequenz, z.B. "20250715-001".
Alphanumerische Kombination: Manche Unternehmen verwenden alphanumerische Kombinationen, die Buchstaben und Zahlen enthalten, um einzigartige Chargennummern zu erstellen, wie z.B. "LOT-A123".
Warnung
In Chargennummern dürfen keine Leerzeichen enthalten sein, da es sonst bei Fehlern bei der Verarbeitung, Anzeige und Zuordnung in Xentral kommt.
Weiterhin darf die Chargennummer nicht ausschließlich aus x oder 0 bestehen.
Möglichkeiten zur Erfassung von Chargen in Xentral
Chargeninformationen (in den meisten Fällen die Chargennummer) werden typischerweise per Scan oder seltener per manueller Eingabe in Xentral erfasst. Die Erfassung von Chargennummern ist bei verschiedenen Workflows und in diversen Modulen möglich, die im Folgenden aufgelistet sind:
Chargenverwaltung für Artikel aktivieren
Falls eine Chargennummer für die Bestandsführung eines Artikels benötigt wird, nimmst du zunächst die entsprechende Einstellung in den Artikelstammdaten vor.
Gehe wie folgt vor, um die Chargenführung für einen Artikel zu aktivieren.
Öffne das Menü Verkaufen > Artikel.
Öffne den gewünschten Artikel zur Bearbeitung, indem du rechts auf das Stift-Symbol klickst.
Das Tab Details der Artikelstammdaten wird geöffnet.
Scrolle nach unten, bis du den Bereich Sonstige Einstellungen erreichst.
Klicke auf das Dropdown-Menü Chargenverwaltung.
Wähle die Option aktivieren.
Klicke auf Speichern.
Chargen in den Artikelstammdaten nachvollziehen
Chargen kannst du in Einzelfällen in den Artikelstammdaten in Xentral einsehen und pro Artikel genauer prüfen, falls notwendig.
Gehe wie im folgenden Beispiel beschrieben vor, um Chargeninformationen gezielt für einzelne Produkte einzusehen.
Öffne das Menü Verkaufen > Artikel.
Öffne einen Artikel, bei dem du die vorhandenen Chargeninformationen kontrollieren möchtest.
Öffne das Tab MHD und Charge.
In der Spalte Charge wird dir eine Auflistung aller vorhandenen Chargennummern für diesen Artikel angezeigt.
Tipp
Fallen dir in der Übersicht Chargennummern auf, die ausgebucht und damit aus dem in Xentral gepflegten Bestand entfernt werden sollen? Dann klicke auf das Minus-Symbol rechts in der Spalte Menü, um Bestände mit dieser Charge aus dem Lager auszubuchen.
Ebenso solltest du verfahren, falls du rot markierte Einträge in der Spalte MHD findest. Produkte mit abgelaufenen MHDs dürfen nicht in den regulären Verkauf gelangen und sollten wie oben beschrieben ebenfalls aus dem Bestand entfernt werden.
Weitere Informationen zum Umgang mit Mindesthaltbarkeitsdaten in Xentral findest du im Artikel Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD).
Alle vorhandenen Chargeninformationen auf einen Blick einsehen
Das Modul Chargen enthält verschiedene Tabs, die dir eine vollständige Übersicht aller in Xentral vorhandenen Chargen bietet. So kannst du unter Anderem nachvollziehen, wann, warum und an welchen Lagerplätzen Chargen in deinem Bestand verbucht wurden.
Per Klick auf die einzelnen Tabs kannst du beispielsweise gezielt sehen, welche Chargen in laufenden Produktionen enthalten sind oder welche Chargen dein Lager erreicht oder verlassen haben.
Die folgende Tabelle enthält weitere Erläuterungen zu den verschiedenen Tabs und ihren Funktionen.
Tab | Erläuterung |
Übersicht | Im Tab Übersicht werden alle Chargen aufgeführt, für die in den Artikelstammdaten eine Chargen- und/oder MHD-Verwaltung aktiviert wurde. Diese Chargen sind mit dem dazugehörigen Lager und einer Referenz, die auf den Ursprung der Charge mit Eingangsstempel verweist (z.B. Produktion oder Wareneingang), versehen. Tipp Nutze die Filter oberhalb der Liste, um Chargen nach den Merkmalen nur Wareneingang und Lieferung, nur Lieferung oder nur Lager zu filtern.
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Produktion | Hier werden in den beiden Untertabs Eingesetzte Chargen und Produzierte Chargen neben den für Produktionen eingesetzten auch die erzeugten bzw. produzierten Chargen angezeigt. So kannst du die Produktionsnummer nutzen, um mit welcher Rohware die Fertigware produziert worden ist.
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Historie | Im Tab Historie kannst du sämtliche Buchungen aller in Xentral vorhandenen Chargen nachvollziehen. |
Schnellsuche | Wichtig Dieses Tab ist nur bei Verwendung des Produktionsmoduls relevant! Die Schnellsuche ermöglicht dir die gezielte Durchsuchung von Chargen, die produziert wurden. In diesem Tab findest du eine Auflistung der produzierten Chargen inklusive Lieferscheinnummer, Name des Kunden, Chargennummer des eingesetzten Produktionsmaterials (Spalte Fertigprodukt-Charge) und Chargennummer des Rohmaterials (Spalte Material-Charge). Weitere Informationen zur Chargenvergabe bei Produktionen findest du in verschiedenen Artikeln im Themenbereich Produktion. |
Ein Wunsch-MHD oder eine Wunschcharge für eine Auftragsposition hinterlegen
Du kannst für eine Auftragsposition hinterlegen, welche Charge oder welches Mindesthaltbarkeitsdatum ein Kunde erhalten soll. Diese Funktion eignet sich, wenn ein Kunde eine bestimmte Charge nachbestellt oder sie für eine Reklamation benötigt.
Wichtig
Damit du einen Wunsch hinterlegen kannst, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Für den Artikel ist die Chargenverwaltung und/oder die MHD-Führung aktiviert.
Die gewünschte Charge ist in deinem Bestand vorhanden.
Gehe wie folgt vor, um eine Wunschcharge für eine Auftragsposition zu hinterlegen.
Rufe die Auftragsübersicht über den Pfad Verkaufen > Aufträge oder über die Smart Search auf.
Öffne den gewünschten Auftrag zur Bearbeitung.
Öffne für die Position, für die du eine Charge vorgeben möchtest, die Positionsbearbeitung.
Trage im Bereich Wunsch MHD/Charge im Feld MHD/Charge die gewünschte Charge ein.
Xentral schlägt dir während der Eingabe die im Bestand vorhandenen Kombinationen inklusive verfügbarer Menge vor. Ist für den Beleg ein Standard- oder Projektlager hinterlegt, beschränken sich die Vorschläge auf dieses Lager. Bei Artikeln mit MHD-Führung und Chargenverwaltung besteht der Eintrag aus Mindesthaltbarkeitsdatum und Chargennummer, bei reiner MHD-Führung nur aus dem Mindesthaltbarkeitsdatum und bei reiner Chargenverwaltung nur aus der Chargennummer.
Klicke auf Speichern.
Xentral speichert den Wunsch an der Position und zeigt ihn im Bereich Wunsch MHD/Charge an. Ist die eingetragene Kombination nicht in deinem Bestand vorhanden, meldet Xentral MHD/Charge nicht gefunden. Diese Prüfung ist ein Hinweis und verhindert das Speichern nicht. Xentral prüft dabei nur, ob die Kombination im Bestand vorhanden ist, nicht ob die Menge für die Position ausreicht.
Den Bereich Wunsch MHD/Charge findest du auch in den Positionen von Angeboten. In den Positionen von Lieferscheinen steht dir das Feld MHD/Charge bei den Freifeldern zur Verfügung. Führst du ein Angebot zu einem Auftrag oder einen Auftrag zu einem Lieferschein weiter, übernimmt Xentral den hinterlegten Wunsch in die Position des Folgebelegs.
Wunsch-MHD/Charge ist eine Präferenz, keine Vorgabe
Achtung
Xentral behandelt den Wunsch als Präferenz und nicht als feste Vorgabe. Ist genügend Bestand der gewünschten Charge vorhanden, lagert Xentral diesen Bestand aus. Das gilt für alle Auslagerungswege gleichermaßen: für den Xentral Auto-Versand, das Versandzentrum, das Multi-Order-Picking mit mobilen Geräten und ebenso, wenn du einen Auftrag manuell zu einem Lieferschein weiterführst und diesen direkt abschließt.
Reicht der Bestand der gewünschten Charge nicht aus, füllt Xentral die Restmenge nach dem FIFO-Prinzip aus anderen Chargen auf. Dabei erscheint keine Warnung und kein Klärfall, und die Belegposition zeigt weiterhin den hinterlegten Wunsch an. Welche Chargen Xentral tatsächlich ausgebucht hat, kannst du im Modul Chargen im Tab Historie nachvollziehen.